Qué es un balance y cómo hacerlo

El balance de una empresa es uno de los estados financieros más importantes que producirá, generalmente trimestralmente o incluso mensualmente (dependiendo de la frecuencia de los informes). Saber cómo hacer un balance es esencial para llevar una buena contabilidad del negocio.

¿Qué es un balance?

Un balance general es un estado financiero que comunica el llamado “valor contable” de una organización, calculado al restar todos los pasivos de la empresa y el patrimonio de sus activos totales.

El balance es un documento que representa el total de los activos, pasivos y patrimonio neto. Ofrece una instantánea de cómo se desempeña actualmente una empresa, cómo se desempeñó en el pasado y cómo espera desempeñarse en el futuro inmediato.

A la vista de este documento se obtiene una visión rápida del estado financiero que puede ayudar a informar a los prestamistas, inversores o partes interesadas cuando necesitan conocer datos clave sobre un negocio. Esto hace que se trate de una herramienta esencial.

Cómo hacer un balance: la fórmula de base

La mayoría de los balances están organizados de acuerdo con esta ecuación:

Activos = Pasivos + Capital contable

La ecuación anterior incluye tres grandes categorías de valor que deben tenerse en cuenta:

Activos. Un activo es todo lo que posee una empresa que posee una cierta cantidad de valor cuantificable, lo que significa que podría liquidarse y convertirse en efectivo. Son los bienes y recursos que posee la empresa. Los activos se pueden desglosar en activos corrientes y activos no corrientes:

Activos corrientes suelen ser lo que una empresa espera convertir en efectivo dentro de un año, como efectivo y equivalentes de efectivo, gastos prepagos, inventario, valores negociables y cuentas por cobrar.

Activos no corrientes son inversiones a largo plazo que una empresa no espera convertir en efectivo a corto plazo, como terrenos, equipos, patentes, marcas registradas y propiedad intelectual.

2. Pasivos. Un pasivo es todo lo que una empresa u organización le debe a uno o varios deudores. Esto puede referirse a gastos de nómina, pagos de alquiler y servicios públicos, pagos de deudas, dinero adeudado a proveedores, impuestos o bonos pagaderos.
Al igual que con los activos, los pasivos pueden clasificarse como pasivos corrientes o pasivos no corrientes:

Pasivos corrientes suelen ser los que vencen dentro de un año, que pueden incluir cuentas por pagar y otros gastos acumulados.

Pasivos no corrientes suelen ser aquellos que una empresa no espera pagar dentro de un año. Por lo general, son obligaciones a largo plazo, como arrendamientos, bonos por pagar o préstamos.

Capital contable. El capital contable generalmente se refiere al patrimonio neto de una empresa y refleja la cantidad de dinero que quedaría si se vendieran todos los activos y se pagaran los pasivos. El patrimonio de los accionistas pertenece a los accionistas, ya sean propietarios privados o públicos. Así como los activos deben ser iguales a los pasivos más el patrimonio de los accionistas, el capital de los accionistas se puede representar con esta ecuación: Capital contable = Activos – Pasivos

Cómo hacer un balance: consejos prácticos

Quienes saben cómo hacer un balance tienen claro que siempre debe equilibrarse. El nombre en sí proviene del hecho de que los activos de una empresa igualarán sus pasivos más el patrimonio neto de los accionistas que se haya emitido.

Cuando no existe este equilibrio puede ser debido la falta de información, fallos en el ingreso manual de datos de transacciones, errores en las tasas de cambio de moneda o en el inventario y cálculos de capital o amortización erróneos. Una vez se identifiquen las causas del fallo, habrá que corregirlo.