Informe de gestión y resultados para la gerencia de talento humano

La rendición de cuentas en las organizaciones es un factor determinante al momento de presentar, ante los directivos de la empresa, los avances, logros y dificultades en el desempeño del cargo para el cual hemos sido nombrados, en este caso para la gerencia de talento humano.

La cotidianidad organizacional se ve diferente desde el área de gestión humana, se trata sin duda de una responsabilidad que incluye satisfacer las expectativas de los colaboradores sin importar el cargo y adicionalmente convertirse, por medio de sus iniciativas y acciones en un referente que permita contribuir efectivamente en el logro de los propósitos organizacionales.

Es posible que el volumen de tareas haga difícil la pausa que se requiere para identificar los impactos que se tienen mediante cada una de las actividades que se desarrollan desde el área de gestión humana, comenzando por reconocer la imagen que se proyecta y el concepto en la cual se tiene el área.

La manera como se gestiona cada uno de los procesos de talento humano permitirá construir una mejor reputación y hará que cada vez más el área deje de ser “cinta aislante” para convertirse en “hilo conductor”, de tal manera que sea realmente el par estratégico que aportará significativamente en la construcción de una cultura capaz de fortalecer la competitividad empresarial.

El informe de gestión, elaborado y preparado por todo el equipo del área de talento humano, deberá incorporar los aspectos que resulten relevantes para la dirección de la empresa, de tal manera que pueda evidenciarse no solamente que se trata de la gestión realizada sino de los resultados obtenidos y que son observables y mensurables.

La rendición de cuentas es una disciplina que debe nacer de la alta gerencia (de hecho cada mes ella debe entregar informe a su junta directiva), y por tanto debería involucrar los informes de las diferentes áreas de la empresa con el fin, entre otras, de:

1. Realizar seguimiento a la planeación estratégica de comienzo de año o período, tanto de la empresa como del proceso. Esto permite reconocer los avances y dificultades para cada uno de los objetivos, iniciativas y actividades formuladas con las cuales se comprometieron los recursos económicos asignados.
2. Monitorear los indicadores tanto de gestión como de resultado propuestos para las diferentes áreas de trabajo de los procesos. Niveles de cumplimiento, desviaciones y ajustes requeridos para el siguiente período.
3. Ajustar y alinear cada uno de los objetivos al desarrollo de los planes de trabajo asignados a los miembros del equipo.
4. Reconocer las nuevas situaciones, actores y eventos que se van presentando en el desarrollo de las actividades y tareas cotidianas.
5. Identificar las fortalezas y debilidades al interior de los procesos de tal manera que pueda establecerse un modelo de gestión que permita aprovechar de mejor manera las competencias de los colaboradores y establecer el plan de cierre de brechas en el desempeño de los equipos de trabajo.
6. Dar a conocer a la alta gerencia las nuevas iniciativas y planes de acción que permitan alcanzar los objetivos corporativos.

La gerencia de talento humano, por su parte, deberá preparar un informe que incluya los diferentes componentes propios de su gestión que incluya los aspectos operativos y cotidianos necesarios y requeridos por los colaboradores, pasando por la adecuada administración y control de los aspectos propios del funcionamiento del área, hasta los resultados estratégicos que impactan en la cultura, el clima y los resultados corporativos.

A modo de sugerencia me permito enunciar algunos componentes que deben ser tenidos en cuenta al momento de preparar y presentar un informe de gestión y resultados del área.

Para una mayor facilidad en su lectura lo agrupo en los diferentes subprocesos pero cada gerencia determinará los aspectos que deben ser incluidos en dicho informe.

