La competencia de los nuevos gerentes: Técnicas de presentación

La técnica de presentación es una de las primeras que debe adquirir un gerente junior. Este artículo examina los fundamentos de las técnicas de presentación ya que las mismas pueden ser de utilidad para un nuevo gerente.

Introducción

La gestión es el arte de lograr que las cosas se hagan. Una presentación es un método rápido y potencialmente eficaz de lograr que otras personas hagan ciertas cosas. Al gestionar cualquier proyecto, las presentaciones se utilizan como un método formal de lograr que las personas se reúnan para planificar, monitorear y evaluar su progreso.

Pero mirémoslo de otra manera: ¿qué puede hacer una presentación por usted?

En primer lugar, lo deja expuesto. Su personal necesita tener pruebas de planificación y liderazgo decisivos para que confíen en su posición como gerente. Necesitan sentirse motivados e inspirados para realizar las tareas que usted les está presentando. Los líderes de proyecto de otras secciones necesitan ser persuadidos de los méritos de su proyecto y así suministrar el apoyo necesario. La gerencia senior debe sentirse impresionada por su destreza y habilidad y así suministrar los recursos para que usted y su equipo puedan hacer el trabajo.

En segundo lugar, le permite formular preguntas e iniciar un intercambio de ideas. Tal vez no sea apropiado dentro de los formatos de presentación de su compañía el mantener una discusión durante la presentación en sí misma, pero sí permite plantear ciertas cuestiones, presentar problemas y por lo menos establecer quién dentro de la audiencia puede aportar una contribución valiosa a su toma de decisiones.

Por último, las presentaciones pueden ser divertidas. Son su oportunidad de expresar sus opiniones, apuntalar su posición y decirle a la gente de qué se trata verdaderamente el mundo. Mientras usted está en el escenario, la audiencia se verá obligada por buena educación a quedarse quieta y observar la función.

Los objetivos de la comunicación

La observación más importante es que el objetivo de la comunicación no es la transmisión sino la recepción. Por lo tanto toda la preparación, presentación y contenido de un discurso deben dirigirse no al orador, sino a la audiencia. La presentación del plan de un proyecto perfecto se convierte en un fracaso si la audiencia no entiende o no se ve persuadida de sus méritos. La visita de un cliente es una pérdida de tiempo si se retira sin darse cuenta del valor total de su producto. El objetivo de la comunicación es hacer que su mensaje sea entendido y recordado.

El principal problema de este objetivo es, por supuesto, las personas a quienes se está dirigiendo. El ser humano promedio posee un lapso de atención muy corto y un millón de otras cosas en las que pensar. Su trabajo durante la presentación consiste en atravesar esta niebla mental y mantener su atención lo suficiente como para expresar su problema.

El plan

Es difícil sobrestimar la importancia de una preparación cuidadosa. Cinco minutos en planta frente a la gerencia senior pueden decidir la aceptación de una propuesta de varios meses de duración para el gerente y todo el equipo. Con tantas cosas potencialmente en juego, el presentador debe concentrarse no sólo en los hechos que están siendo presentados sino en el estilo, el ritmo, el tono y en última instancia las tácticas que deben utilizarse. Como regla de oro para una presentación promedio, debe destinarse no menos de una hora a su preparación para luego hablar durante cinco minutos.

Suponga que usted debe dar una charla. ¿Por dónde empezaría?

Formule sus objetivos

El punto de partida al planificar cualquier discurso es formular un objetivo preciso. Esto debe tomar la forma de una carta de intención simple y concisa. Por ejemplo, el objetivo de su discurso puede ser obtener fondos, evaluar una propuesta o motivar a su equipo. Una misma presentación nunca puede servir de igual manera a dos objetivos distintos; y si usted no está seguro desde el comienzo qué está tratando de hacer, es poco probable que su plan lo consiga.

La pregunta es: ¿cuántos objetivos diferentes puede lograr, en, digamos, 30 minutos? Y la respuesta: no muchos. Al fin y al cabo es mucho más productivo lograr una meta que andar dando tumbos sobre varias. El mejor enfoque es aislar el objetivo principal y mencionar como máximo otros dos que puedan tratarse siempre y cuando no desvíen la atención del objetivo principal. Enfocar es la clave. Si usted no enfoca su objetivo, es poco probable que la audiencia sí lo haga.

