La capacitación como herramienta estratégica para enfrentar los cambios del entorno

Los factores económicos y tecnológicos mundiales obligan a que las empresas requieran un cambio constante en sus procesos, sistemas y métodos de trabajo.

Estos cambios no solamente se encuentran enfocados a la modificación de: tecnología, herramientas, infraestructura, horarios, políticas, etc.; sino que también a la perspectiva de las aptitudes y actitudes del personal que esta laborando en la misma organización.

¿Cómo poder cambiar a las personas, si es un secreto a voces, que siempre habrá cierta resistencia por parte de ellos? Seguramente ha dispuesto ideas sobre implementar: condiciones, reglas, carteles, juntas, avisos, entrevistas o cualquier otro tipo de alternativas de comunicación interna que pudiera facilitar la transmisión de una información que lograría nuevas expectativas de adaptación. Pero, ¿será esto suficiente?… por su puesto que no, se requieren varias estrategias por implementar.

Lo que me gustaría tratar en esta ocasión es enfocarme a una de ellas que es la capacitación. Sí así es, la herramienta que por excelencia, nos puede ayudar a tener sistematizadamente un proceso en el que nos podría facilitar el cambio necesario para que el personal de la empresa tenga mejor visión de las ventajas y beneficios del mismo.

Antes de continuar, es importante resaltar que la capacitación debe verse como una inversión para su capital humano; debe dejarse atrás la idea antigua y errónea de que era inútil y costosa el plantear el entrenamiento de los individuos que trabajan en una organización. Actualmente es una necesidad.

El contar con un área específica de desarrollo del personal es útil para este tipo de situaciones, pero si no posee colaboradores que sean especializados en esta área, no se preocupe, porque en ocasiones objetivamente es más recomendable acudir a una consultoría de capacitación con la que de manera profesional será el agente facilitador para adaptar a su personal al cambio requerido.

Lo importante aquí es que debe cumplirse un proceso sistemático que será clave para que la actividad del entrenamiento sea redituable. Veamos a continuación los pasos elementales:

1.- Hacer un estudio de detección de necesidades de capacitación.

Como primer paso de la capacitación, empresa – capacitador – directivos – empleados, deben: intercambiar información a través de la utilización de las herramientas de recopilación de datos, consultar documentos técnicos de planeación y operación, registros, bitácoras y reportes de evaluación de desempeño del personal.

Establecer este tipo de investigación ayudará a obtener los datos más certeros y reales de lo que está sucediendo realmente en la empresa, además de determinar las prioridades de capacitación para su personal.

Con esta información, la empresa se puede dar cuenta si realmente el adaptarse al cambio implica no solamente dar un entrenamiento técnico o específico sobre un tópico o actividad que se suponía era únicamente necesaria; gracias a este análisis, se puede decretar si va más allá de lo especulado.

En varias en varias ocasiones, me he topado con situaciones en las que además de un entrenamiento técnico, es necesario dar un curso de sensibilización sobre: valores e identidad cultural, motivación, comunicación, trabajo en equipo, compromiso… es decir, situaciones de tipo actitudinal, que si no es contemplado en un programa de desarrollo del personal, de nada servirá en las estrategias de cambio que desea implementar la organización.

2.- Elaborar y estudiar un reporte del diagnóstico

Los datos obtenidos tienen que ser jerarquizados en el orden de importancia y lugar crítico de su acción, cuáles revisten prioridad de resolución y cuáles “podrían esperar” un lapso más de intervención.

La información recopilada, debe ser analizada entre los directivos y el capacitador, de tal manera que se puedan establecer las medidas necesarias para comenzar con el proceso de la impartición de ese entrenamiento.

La apertura de la disponibilidad de los directivos de la empresa será fundamental para autorizar la puesta en marcha de las acciones del cambio, en este caso, serán los que determinen los tiempos y lugares necesarios para realizar la actividad.

