Cómo presentar un proyecto con éxito
Todos sabemos que, cuando se expone una idea frente a otros, prestar atención a la audiencia es el activo más importante. Evitar distracciones y mostrar confianza son aspectos clave para que todo salga bien. Sin embargo, quienes saben cómo presentar un proyecto tienen claro que hay que tomar algunas medidas para que todo quede bien atado.
Cómo presentar un proyecto, paso a paso
Existen algunos sencillos pasos que suelen dar buenos resultados en la exposición de cualquier iniciativa. Para saber cómo presentar un proyecto, solo necesitas atender a estas mejores prácticas:
Explicar el motivo de la reunión y los objetivos a alcanzar con el proyecto. Puede ser relevante hablar del proceso general de gestión de proyectos, del alcance de la iniciativa y de los recursos d que se dispone para llevarla a buen puerto, prestando especial atención al factor humano.
Concretar puntos clave. Los entregables del proyecto son uno d ellos y, por eso, es recomendable revisaros y mencionar todos los factores que pueden influir en ellos. Hablar de estos detalles ahora, contribuirá a evitar que, en el futuro, los clientes presionen y busquen plazos poco realistas. Puede ser buena idea compartir ejemplos de proyectos anteriores realizados o entregables similares de otros proyectos y explicar qué se pretende hacer (y qué no hacer) y cómo se relacionan con otras decisiones y entregables del proyecto.
Definir las claves de la aprobación del proyecto. No solo es importante llegar a un acuerdo con respecto a lo que se considera un trabajo finalizado y entregado satisfactoriamente, sino que también puede ser el momento idóneo para establecer expectativas para la retroalimentación.
Hacer mención a las limitaciones, dependencias y ajustes. Son constantes a todas las iniciativas y, por eso, interesa ponerlas en común para actuar con transparencia. Especificar lo que se ha pronosticado, escuchar el punto de vista de la audiencia (aún más relevante si se trata de los clientes) y hablar con claridad de lo que unos esperan de otros facilita un enfoque lo más realista posible. Quienes saben cómo presentar un proyecto y tienen experiencia en este tipo de exposiciones, saben que este paso puede resultar determinante para la relación entre las partes interesadas.
Construir un vínculo basado en la cercanía. Al finalizar la presentación, y antes de la fase de dudas y consultas, es apropiado humanizar la iniciativa acercando a quienes forman parte de la audiencia a las personas que están haciendo el trabajo. Se puede hablar de los puntos que se han discutido internamente como equipo y cómo se ha llegado a tomar algunas decisiones. Es muy valioso mostrar el lado humano del proceso, en especial cuando se busca una buena relación a largo plazo.
Al principio, puede parecer un reto defender una iniciativa ante inversores o clientes. Puede ser complicado mostrarse transparente acerca de temas relacionados con la gestión, los recursos o la toma de decisiones. Sin embargo, quienes saben cómo presentar un proyecto tienen la certeza de que hay mucho trabajo detrás de la planificación de cualquier iniciativa, por lo que hablar de los detalles para asegurarse de que todos se sientan cómodos con él debería ser muy importante para las partes.