Identifique a la audiencia

El siguiente paso es pensar en la audiencia para determinar cómo lograr sus objetivos de la mejor manera dentro del contexto de estas personas. Principalmente esto se logra identificando las metas y objetivos de la audiencia durante su presentación. Si de alguna manera puede convencerlos de que están logrando esos objetivos mientras al mismo tiempo usted logra el suyo propio, encontrará una audiencia servicial y receptiva. Por ejemplo, si está buscando la aprobación de la gerencia senior para un nuevo plan de producto, es muy útil conocer y entender sus objetivos principales. Si actualmente están preocupados de que su rango de productos está desactualizado y pasado de moda, enfatice los aspectos innovativos de su nuevo producto; si sienten temor acerca de la diversificación de productos, entonces debe enfatizar de qué manera su producto encaja dentro del catálogo existente.

La ventaja de ajustarse a los objetivos de la audiencia sin embargo va más allá de la simple venta de una idea; es la manera más simple y efectiva de obtener su atención en un principio. Si sus comentarios iniciales implican que entiende su problema y que tiene una solución, entonces se sentirán halagados por su atención y prestarán atención a cada una de sus palabras.

Estructura

Todos los discursos deben poseer una estructura o formato definido; un discurso sin una estructura se vuelve totalmente complicado. Si no ordena sus pensamientos de forma estructurada, la audiencia no podrá seguirlos. Habiendo establecido el objetivo de su presentación, debe elegir la estructura más apropiada para lograrlo.

Sin embargo, la estructura no debe interponerse en el camino del mensaje principal. Si es demasiado complejo, demasiado retorcido o simplemente demasiado obvio, la audiencia se distraerá. Si ve que una sección no es necesaria para lograr sus objetivos principales, elimínela.

Argumento secuencial

Una de las estructuras más simples es la del argumento secuencial, que consiste en una serie de enunciados relacionados que finalmente llevan a una conclusión. Sin embargo, esta simpleza sólo se puede lograr mediante una delineación cuidadosa y deliberada entre cada sección. Una técnica es recordarle frecuentemente a la audiencia cuál fue el punto que se vio y luego una explicación clara de cómo se pasará al siguiente punto desde allí.

Descomposición jerárquica

En la descomposición jerárquica, el punto principal se descompone en subtemas, y cada subtema a su vez se descompone en temas más pequeños, hasta que finalmente todo se descompone en unidades básicas muy pequeñas. En la comunicación escrita esta es una técnica muy poderosa porque le permite al lector reordenar la presentación a su gusto, y regresar a los puntos omitidos más tarde. En la comunicación verbal, la audiencia se ve forzada a seguir el orden impuesto por el presentador, y la jerarquía debe mantenerse simplemente reforzada. Al igual que el argumento secuencial, es útil para resumir cada sección cuando la misma concluye y para presentar cada nueva sección importante con una explicación de cómo se inserta dentro del orden jerárquico.

Orientación hacia las preguntas

El objetivo de muchas presentaciones dadas por los gerentes es explicar una decisión previa o buscar la aprobación de un plan de acción. En estos casos, el formato puede estar orientado hacia las preguntas. El formato consiste en presentar el problema y cualquier antecedente de relevancia, y luego delinear las distintas soluciones para ese problema, a su vez mencionando las ventajas y desventajas de cada solución. Finalmente, todas las posibles opciones se resumen en términos de sus pro y sus contra, y se presenta la solución preferida para que la audiencia la apoye, o se inicia una discusión que lleva a tomar una decisión. Un truco para obtener el resultado deseado es establecer durante la presentación los criterios mediante los cuales se pueden juzgar las distintas opciones; esto solo debe ser suficiente para obtener el resultado deseado.

