Consejos para gestionar un equipo a distancia

Por Stella Garber par Think Big. El trabajo a distancia está por todas partes, en sentido literal y figurado. Es probable que tu empresa ya haga algún trabajo a distancia, ya se trate de empleados a distancia a tiempo completo, freelances o consultores, o simplemente ofrezca a los empleados la posibilidad de trabajar desde casa de vez en cuando.

Yo soy directora del equipo de Marketing aquí en Trello y somos un grupo a distancia. Nos llevó un tiempo coger el ritmo, sobre todo desde el punto de vista de la gestión. Me preguntaba cosas como: ¿cada cuánto tenemos que reunirnos? ¿Cuál es la duración ideal para el FaceTime? ¿Cómo contribuyen las herramientas al proceso creativo (en lugar de entorpecerlo)? ¿Cómo se sabe si algo va mal si no se pueden observar las conductas?

El objetivo es que todas las personas del equipo se sientan conectadas y productivas. Que los empleados trabajen «a distancia» no significa que tengan que sentirse como en una isla desierta.

Estas son algunos trucos con los que evito que mi equipo naufrague.

Prioriza a los que trabajan a distancia

Si tienes un equipo dividido en el que algunas personas trabajan en la oficina y otras a distancia, o incluso en el que alguien trabaja a distancia puntualmente, es importante asumir una actitud de «los que trabajan a distancia, primero».

Esta mentalidad implica que si en el equipo hay un miembro a distancia y el resto están en la oficina, todos estarán por defecto en videoconferencia. Es una práctica fundamental en Trello. De esa manera, los que trabajan a distancia no se sienten desplazados. También es importante desde el punto de vista de la gestión asegurarse de que no haya información esencial que se pierda en el paso de unos colegas a otros. Siempre habrá un sentimiento de miedo a perderse cosas cuando se trabaja con equipos a distancia, así que he descubierto que a veces es preferible el exceso de comunicación que dar por supuesto que los miembros del equipo van a saber las cosas por ciencia infusa (o por un mensaje en una botella).

FaceTime a la vista

Las reuniones pueden parecer una pérdida de tiempo, pero son esenciales para que el equipo se sienta conectado. Las reuniones sirven para dos cosas en los equipos a distancia: hablar sobre el trabajo y también recordarse a uno mismo que se está en un equipo. Es un poco como asegurarnos de que vamos en el mismo barco y no estamos varados en nuestras islas desiertas, pidiéndonos auxilio los unos a los otros. Incluso aunque las reuniones sean muy breves, son útiles para que los trabajadores a distancia no tengan sensación de aislamiento.

Nuestro equipo se reúne tres veces por semana. Esto nos sirve para estar siempre al tanto de lo que pasa y genera un brainstorming muy creativo antes de las reuniones. En las pocas ocasiones en que no hay mucho de lo que hablar, no nos reunimos. El tiempo que pasamos juntos nos mantiene conectados como equipo e impulsa la clase de relaciones que se desarrollan de modo más natural en el contexto de una oficina.

Evita la asimetría informativa

Con los equipos a distancia no puedes entrar en la oficina y dar un aviso de lo que se ha decidido en otra reunión. Esta desconexión puede generar asimetría informativa. Como directores es importante que el flujo informativo de lo que está pasando a nivel individual, de equipo y de empresa sea transparente y esté al alcance de todo el mundo. En Trello lo logramos con varios boards diferentes.

El board principal del equipo de Marketing permite que cualquier persona de la empresa vea en qué estamos trabajando y pueda hacer observaciones. También somos muy rápidos a la hora de comentar sobre los progresos de proyectos o reuniones que hayamos celebrado. Aunque si es solo la asistencia a un webinar o la realización de una llamada informativa, usamos una card para compartir lo aprendido.

Un board de Trello actualizado implica que la información está distribuida por todas partes porque todo el mundo tiene acceso a las mismas actualizaciones, estén donde estén.

Plataformas de comunicación esenciales

Hacer seguimiento de los proyectos con un equipo a distancia requiere un uso eficaz de herramientas digitales. Las herramientas pueden tener diversos propósitos, siempre que todos los miembros del equipo estén al tanto. Esto es lo que usamos:

-Slack para la comunicación cotidiana.

-Trello para hacer seguimiento del progreso de los proyectos.

-Google Docs para una información más en profundidad y para borradores.

-Appear.in para llamadas de vídeo (la imagen de arriba).

-Sunrise Calendar para la programación.

Saber dónde almacenar los documentos y normalizar qué cosas van a qué programas en todo el equipo garantiza que nadie esté aislado en su isla desierta.

Y por cierto, todas estas herramientas se integran directamente en las cards de Tello si utilizas Trello Business Class.

Comprende las formas de trabajar

Como directora, tienes que estar en sintonía con todas las personas de tu equipo de maneras menos obvias que si trabajaran en la oficina. Al no existir microgestión, es importante que todo el equipo esté motivado, conectado y que avance para lograr objetivos comunes. La comunicación es clave, pero también comprender lo que cada persona necesita.

Por ejemplo, yo soy muy habladora en Slack. Me gusta pedir opiniones y debatir sobre estrategias. Esto distrae mucho a otros miembros del equipo que prefieren estar a su aire trabajando en algo completamente diferente. Así que después de darnos cuenta de que esto era un problema, decidimos que habría horas de silencio en Slack, de modo que no tuviéramos que estar consultándolo constantemente.

Algunas personas en Trello empiezan a trabajar más tarde que otras debido a sus responsabilidades familiares, y otras trabajan mejor por las noches. Saber qué es lo que mueve a cada persona te garantiza un equipo coherente, feliz y productivo.

Conclusión: no abandones el barco

Cuando se hace bien, gestionar un equipo a distancia es muy satisfactorio. Surgen distintos retos para el nuevo tipo de director que entiende los pros y los contras del trabajo a distancia pero es capaz de conseguir pese a todo un equipo productivo y feliz.

Con una comunicación constante, ensayo-error y una pequeña ayuda tecnológica, podremos organizar sin problemas nuestro equipo a distancia. No harán falta banderas blancas ni bengalas de socorro…