4 pasos para iniciar la transformación digital de tu empresa

Se nos presenta un nuevo reto que debemos superar, debemos pasar de analógico a digital, de papel y espera a computadoras y tiempo real.

Las grandes corporaciones ya no son las únicas que juegan en los tiempos actuales, las modernas tecnologías de la información y las comunicaciones junto a la globalización han abierto un sinfín de posibilidades a pequeñas y medianas empresas. Los tiempos de reacción, la gestión de clientes y el uso de Inteligencias de Negocio y Artificial se han vuelto puntos claves y, sobre todo, accesible para las empresas de este siglo.

Sin embargo, aunque las empresas tienen vida y personalidades propias siguen siendo conformadas por seres humanos, a los cuales en muchas ocasiones les paraliza el miedo a salir de su zona de confort, lo cual nos lleva a encontrarnos a directivos atados a modelos de negocios y tecnologías que para bien ya no forman parte del presente o que consideran que sus empresas no necesitan cambiar, hasta que es muy o demasiado tarde.

Seguro que estamos de acuerdo en que la Transformación Digital es una necesidad que debe ser satisfecha para el bien de nuestras empresas; seguro estamos de acuerdo además de que debe afrontarse con criterios bien definidos, con organización y con la participación de todas las áreas de la empresa.

No les corresponde a los directivos ni a los integrantes del departamento de tecnologías determinar qué necesitan los demás departamentos, cada uno de ellos conocen mejor que nadie sus necesidades. Determinar el alcance, las acciones que se llevarán a cabo, el presupuesto (no solo dinero, además tiempo y recursos) y los impactos que tendrá son puntos muy importantes que no se deben pasar por alto.

Caminos hay muchos, hoy quiero presentarte uno de ellos, el cual marca los pasos a seguir para obtener los resultados esperados. Lo estaremos dividiendo en 4 fases:

Libera las mentes y marca la meta.
Diseña y planifica.
Cata para afianzar.
Trabaja para alcanzar tus metas.

¿List@s?

Libera las mentes y marcar la meta

Esta es, en mi modesta opinión la parte más subjetiva y la que va a requerir de mucha paciencia y toque humano. Se trata de liberar las mentes del miedo a lo nuevo y desconocido y establecer a dónde queremos llegar en este proceso. En esta fase nuestros mejores aliados serán los empleados y por tanto deben estar representados todos aquellos que vayan a beneficiarse, esto no quiere decir que deban participar todos los empleados de la empresa, quiere decir que deben participar representaciones de cada departamento; como comenté al principio ellos conocen mejor que nadie sus responsabilidades, retos y necesidades. Te dejo un par de ideas que puedes implementar.

1. Haz un encuentro con los involucrados, en este encuentro haz de moderador o busca a alguien que te ayude con esto, puedes contratar a un consultor para que te asesore durante el proceso, su función será alinear a los participantes hacia la meta. Establece una agenda clara y organizada, esto ayudará a que todos vean la importancia, la organización y seriedad del encuentro; además de hacerla más eficiente.

2. Crea una colección de necesidades, olvida cómo es todo ahora, qué herramientas tienes y cómo es tu proceso, olvida todo. Luego deja volar tu creatividad y arriésgate a querer cosas nuevas, innovadoras y disruptivas. Clasifícalas en según su impacto y relevancia estratégica y en cuanto a la dificultad que conllevaría implementarla. Las categorías te las dejo a tu libre albedrío.

Hay dos cosas que no me cansaré de repetirte; la primera, pon tu foco en pocas cosas, pero importantes y disruptivas; la segunda, en un primer momento el centro de todo deben ser tus clientes, pregúntate ¿Cómo las nuevas tecnologías pueden ayudarme a…?

Veamos unos ejemplos.

¿Cómo las nuevas tecnologías pueden ayudarme a entregar un producto/servicio de mayor calidad a mis clientes?
¿Cómo las nuevas tecnologías pueden ayudarme a llegar a más clientes?
¿Cómo las nuevas tecnologías pueden ayudarme a realizar entregas más rápidas?
¿Cómo las nuevas tecnologías pueden ayudarme a ofrecer productos/servicios a precios más accesibles?
¿Cómo las nuevas tecnologías pueden ayudarme a ofrecer una atención más personalizada?