Pirámide

En un periódico, la historia es introducida en su totalidad en un primer párrafo atractivo. Los párrafos siguientes repiten la misma información simplemente brindando mayores detalles de cada punto. La siguiente sección repite toda la historia nuevamente, pero desarrollando ciertos temas dentro de cada uno de los subpuntos, y a su vez agregando más información. Esto se repite hasta que el reportero se queda sin historia. Entonces el editor simplemente decide acerca del interés periodístico del reporte y corta desde abajo para tener el número apropiado de pulgadas por columna.

Existen dos desventajas principales para este estilo de presentaciones. En primer lugar, puede aumentar la receptividad de la audiencia a las ideas principales, ya que en cada etapa de la pirámide se han familiarizado con las ideas y de hecho saben qué esperar luego. Esta sensación de deja vu puede dar una impresión falsa de que están escuchando sus propias ideas. La segunda ventaja es que la duración de la charla puede alterarse fácilmente cortando la charla en exactamente la misma forma en que el editor del periódico podría haber hecho con la historia periodística. Este grado de flexibilidad puede ser útil si la misma presentación se va a usar varias veces en distintas situaciones.

Emparedado de carne

El formato más simple y directo sigue siendo el del emparedado de carne. El mismo consiste en el simple formato principio-medio-fin en el cual la carne principal de la exposición está en el medio y es precedida por una introducción y seguida por un resumen y una conclusión. Este es realmente el formato apropiado para todas las subsecciones pequeñas en todas las estructuras previas. Si la charla es lo suficientemente corta, o el tema es lo suficientemente simple, puede de hecho formar la totalidad de la presentación.

El principio

Es imperativo que planee cuidadosamente cómo empezar, y existen cinco elementos para ello:

Logre su atención

Con frecuencia en un discurso, los primeros minutos de la presentación se pierden mientras las personas se quitan los abrigos, entran con su café o redondean la conversación que estaban teniendo con la persona sentada a su lado. Sólo tiene un tiempo limitado y cada minuto es precioso para usted, por lo que desde el principio, asegúrese de que presten atención.

Establezca un tema

Básicamente, usted necesita que la audiencia empiece a pensar acerca del tema de su presentación. Esto se puede lograr enunciando su objetivo principal, a menos que por alguna razón desee mantenerlo oculto. Cada uno de ellos tendrá alguna experiencia u opiniones sobre el tema y al principio usted debe lograr que traigan esa experiencia a su mente.

Presente una estructura

Si explica brevemente al principio de la charla cómo va a proceder la misma, entonces la audiencia sabrá qué esperar. Esto puede ayudar a establecer el tema y además suministrará algo concreto para mantener su atención. Eventualmente, brinda un sentido de seguridad en la promesa de que este discurso también va a terminar.

Establezca un buen rapport

Si puede ganarse a la audiencia durante el primer minuto, la mantendrá durante los que siguen. Debe planear exactamente cómo desea aparecer ante ellos y usar el principio para establecer la relación. Se puede presentar como su amigo, como un experto, tal vez incluso como un juez, pero cualquiera sea el papel que elija debe establecerlo al comienzo.

Administración

Cuando planee su discurso debe tener en cuenta si existe algún detalle administrativo que necesite ser anunciado al comienzo del discurso. Esto no es nada más para hacerse popular entre las personas que organizan la sesión, sino además porque si se pasan por alto estos detalles la audiencia puede distraerse mientras se preguntan qué vendrá luego.

El final

La impresión final que deja en la audiencia es la que recordarán. Por lo tanto, vale la pena planificar con sumo cuidado sus últimas oraciones.

Al igual que con el principio, es necesario en primer lugar conseguir su atención, la cual se habrá dispersado. Esto requiere un cambio de ritmo, una nueva ayuda visual o tal vez la introducción de una idea final culminante. En algunos formatos, el final será un resumen de los puntos principales de la charla. Uno de los errores más grandes es decirle a la audiencia que esto será un resumen porque en ese momento directamente se desconectan. De hecho, es mejor que el final llegue de forma inesperada con esa frase vital final que queda resonando en el aire y en sus memorias. A su vez, el final puede ser florido, con el ritmo y la voz que lleven a la audiencia en un crescendo final hacia la inevitable conclusión.

