Reuniones efectivas en tiempos del internet
El ritmo empresarial actual y su combinación con los nuevos dispositivos digitales conectados al internet nos han convertido en multifuncionales y casi que omnipresentes, estamos disponibles las 24 horas del día los 7 días de la semana.
Esta permanente disponibilidad para atender los temas personales y empresariales nos han convertido en tecno-dependientes de nuestros Smartphone, tablets y portátiles, pero más que de ellos de los programas que nos arrastran a estar atentos a su más mínima señal y si no suena en un período corto de tiempo comenzamos a sospechar que algo le pasa al dispositivo.
Bienvenidos al siglo 21, como dirían los Gurús que anticiparon estas realidades, el reto es ahora reconocer no sólo los síntomas sino construir alternativas y estrategias para hacer de nuestras reuniones espacios más productivos sin caer en la tentación de VOLVER AL PASADO decomisando aparatos, dejándolos fuera o pidiendo que los apaguen.
Dirigir reuniones puede tornarse en un desafío que exige altos niveles de creatividad para lograr cumplir con los objetivos por los cuales hemos invitado a un grupo de ejecutivos con agendas apretadas y con múltiples situaciones que resolver y por tanto nos corresponde asistir al espectáculo de reuniones donde todos estamos con deseos de prestar atención pero al mismo tiempo estamos en conversaciones virtuales, respondiendo correos y en el peor de los casos visitando nuestras redes sociales porque el tema de la reunión no tiene relevancia.
La revolución de las comunicaciones nos invita a re-descubrir el objetivo por el cual se crearon las reuniones en las organizaciones y generar alternativas que integren lo presencial con lo virtual, de tal manera que podamos aprovechar al máximo las nuevas tecnologías con las contribuciones requeridas de quienes participan en las reuniones.
Atrás quedaron las épocas donde los ejecutivos pasaban más horas en un aeropuerto que en su oficina, donde los hoteles eran el segundo hogar que permitía extrañar la familia y donde se disfrutaba de tertulias gastronómicas que nos hacían sentir ciudadanos del universo. Esos tiempos donde viajar era un imperativo para asegurar el éxito de la gestión empresarial está siendo revaluada y es ahora una alegre reminiscencia que los gerentes financieros ya no quieren recordar.
La realidad es que hoy podemos asistir a las reuniones mediante vídeo conferencia y ni siquiera necesitamos estar en un sitio fijo, lo podemos hacer desde un sitio público o estando en pleno movimiento. Las alternativas que ofrecen los Smartphone permiten conectar grupos completos a una conversación virtual y/o que puede ser coordinada desde una sala de conferencias corporativa representan un valor agregado a la eficiencia y la productividad.
Aún falta camino por recorrer en esta responsabilidad de hacer de las reuniones espacios donde se mejora la efectividad; desde reconocer si realmente la reunión era necesaria, definir el número y calidad de los invitados hasta asegurar que la reunión tenga un comienzo y un final (en mucha ocasiones sabemos a qué hora comienza pero no a qué hora termina).
Otro aspecto, que representa un desafío a quienes dirigen una reunión, tiene que ver con la capacidad de asegurar niveles de atención que resulten productivos durante la reunión.
Qué hacer cuando los asistentes llevan portátiles y están escribiendo permanentemente?, asumimos que está tomando notas de la interesante disertación del orador?, estará respondiendo correos?, preparando quizá su propia intervención?. Qué hacer con los que están escribiendo en su Smartphone?, será que están llevando las memorias?, respondiendo chats?, en fin, se trata de un reto a la imaginación que pone a prueba la creatividad.
No olvidemos que algunas de las características de las reuniones efectivas tienen que ver con los siguientes aspectos:
- Tienen un tema claro y específico por tratar
- Asisten los que tienen que ver con el tema y pueden tomar decisiones
- Tienen una duración definida.
- Los asistentes saben cuál es su contribución y llegan preparados
- Las intervenciones están orientadas al logro del objetivo de la reunión
- Se evitan los espacios de casuística innecesaria
- Se permite y valora que haya diferencia de opiniones
Esta breve reflexión se orienta a motivar a todos los que tenemos que convocar y dirigir reuniones para que incorporemos más temprano que tarde el uso de las nuevas tecnologías, de tal manera que podamos favorecer la participación de quienes están en otras latitudes pero cuya contribución resulta valiosa en la gestión que realizamos. Es una invitación para que compartamos las estrategias que estamos utilizando y quizá de esta manera podamos ayudarnos mutuamente.
