Cómo hacer un flujo de caja en solo 8 pasos

Para conocer la liquidez de nuestro negocio, uno de los informes financieros más sencillos y útiles de elaborar es un flujo de caja. Su finalidad es plasmar los ingresos y gastos de nuestra empresa para un periodo específico y así saber si contamos con suficiente efectivo en caja. En resumidas cuentas es útil para saber si tenemos liquidez!

Este informe se puede hacer diario, semanal, mensual, o incluso anual si la compañía lo requiere, y no solo nos permite conocer el estado de nuestros gastos e ingresos actuales, sino también podemos estimar lo que ingresará y gastaremos en el futuro, teniendo en cuenta toda empresa tiene gastos regulares como el pago de servicios, pagos de préstamos bancarios, pago de salarios y más.

Para hacer un flujo de caja, que puedes hacer en apenas una hoja de cálculo de excel, se necesita contar con:

Un periodo definido (día, semana, mes, etc)
Saldo inicial
Ingresos
Total de los ingresos
Egresos
Total de los egresos
Flujo neto
Y como no hay mejor manera de explicar un tema que con un ejemplo, hemos decidido, a medida que explicamos cada punto, crear un flujo de caja con solo 8 pasos para nuestra empresa de ejemplo Textiles Santiago (que ya usamos en nuestro artículo sobre los estados de resultados). Puedes aplicar el formato a tu propio proyecto.

Esto es lo que necesitas hacer:

Definir el periodo
Lo principal es establecer el periodo de ingresos y gastos para nuestro flujo de caja, bien sea diario, semanal, mensual, trimestral o anual. Las startups y pymes suelen hacer flujos de caja diarios, semanales y mensuales, mientras que las grandes, que ya llevan en el mercado muchos años, suelen optar por los flujos de caja trimestrales o anuales.

En nuestro ejemplo, ingresamos los datos de forma mensual.

2. Establecer el saldo inicial
El siguiente paso es establecer el saldo inicial. Este saldo es el dinero en efectivo con el que contamos de entrada, generalmente el capital inicial que hemos usado para constituir la empresa (si es nueva), o el dinero que sobró en caja del periodo anterior y que podemos utilizar en pagos de servicios, salarios, deudas y otras cosas.

El saldo inicial de nuestra empresa para el mes 1 es US$ 20.000

3. Agregar los ingresos
Los ingresos de una empresa son todas aquellas fuentes que permiten incrementar el dinero en caja y que están disponible para utilizarse. En el flujo de caja solo se debe incluir el dinero que tengamos a la mano, es decir, aquel que podamos gastar.

Dentro de este informe podemos incluir los cheques o las cuentas por cobrar solo sí sabemos en qué fecha los vamos a cobrar (tal como veremos en el ejemplo), ya que aunque es dinero que ha entrado en la empresa y que sí se incluye en otros informes (como el estado de resultados) no disponemos de ese dinero en caja para utilizarlo.

Entonces, los ingresos de nuestra empresa son:

US$ 550 por capacitaciones

US$ 1200 por ventas de ebooks

US$ 700 de un cheque por servicios de publicidad que se cobrará el mes siguiente

4. Calcular el total de los ingresos
El total de ingresos no es más que la sumatoria de todas las ventas y fuentes de ingresos que hemos tenido en el periodo establecido.

Para el caso de nuestra empresa, el total de ingresos para el mes 1 es de US$ 1.750

5. Agregar los egresos
Los egresos equivalen a los gastos que tenemos durante el periodo establecido en nuestro flujo de caja. En esta cuenta entran las compras que salgan de caja, sin importar si son útiles o no a la empresa. Los desembolsos que no se hagan de contado, como pagos a proveedores, se deben registrar en la fecha del desembolso. De igual manera, los gastos de nómina, incluso los de la seguridad social, se incluirán en los egresos como previsión y se anotarán en el mes que se efectúen.

Así las cosas, los egresos de nuestra empresa son:

US$ 310 de energía

US$ 80 de impuestos

US$ 110 del pago de préstamo bancario

US$ 90 de internet / teléfono

US$ 50 de compras personales

6. Calcular el total de egresos
Tal como con los ingresos, los egresos se suman para obtener el total.

Nuestro total de egresos para el mes 1 es US$ 640

7. Calcular el flujo neto
Una vez tenemos el total de ingresos y el total de egresos establecidos, sumamos el saldo inicial con el total de ingresos, y luego le restamos el total de egresos. El saldo puede resultar positivo, negativo o neutro.

Con esto en mente, el flujo neto para el primer mes de nuestra empresa sería

US$ 21.110

En caso de que el resultado sea positivo, se puede invertir en renovación de maquinaria, pagos de intereses de deuda, pagos a proveedores, o dejar ese saldo como reserva para meses que pueden tener un comportamiento adverso. Por su parte, si es negativo y no tiene una reserva, se podría hacer un acuerdo de extensión de pagos a proveedores o refinanciar una deuda, lo que podría reducir las cuotas y hacer más fácil su pago mensual.

8. Repetir para el siguiente periodo
Para el segundo mes se repite el mismo proceso: tomamos el saldo inicial, a los ingresos esta vez le sumamos los US$ 700 que cobramos por los servicios de publicidad y sacamos los egresos. Sumamos saldo inicial con el total de ingresos, y luego restamos el total de egresos para obtener el flujo neto, lo cual nos daría un flujo de caja como sigue en el siguiente formato:

Mes 1 Mes 2
Saldo inicial 20.000 21.110
Ingresos
Capacitaciones 550 480
Ventas de ebooks 1200 920
Cheque por servicios de publicidad 700
Total Ingresos 1.750 2.100
Egresos
Energía 310 295
Impuestos 80 96
Pago de préstamo bancario 110 110
Internet / teléfono 90 90
Compras personales 50 150
Total Egresos 640 741
Flujo neto 21.110 22.469

Por último, recuerda que es ideal que el flujo de caja se haga de manera anticipada, tomando la información de lo que conocemos y que podemos estar seguros que vamos a predecir. De esta manera podemos saber cuales son nuestras fuentes de ingresos y gastos regulares, para poder prever y tomar decisiones acertadas.