Ayudas visuales

La mayoría de las personas esperan un refuerzo visual para cualquier mensaje que se transmita. Ya que sería injusto culpar a la televisión enteramente por esto, es útil entender a qué está acostumbrada la audiencia, por dos razones: en primer lugar, usted puede satisfacer sus expectativas utilizando el retroproyector, diapositivas, o incluso una presentación en video; en segundo lugar, si se aleja del marco de una imagen cuadrada delante de sus ojos, o utiliza un formato diferente, entonces la novedad será más interesante. Por ejemplo, si está describiendo las cuatro funciones de un gerente de proyecto, entonces exhiba los cuatro “sombreros” que él o ella deben usar; si está presentando las técnicas de la lluvia de ideas (brainstorming), entonces exhiba una caña de pescar para “pescar” ideas.

Sin embargo, con las ayudas visuales tradicionales existen pocas reglas que deban seguirse para asegurar su uso eficaz. La mayoría son sentido común, y la mayoría por lo común se ignoran. Al igual que con todos los elementos del discurso, cada diapositiva diferente debe tener un propósito específico, y si no lo tiene debe eliminarse. Cada diapositiva debe diseñarse con ese propósito firmemente en mente. Algunas diapositivas existen para reforzar el mensaje verbal y por lo tanto ayudar a recordar; otras se utilizan para explicar información que puede exhibirse más fácilmente que discutirse; y algunas diapositivas están diseñadas simplemente para entretenimiento y de esta manera ponerle ritmo a la presentación.

Si su diapositiva es un desorden, la audiencia notará eso, y no lo que está escrito en ella. No recargue la diapositiva, o confundirá más que ayudar. No fotocopie información simplemente si hay más datos en la página de los que desea presentar; en ese caso, los datos deben extraerse antes de exhibirse. Asegúrese que su escritura se pueda leer desde la parte trasera del salón. Hable con la audiencia, no con la ayuda visual.

La presentación oral

“El cuerpo humano es verdaderamente fascinante; hay algunos que podría observar todo el día”. Anónimo.

Diga lo que diga y muestre lo que muestre, es usted, usted mismo, quien permanecerá como el foco de la atención de la audiencia. Si usted se mueve apresuradamente en el escenario y luego se va, nadie recordará lo que dijo. El presentador tiene el poder de matar el mensaje y mejorarlo cientos de veces más allá de su valor. Su trabajo como gerente es usar el potencial de la presentación para asegurar que la audiencia esté motivada e inspirada más que desconcertada o distraída. Hay cinco facetas claves del cuerpo humano que merecen atención en las técnicas de presentación: los ojos, la voz, la expresión, la apariencia y la postura.

Los ojos

Se dice que los ojos son la llave del alma y por lo tanto son la primera y más efectiva arma para convencer a la audiencia de su honestidad, apertura y confianza en los objetivos de la presentación. Esta impresión puede por supuesto ser totalmente falsa, pero aquí está cómo lograrlo.

Incluso durante una conversación informal, los sentimientos de amistad e intimidad se pueden evaluar por la intensidad y duración del contacto visual. Durante la presentación debe utilizar esto para mejorar su rapport con la audiencia, estableciendo contacto visual con todos y cada uno de los miembros de la audiencia tan seguido como sea posible. Para grupos pequeños esto es fácilmente posible, pero también se puede lograr en auditorios grandes ya que cuanto más lejos se encuentra la audiencia del presentador, más difícil es darse cuenta de hacia dónde se dirige su mirada. De esta manera, simplemente mirando fijo a un grupo de personas en la parte trasera de la sala de conferencias, es posible convencer a cada uno de ellos en forma individual de que son el objeto de su atención. Durante la presentación, trate de mantener su mirada fija en direcciones específicas durante cinco o seis segundos por vez. Inmediatamente después de cada cambio de posición, una pequeña sonrisa convencerá a cada persona en esa dirección de que los ha visto y reconocido.

