Cómo optimizar procesos y flujos operativos en tu trabajo

Una empresa o negocio exitoso siempre deriva en una serie de buenas prácticas, escenarios y estrategias vitales interconectadas entre sí, en donde la atención minuciosa en el detalle es la base de toda optimización, corrección de eventualidades y ajustes sin tener que sacrificar toda la actividad.

Así, preguntas asociadas a la productividad, el ritmo de crecimiento o las incidencias tienen el flujo operativo la revelación oportuna de todos los engranajes que dan forma y vida a la compañía. Es por ello que en aras de mantener una empresa en constante evolución, éxito y crecimiento, en donde la rentabilidad y la eficiencia son esenciales, se vuelve necesario empezar por evaluar tus procesos y flujo de trabajo.

De acuerdo con los expertos en soluciones digitales, documentos e impresión Kyocera, un buen comienzo tiene que ver sólo con documentar y evaluar de forma periódica. No hacerlo puede resultar en pérdida de dinero y tiempo, ya que se repiten errores que pueden ser prevenidos si se establecieran formas de trabajo entre departamentos y colaboradores. Si sabes qué es lo que ocurre, por qué y cada cuánto tiempo tendrás la mitad del problema resuelto, o bien con un sólido terreno para actuar en consecuencia.

En este mismo sentido, es importante formalizar los métodos de trabajo y proporcionar este material a todos los involucrados; mantener los procesos y flujos al día hará que tu empresa o negocio optimice su tiempo al distribuir las tareas de forma equitativa. Así mismo, te dará más control sobre el día a día de la compañía, sin caer en la microgestión, que suele resolver lo inmediato pero no lo importante.

Sin embargo, establecer procesos y mejorar flujos de trabajo es más complejo de lo que parece. Aquí algunas técnicas vitales para cumplir con tus objetivos y tener una empresa totalmente eficiente.

Establece un líder de proyecto.
Arma tu equipo de trabajo, puede estar compuesto por un representante de cada área.
Decide dónde quedarán registrados los procesos obtenidos.
Recopila todos los documentos.
Evalúa con el equipo cuáles procesos deberían ser documentados.
Considera con los directores de área están completos o hay que agregar otros.
Crea una lista de procesos a crear.
Crea una lista de procesos ya existentes que necesiten mejorarse.
Crea un equipo para evaluar, editar y escribir los procesos de trabajo.
Revisa lo creado con los líderes de área (visto bueno y retroalimentación).
Registra fecha, hora los procesos trabajados.
Cerciórate que todos los líderes de área comuniquen a sus equipo de estos procesos.

Esto te ayudará a medir la eficiencia de tus procesos y a saber qué necesitas mejorar de forma real y puntual. También debes establecer metas en reducción de tiempos por tarea y así reconocer fallas en los flujos o ejecutores del proceso. De igual forma, puedes definir metas de tareas por día o departamento, lo cual ayudará a evaluar la eficiencia del flujo de trabajo y cada uno de los procesos.

Recuerda que todo esto no debe monitorearlo una sola persona, ya que incluir a los encargados de cada área contribuirá a que esa supervisión tome menos tiempo y se puedan detectar fallas desde la perspectiva de cada una de las áreas.

No olvides también que las herramientas para administración de proyectos en línea (google drive, calendar, slack, etc.) promueven el correcto cumplimiento de tareas y genera mayor confianza en todo el equipo de trabajo. Verás que si ejecutas de forma correcta estas técnicas, tus procesos y flujo de trabajo mejorarán de forma sustancial. Así, vendrán siempre cambios positivos en cada ajuste que realices…