Organice reuniones de negocio efectivas

ANTES DE LA REUNION

1.- Antes de convocarla, analice si es la mejor forma de cumplir el objetivo comunicacional. Considere las alternativas: enviar e-mail, escribir un memo, una llamada en conferencia, una video conferencia, o una presentación

2.- Defina que debe lograr de la reunión para considerarla exitosa. Puede ser una decisión, ideas, consenso, un compromiso, etc.

3.- Defina la agenda de la reunión, es decir, la secuencia de tópicos que debe tratar para cumplir el objetivo. Asegúrese que todos los participantes reciban la agenda detallada.

4.- Para cada tópico a tratar, defina la forma en que lo hará. Puede ser discusión, presentación, tormenta de ideas, etc. Defina igualmente el tiempo necesario para cada uno.

5.- Decida quienes deben participar en la reunión. Debe ser el mínimo necesario de personas con el cual se pueda cumplir el objetivo a cabalidad.

6.- Defina dónde debe hacerse la reunión. Piense en la comodidad de los participantes, y en las posibles influencias externas.

7.- Decida cuándo se debe llevar a cabo la reunión.

8.- Confirme con todos los participantes. Asegúrese que entienden la agenda, y que están preparados para trabajar.

DURANTE LA REUNION

1.- Llegue temprano. Si lo hace, podrá seleccionar el mejor puesto, preparar su material y prepararse a sí mismo.

2.- Comience a tiempo.

3.- Presente cada tópico de la agenda, indicando la forma en que se tratará cada uno, y el tiempo que se le dedicará.

4.- A 5 minutos del límite de tiempo pautado para cada tópico, alerte a los participantes.

5.- Tome notas. Mantenga una pizarra donde escriba los temas no terminados, las ideas que surjan, etc.

6.- Al finalizar, resuma, concluya y verifique los compromisos de los participantes.

7.- Agradezca a los participantes.

DESPUES DE LA REUNION

1.- Prepare un resumen corto y claro de la reunión, con énfasis en las decisiones y compromisos alcanzados. Distribuya este resumen entre los participantes, y aquellos que no participaron pero están involucrados.

2.- Evalúe si se cumplieron los objetivos.

3.- Contacte a aquellos participantes que hicieron algún compromiso durante la reunión, y asegúrese que cumplan lo prometido.

4.- Agradezca nuevamente a aquellos participantes hayan hecho contribuciones extraordinarias durante la reunión.

5.- Hable con aquellos participantes que permanecieron callados, o que expresaron alguna reserva con los resultados de la reunión.

Billy Vaisberg

Billy Vaisberg

Ingeniero de Sistemas (Universidad Metropolitana), MBA (University of Michigan). Marketing Digital, SEO, Negocios Online. Director de degerencia.com

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2 comentarios sobre “Organice reuniones de negocio efectivas

  • el marzo 8, 2018 a las 5:55 pm
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    Me parece buen buenas las recomendaciones para reuniones pero me gustaria algo para mis ejecutivos de ventas

  • el marzo 8, 2018 a las 5:56 pm
    Permalink

    muy bien muy sustancioso, como en pocas palabras se puede decir tanto. Felicidades

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