La voz

Después de los ojos viene la voz, y los dos aspectos más importantes de la voz para el orador son la proyección y la variación. Es importante darse cuenta desde el comienzo que pocas personas pueden tomar su voz de conversación ordinaria y subirla al escenario. Si usted es capaz de hacerlo, entonces debería mudarse a Hollywood. La principal diferencia se encuentra en el grado de respuesta que puede esperar de la persona con quien se está hablando. En la conversación ordinaria se puede ver en la expresión, tal vez en un sutil movimiento del ojo, cuándo una palabra o frase se ha perdido o no ha sido entendida. Frente a una audiencia, usted tiene que asegurarse de que esto nunca suceda. El consejo más simple es reducir la velocidad y tomarse su tiempo. Recuerde que la audiencia se ve contenida por las buenas maneras para no interrumpirlo, por lo que no es necesario mantener un fluir constante del sonido. Un estilo seguro es hablar ligeramente más fuerte y ligeramente más lento que en una charla al lado del fuego con una tía ligeramente sorda.

A medida que se acostumbra al sonido, puede ajustarlo mirando a la audiencia.

Un discurso monótono es aburrido y soporífero, por lo que es importante tratar de variar el tono y velocidad de la presentación. Como mínimo, cada subsección nueva debe ser precedida de una pausa y un cambio de tono para enfatizar la delineación. Si la variación tonal no le sale naturalmente, trate de utilizar preguntas retóricas en su discurso. Puede seguir el estilo inglés, ya que la mayoría de los acentos británicos se elevan naturalmente al final de una pregunta.

Expresión

La audiencia mira su cara. Si parece apático o distraído, entonces ellos también estarán apáticos y distraídos; si está sonriendo, se preguntarán por qué y lo escucharán para averiguarlo. En una conversación normal, el significado se ve realzado por los gestos faciales. De esta manera, en un discurso debe compensar tanto el miedo escénico como la distancia entre usted mismo y la audiencia. El mensaje es bastante simple: asegúrese que sus expresiones faciales sean naturales, sólo eso.

Apariencia

Existen muchas guías de estilos de gestión y presentación que le dan mucha importancia a la forma de vestir y al análisis final. Esto es cuestión de elección personal. Esa elección, sin embargo, debe hacerse con cuidado. Cuando esté dando una presentación debe vestirse para la audiencia, no para usted mismo; si piensan que se ve fuera de lugar, entonces lo está.

Entre paréntesis, es mi opinión personal que, por ejemplo, existe un código de conducta entre ingenieros que prioriza el look desprolijo, y en muchas organizaciones esto tiende a apartar al ingeniero, especialmente de la gerencia. Transmite el mensaje subliminal de que el ingeniero y el gerente no son parte del mismo grupo y por lo tanto dificulta la comunicación.

Postura

Cuando un actor aprende por primera vez un personaje nuevo, instintivamente adoptará una postura distinta para representar a ese personaje. De esto se deduce que mientras está en el escenario, su postura reflejará mucho de usted. Lo mínimo que debe hacer es asegurarse de que su postura no transmita aburrimiento; como mucho, puede utilizar todo su cuerpo como herramienta dinámica para reforzar su rapport con la audiencia.

El problema eterno es qué hacer con las manos. Las mismas no deben agitarse sin rumbo por el aire, juguetear constantemente con una lapicera, o (lo peor de todo visualmente), juguetear con monedas en los bolsillos de los pantalones. La clave es mantener las manos quietas, excepto cuando las utilice al unísono con su discurso. Para un entrenamiento inicial, encuentre un lugar de descanso que sea cómodo para usted, y busque regresar allí sus manos cuando complete cualquier gesto.

Las técnicas del discurso

Cada orador posee un conjunto de “trucos del oficio” que adoran. Los siguientes son una corta selección de tales trucos tomados de distintas fuentes.

Cause una buena una impresión

La audiencia promedio está muy ocupada: tienen esposos y esposas, agendas y demás, autos e hipotecas; y aunque tratarán de concentrarse en su discurso, sus mentes inevitablemente se perderán. Su trabajo es hacer algo, cualquier cosa, que capture su atención y cause una impresión duradera en la audiencia. Una vez que haya planificado su discurso y lo haya afilado con algunos puntos salientes, aísle el más importante y cree un método para que se mantenga presente.