Al final de esta fase debes de tener bien claras las metas, a dónde quieres llegar, esto te permitirá determinar el alcance y basado en este alcance aproximar el presupuesto.

Diseña y planifica

Muy bien, ya sabemos a dónde queremos llegar, es hora de identificar qué camino tomaremos y en qué tiempo lo haremos. Es muy recomendable diseñar nuestra estrategia de una manera robusta, ágil e iterativa. No es conveniente que pase mucho tiempo para obtener los primeros resultados ni que las primeras acciones entren en conflictos con las segundas.

El presupuesto se debe tener siempre bajo control y los resultados deben de ser constantes, no tienen que ser grandes, pero si constantes, deben comunicarse de manera efectiva y recibir siempre una retroalimentación sobre el impacto de los mismos.

Inclusión debe ser un punto crítico en tu diseño, debes ser capaz de subir al tren de la transformación digital a todas las capas de la empresa, hacerles sentir que son ellos unos de los beneficiados por el proceso y que sin su apoyo no es posible llevarlo a cabo. No olvidar además crear un sistema que permita celebrar los resultados, ya sea publicando artículos en la web de la empresa, reconociendo a los empleados más comprometidos o crear espacios para compartir experiencias.

Los tiempos de entregas son importantes, tanto planificarlos de una forma realista como cumplirlos. Determina el nivel de calidad que debes alcanzar, estima el tiempo real que necesitarás y crea un sistema que te permita alcanzarlos.

Algo que seguro te será muy útil es el realizar un diagnóstico de tu empresa, desde el punto de vista tecnológico como funcional. Para ello revisa tu infraestructura tecnológica, los softwares que utilizas y tus procesos. Para esto te puedes apoyar en expertos externos a la empresa; seguro te vendría muy bien hacer un poco de Minería de Procesos.

Cata para afianzar

Hasta ahora, demasiado hablar y muy poco actuar, horas de reuniones y pensar, pero ningún resultado, comienzan a aparecer algunas dudas, los lideres negativos comienzan a influir sobre los demás. Es hora de darles a probar un poco de lo que estamos a punto de comenzar y devolver la tranquilidad.

Crea un prototipo de solución. Escoge un área e implanta algo, no tiene que ser lo más complejo ni sofisticado, solo da el primer paso, obtén los primeros resultados, echa a volar.

Puedes escoger a un departamento, remonta a la primera fase y obtén sus preocupaciones y necesidades (no lo olvides, pocas cosas y el cliente primero, luego mejoraremos lo nuestro), usa la información para determinar el formato del prototipo, crea el prototipo y reserva tiempo para socializarlo, incluye datos recopilados en el proceso de evaluación y no olvides recopilar e incorporar en las socializaciones comentarios a lo largo de todo el proceso.

Trabaja para alcanzar tus metas

Lo siguiente será trabajar para lograr lo que te has propuesto. No hay una forma que sea la adecuada, esto varía de un proceso a otro, lo que es recomendable es usar una metodología preferentemente ágil y un sistema de trabajo donde haya mucha comunicación y retroalimentación. Es buena idea que sea flexible, iterativo y escalable.

Obtén resultados, valídalos, ponlos en función, socialízalos y comienza con una tarea nueva. Ve creando actitud innovadora, premia la implicación y el positivismo. Acata las críticas con buen ánimo y úsalas para mejorar. El que las diferentes áreas comiencen a proponer, a pedir o incluso a exigir cosas nuevas son muy buenas señales, solo ten cuidado de manejar correctamente las expectativas. Puedes crear un foro donde las personas propongan nuevas ideas innovadoras sin miedo a que caiga en el saco del olvido ni que parezcan tontas, toda idea es bienvenida.

¿Y luego qué?

Pues luego si todo salió bien vendrá una espiral continua de transformación, basado en ese pensamiento digital e innovador. Y a decir verdad no verás nada relevante que te marque que ya ha terminado si no sales y comparas con otras organizaciones, porque la innovación y la transformación se vuelven tan cotidianas que parecen normales. El golpe te lo darás el día que salgas a ver el resto del mundo.