3.- Planificar y organizar la capacitación

El papel del capacitador será fundamental en esta etapa, debido a que su experiencia y conocimientos pedagógicos entrarán en el proceso de crear y diseñar un curso que sea efectivo para intervenir y resarcir las debilidades o limitaciones que obstaculizan los procesos de cambio y desarrollo de la organización.

Una herramienta de presentación del curso, para que se dé su aprobación final, es el desarrollar una carta descriptiva en la que se contenga:

• El nombre del mismo.
• Objetivos.
• Orientaciones de aplicación.
• Competencias que se adquirirán al finalizarlo.
• Temáticas a tratar.
• Estrategias de enseñanza y aprendizaje a emplear
• Material didáctico a utilizar.
• Fechas y tiempo específico de impartición del entrenamiento.

Con esta herramienta el capacitador podrá determinar los factores: cognoscitivos, presupuestarios, y de infraestructura, necesarios que podrán complementarse a la acción de un curso real que se oriente a la efectividad de los cambios y desarrollo del personal.

El capacitador podrá coordinar los esfuerzos de logística necesarios para que los cursos sean atractivos y tengan una ejecución favorable para todos: participantes, instructores, empresa.

Es importante que al momento de informar a los empleados sobre la asistencia a los cursos, sea tratado este asunto de manera suavizada, es decir, no imponer o forzar a sus colaboradores a participar en este tipo de eventos; la experiencia ha dejado ver que, a muchos de ellos no les gustará presentarse, porque será una carga adicional de trabajo, y para algunos, todavía lo verán como una pérdida de tiempo en la que esperan una compensación económica solo por asistir.

Lo recomendable es que se les venda la idea sobre los beneficios laborales, formativos y sociales a los que se harán acreedores al recibir un entrenamiento; con la aprobación y ayuda de los directivos de la empresa, sería fabuloso que se les motivara desde el punto de vista de las relaciones intra e intergrupales, haciéndoles un evento que convivencia (una comida, presentación, etc.) el día en que se desarrollaría por primera vez un curso para el personal dentro de la empresa. Pero si se trata de una organización que anteriormente le ha proporcionado cursos a su personal, se recomienda que tengan en consideración algún tipo de incentivo laboral (puntaje en su tabulación de desempeño, día económico, ajuste en un horario de la jornada, etc.).

Sabemos que será obligación del trabajador asistir a los cursos de capacitación, pero veamos el lado humano de nuestro personal, si queremos tener colaboradores involucrados y comprometidos con la empresa, comencemos a darles la asistencia necesaria para que todo se logre bajo el esquema “ganar – ganar”.

4.- Ejecutar el curso de capacitación

Esta es una tarea eminente del capacitador o instructor, los consultores en capacitación sabrán exactamente qué es lo necesario hacer para impartir adecuadamente el curso. Me gustaría enfocarme con aquellos colaboradores que forman parte de una organización y les han encomendado hacer la labor de este trabajo de capacitación.

Es importante el ser creativos e innovadores en el proceso de transmitir conocimientos y compartir experiencias, existen una diversidad de fuentes bibliográficas en las que se les da ciertas estrategias pedagógicas para impartir un curso. Les recomiendo puedan revisar las recomendaciones de enseñanza y aprendizaje necesarias para el mismo.

Lo que sí quiero compartir es que no hay una receta de cocina sobre el manejo de los grupos que participan en los cursos, todos tienen una particular característica que en ocasiones facilitan o delimitan el desarrollo adecuado del entrenamiento. Aquí la creatividad y experiencia del capacitador debe “salir a flote” para tratar adecuadamente el desarrollo del curso y lograr eficientemente los objetivos del mismo.

Durante la impartición del curso, no hay que olvidar al menos, los siguientes aspectos:

• Apoyarse de medios visuales y auditivos.
• Darle prioridad a los ejemplos, aplicaciones y experiencias.
• Hacer la exposición interactiva.
• Conjuntar actividades en equipo e individuales.
• Involucrar a todos los participantes.
• Acercase con los más introvertidos, distraídos o indiferentes del curso y hacerlos participar.
• Retroalimentar constantemente.