Repita, repita

La audiencia promedio está muy ocupada: tienen esposos y esposas, etc. pero la repetición los hace escuchar. La audiencia promedio se distrae fácilmente, y su atención se perderá durante la parte más importante de su discurso, por lo tanto repítalo. No necesariamente tiene que utilizar los sonidos tonales resonantes de la frase repetida, pero simplemente mencione la cuestión una y otra vez con distintas explicaciones y de distintas maneras. El clásico consejo del Sargento Mayor es: “¡Primero dígales lo que les va a decir, luego dígaselo, y luego dígales lo que les dijo!”

Haga una señal

Distintas investigaciones en el campo de la enseñanza han dado como resultado lo siguiente: “Encontramos que los estudiantes no pudieron entender el tema en cuestión porque no lo estaban buscando”. Si la audiencia sabe cuándo escuchar, entonces lo hará. Entonces dígales: lo importante es… .

Haga un dibujo

El cerebro humano se utiliza para decodificar imágenes, y esta habilidad se puede utilizar para hacer que el mensaje sea más memorable. Esto significa utilizar metáforas o analogías para expresar su mensaje. De esta manera, una frase como “necesitamos aumentar la penetración en el mercado antes de que haya suficientes ganancias como para obtener un bono” se convierte en “necesitamos una porción más grande de la torta antes de darnos un festín”.

Chistes

El chiste fácil puede funcionar muy bien, pero también puede llevar al desastre. Debe elegir un chiste que sea apto y que no ofenda a ningún miembro de la audiencia. Este consejo tiende a descartar todo chiste que sea racista, sexista o descortés. Si esto parece descartar todos los chistes en los que puede pensar, entonces debe evitar cualquier tipo de chiste en su discurso.

Los comentarios interesantes también son útiles para mantener la atención de la audiencia, y para liberar la tensión del discurso. Si esto le sale naturalmente, entonces es un arma útil para ponerle ritmo a su discurso y para permitir períodos de relajación entre los puntos importantes que señale.

Discurso sencillo

¡Sí!

Si breve, dos veces bueno

Una forma de pulir la presentación del tema principal de su discurso es considerarlo de esta manera. Imagine que el día anterior a la presentación lo llaman de la oficina del Vicepresidente de División. Allí le presentan al Director Gerente y a un representante del principal accionista de la compañía. —O.K. —dice el Vicepresidente—, sabemos que tiene algo para decir. Tiene 30 segundos. ADELANTE.

¿Puede hacerlo? Si puede cristalizar sus pensamientos y combinar su mensaje principal con alguna frase o imagen memorable, y presentarlos a ambos en 30 segundos, entonces tiene el final perfecto o la base para una buena presentación.

Narrativa

A todos les gustan las historias que a la vez instruyen y expresan un mensaje: la filosofía zen se cuenta en sus historias, y el cristianismo originalmente se enseñaba a través de parábolas. Si puede tejer su mensaje en forma de historia o anécdota personal, entonces tendrá a la audiencia escuchando cada palabra, incluso si lo inventa.

Ensayo

El ensayo es irremplazable. Puede ensayar frente a un espejo, o en un teatro vacío. En ambos casos, debe acentuar sus gestos y proyección vocal para acostumbrarse al sonido y a cómo se ve. No se desanime ante el espejo; recuerde: uno ve mucho menos de sí mismo que los amigos.

Relajación

Si se pone nervioso momentos antes del show, concéntrese en controlar su respiración o dé la bienvenida a la adrenalina extra. Lo bueno es que la audiencia nunca se dará cuenta de sus nervios tanto como cree. A su vez, si se congela durante la presentación, sonría, mire sus notas y tómese su tiempo. El silencio le parecerá largo, pero no lo será para la audiencia.

Conclusión

Una vez que el discurso se terminó y usted se ha calmado, debe tratar de evaluar honestamente su rendimiento. Solo, o con la ayuda de un amigo que haya estado entre la audiencia, decida cuál fue el aspecto menos exitoso de su presentación y resuelva concentrarse en ese punto en la próxima charla que dé. Si es un problema asociado con la preparación, entonces apunte hacia allí; si es un problema con la presentación oral, escriba una nota usted mismo recordándoselo y póngala frente a usted en la próxima charla.

La práctica sólo es productiva cuando se hace un esfuerzo positivo para mejorar; pruébelo.