Sobre los temas de:

1. INGRESOS, RETIROS Y HEAD COUNT

a) Ingresos totales de personal en el periodo discriminando:
• Ingresos por mes incluyendo fecha, salario y costo total laboral
• Áreas a las que ingresaron. (Reemplazos y cargos nuevos)
b) Rotación de personal por áreas identificando fechas, salario, costos laborales y causales de retiro.
c) Informe de causal de salida de los colaboradores según entrevista de retiro.
d) Costo total de la nómina por mes discriminada por área identificando:
• Variación por mes y área
• Cumplimiento de presupuesto
• Vacantes pendientes de cubrir

2. INDUCCIÓN Y EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

Informe de cuántos, de los que han ingresado en el período, han realizado las siguientes actividades:

a) Inducción corporativa, al cargo o específica realizada a los colaboradores que ingresaron.
b) Número de eventos Re- inducción a los colaboradores que llevan más de 2 años en la empresa y número de asistentes.
c) Número de evaluaciones de adaptación al cargo realizadas.
d) Evaluación 360º – 180º o 90º según sea el caso
e) Porcentaje de retroalimentaciones realizadas a los colaboradores.
f) Número de cartas de encargo entregadas y seguimiento realizado

3. PRACTICANTES – PASANTÍAS Y TEMA SENA (Aplica para el caso Colombiano)

a) Estado de la Cuota Regulada. Cumplimiento de la misma y costos para la empresa.
b) Número de pasantes, practicantes y aprendices. Ubicación por área y costo mes.
c) Capacitación Titulada (Cursos dictados como formación cerrada técnico o tecnólogo)
d) Capacitación no titulada (cursos abiertos presenciales o virtuales con el SENA)

4. CAPACITACIÓN -FORMACIÓN

a) Capacitación Presencial (capacitaciones dictadas con capacitador interno y/o externo, tema, duración y participantes, si hubo con externo incluir costo) atendiendo los siguientes indicadores:

• Número de horas de capacitación dictada en el período y por mes.
• Número de horas de capacitación por área.
• Número de horas de capacitación por colaborador.
• Número de horas de capacitación y costo por proveedor interno/externo.
• Número de participantes por evento.
• Distribución de la ejecución presupuestal y cumplimiento del mismo.

b) Capacitación Virtual. Aplican los mismos indicadores del punto anterior agregando el de cobertura.
c) Porcentaje de ejecución del programa de capacitación y plan de trabajo para el siguiente período.

5. BIENESTAR DEL COLABORADOR

a) Relación de Actividades realizadas en el año incluyendo participantes y costos
b) Reconocimientos y apoyos realizados por área y costos
c) Plan de bienestar a desarrollar para el 2016 en la regional y las agencias.
d) Informe de pasivo vacacional, horas extras, incapacidades por motivo y licencias

6. VARIOS DE GESTIÓN HUMANA

a) Reporte de libranzas, embargos y nivel de endeudamiento de los colaboradores
b) Entrega de dotaciones.
c) Resultados de encuesta de clima Organizacional
d) Tipos de contratos vigentes
e) Costos asociados a bonificaciones, comisiones, etc.
f) Otros temas propios del área.

7. PROPUESTA DE GESTIÓN PARA EL SIGUIENTE PERIÓDO

a) Presentación de Objetivos, Iniciativas y Actividades para cada uno de los subprocesos
b) Presupuesto requerido para el desarrollo de la gestión del siguiente periodo
c) Indicadores de medición tanto de gestión como de resultados.

La diversidad de temas que sean presentados, en la rendición de cuentas, dependerá del tamaño de la organización, de los intereses de la alta gerencia sobre ellos y el impacto que tengan para la gestión de las diferentes áreas de la empresa. Este informe puede ser compartido, en sus componentes generales y conclusiones, con el resto del equipo gerencial y con los colaboradores de la empresa, de tal manera que se pueda promulgar y promocionar la gestión realizada donde los protagonistas no están ocultos en un escritorio sino que están en cada una de las áreas donde se vive la operación y la cotidianidad empresarial.

Espero que estas breves reflexiones resulten de interés para quienes tienen la responsabilidad en la organización, tanto de solicitar como de presentar los informes de gestión de su área y en particular la de gestión humana.