5.- Evaluar el entrenamiento

La actividad posterior a la transmisión del curso es crítica para el desenvolvimiento de futuras intervenciones del desarrollo humano, porque dará pauta a la continuidad de aquellas necesidades encontradas desde un principio.

La evaluación del entrenamiento tiene que estar contemplada desde varios puntos de vista, los cuales por experiencia, ayuda a fortalecer cada vez más los procesos de planeación, organización e impartición de los cursos; entre los aspectos evaluativos a considerar se tienen:

• La evaluación de los conocimientos adquiridos de los participantes (a través de un examen tradicional, solución de problema, simulación, aplicación, etc.)
• La evaluación de la didáctica empleada desde el punto de vista del participante (interrogando sobre asuntos relacionados al: material, información, desarrollo, infraestructura, etc.)
• La autoevaluación del capacitador (crítica objetiva sobre su desempeño desde el escenario de la planeación hasta evaluación del curso)
• La evaluación del coordinador, empresario, directivo o encargado de la empresa (calificando el desempeño, prestación de servicio del capacitador, disponibilidad del trabajador, actividades desempeñadas, etc.)

Estos tipos de evaluación que he presentado son en primera instancia las que se recomienda hacer una vez que se ha terminado el curso, pero hay otra que no hay que olvidar y que es importante darle un trato en particular y que es el punto siguiente que propongo en este proceso de entrenamiento.

6.- Seguimiento

Obviamente no queremos dejar en el olvido los puntos importantes enseñados y acordados en el curso; el darle seguimiento a que los participantes realmente comiencen aplicarlo en sus labores de trabajo (ya sea técnica o de comportamiento), será fundamental y será el detonante para afirmar que la intervención educativa que se le dio a la empresa, favoreció a los cambios, adaptación e implementación de estrategias necesarias para la competividad con su entorno.

Lo que recomiendo es utilizar las acciones del mentoring para darle seguimiento y ver que todos se van acoplando a los cambios necesarios.

El definir un mentor que monitoree el desempeño de sus compañeros de trabajo, es una buena estrategia para que se vayan:

• Aclarando: dudas que aún se hayan quedado del curso y nuevas acciones de trabajo que se implementaron.
• Adoptando nuevas costumbres y hábitos mejorados de relación laboral.

El definir un mentor, será tarea conjunta que se tuvo que definir desde el fin del curso y que es recomendable que sea acordado entre: el capacitador (quien vio quién destacó o generó más fácilmente los conocimientos del curso), el jefe (quien puede afirmar o cambiar las alternativas de elección por conocer más a los trabajadores), el directivo o empresario (quien dará su voto aprobatorio y respaldo de la forma de darle seguimiento).

Estas acciones de seguimiento favorecerán a darle la continuidad a un plan de entrenamiento y se pueden tomar los resultados como referencias para intervenir nuevamente. Los consultores en capacitación, tendrán sus estrategias sobre el servicio prestado para monitorear e incrustarse a las nuevas necesidades en las que podrían ser los facilitadores del desarrollo de la empresa.

Por último, quiero comentar que el tratar el tema de capacitación es amplio e interesante por ser un área que es vigente e importante tomar en cuenta si una empresa aspira a ser competitiva y productiva en los aspectos que su entorno le exige y en los cambios que necesariamente debe realizar.

Lo que en este artículo quise compartir fueron los aspectos más sobresalientes de un proceso de capacitación, que gracias a mi experiencia que he tenido en esta rama de la administración del personal, he podido compartir en varias organizaciones con resultados satisfactorios para todos los que se han involucrado.

La invitación es que se mantengan con la idea de que el personal de una empresa debe tener una educación continua en todo tipo de aspectos: académicos, laborales, técnicos, de actitudes y aptitudes, que ayudarán al desarrollo no solo de la persona sino también de la organización que los administra; y el utilizar un proceso de capacitación como estrategia, será fundamental para el logro de estos objetivos.