Lo que todo Gerente de Proyecto debe saber (parte IV)

Este grupo de artículos contiene una serie de tips útiles en el Ciclo de Vida de todo Proyecto.

El recurrente “Reunismo” empedernido

Generalmente cuando se nos invita a una reunión pensamos o escuchamos expresiones tales como: “De nuevo a perder el tiempo”, “tengo mucho trabajo y no puedo asistir por que nunca se termina a tiempo”, “reunión y más reuniones, ¿por qué nunca se llega a algo concreto?”, “me la paso de reunión en reunión, ¿cuándo comenzaré a trabajar?”, “increíble, creen que tengo tiempo para perder”, entre otras más.

Indiscutiblemente toda reunión debe necesariamente ser planificada, no solo el día y la hora, es fundamental analizar y planificar bien la agenda (los puntos a tratar), todo punto a tratar debe necesariamente estar acompañado de tiempo de duración, responsable de cada punto y estimar las posibles intervenciones.

Las reuniones deben estar contempladas en el cronograma del proyecto y toda reunión imprevista, no contemplada en él, necesariamente no puede exceder más de dos horas y debe ser a primera hora de la mañana o dos horas antes de la culminación de la jornada laboral y por favor, no se adueñe del tiempo de otros.

Toda actividad viene acompañada de…

A la hora de sentarnos a definir actividad por actividad, debemos tomar en cuenta que dicha información va dirigida a cuatro áreas distintas del saber:

1. Planificación
2. Seguimiento y control
3. Proyecto

3.1. Área de presupuesto
3.2. Área técnica

El definir una actividad, no solo comprende el darle un nombre y una descripción, esto es tan solo la introducción del trabajo a realizar para darle forma, color y textura a dicha definición.

Para la construcción de la definición de toda actividad se debe contemplar como mínimo:

1. Nombre
2. Descripción
3. Alcance
4. Fechas

a. Inicio más cercano (IC)
b. Terminación más cercana (TC)
c. Inicio más lejano (IL)
d. Terminación más lejana (TL)

5. Duración
6. Personal involucrado en la ejecución (área del proyecto, nombre, apellido, teléfono, correo electrónico de la o las personas)
7. Responsable de la actividad (área del proyecto, nombre, apellido, teléfono, correo electrónico de la persona)
8. Evidencia que soporta y avala la ejecución
9. Nombre de la actividad Predecesora
10. Nombre de la actividad Sucesora
11. Costo asociado (compra de equipo, viáticos, material de oficina)
12. Peso (%) de la actividad con respecto a la actividad macro a la que está adscrita, si dicha actividad es una actividad macro, el peso será con respecto al proyecto. El valor numérico de dicho peso se definirá con respecto a la importancia, complejidad y duración de dicha actividad.

La construcción de la definición de todas y cada una de las actividades es un proceso multidisciplinario; usted (Gerente de Proyecto) debe sentarse, como mínimo, con cada responsable de actividad, con el responsable de la planificación, con el responsable del presupuesto, con el responsable del seguimiento y control del proyecto y en conjunto, construir dicha definición.

La Santísima Trinidad

El consultor independiente norteamericano, Paul Waggoner, MBA, PMP, MCSE, CHP, CHSS de Waukee, Iowa, EE.UU. (con más de 20 años de experiencia en el mundo de la informática asociada al área de salud, tecnologías de la información y la seguridad), nos dice [1]:

“El reto para el gerente del proyecto, especialmente cuando se trabaja con un equipo nuevo, es transmitir la esencia de la gestión de proyectos en una visión de 30 minutos, sin abrumar al equipo con los detalles de la metodología. […] su desafío como primero al mando es el de transmitir, de la forma más concisa posible, un punto principal que los miembros del equipo se llevará una vez terminada la reunión: la \»Santa Trinidad, también conocida como la triple restricción\».

Y nos sigue diciendo: “Gráficamente, la Santísima Trinidad está representada por un triángulo equilátero con sus tres puntos etiquetados tiempo, costo, alcance y justo en el centro se encuentra la calidad del proyecto. Esta representación geométrica del proyecto, ilustra que el aumento de la longitud de cualquiera de los tres lados obliga a un cambio correspondiente en al menos uno de los otros lados del triángulo, con una incidencia directa sobre la calidad del proyecto. Haga notar que esta relación fija entre las tres limitaciones explica por qué definir el alcance se convierte en un primer paso crítico, y una limitación primaria”.

[1] Barbee Davis (2009). 97 Things Every Project Manager Should Know, Collective Wisdom from the Experts. O’Reilly Media, Inc.