Documentación de embarque internacional – guía práctica

DOCUMENTACIÓN DE EMBARQUE – ¿Qué es y como se compone?

Como tal se designa al conjunto de documentos representativos de una transacción comercial internacional y del embarque efectuado en particular. Básicamente se compone por la factura comercial, el conocimiento de embarque, certificado de origen y lista de empaque.

Los contenidos de los distintos documentos deben concordar entre si en su totalidad, referenciando los datos a la factura pro forma que diera origen a la operación comercial.

De acuerdo a los requerimientos bancarios y de lo oportunamente acordado entre el exportador y el importador, los documentos de embarque originales pueden viajar con el medio de transporte o ser remitidos por separado.

FACTURA PRO FORMA – ¿Qué es y qué datos debe contener?

Es un documento mediante el cual el exportador indica a su potencial cliente la intención de venta de una mercadería. No es factura de cobro y debe indicar un determinado plazo de validez respecto de las condiciones en ella establecidas, pues de lo contrario no se considera oferta en firme.

Para su confección, generalmente se utilizan hojas membrete de la empresa. La descripción de la mercadería debe ser lo mas detallada posible tanto en el plano comercial como el técnico.

En general incluye la siguiente información:

• Nombre, dirección y teléfono del Exportador.
• Factura Pro Forma N°
• Fecha y lugar de emisión.
• Datos del Importador.
• Cantidad y descripción de la mercadería.
• Precio unitario. Precio total. Moneda de pago.
• Condiciones de entrega. (Incluir Incoterm acordado, por ej. FOB, CyF, etc.)
• Plazo y forma de pago. (por ej. Carta de Crédito)
• Validez de la oferta.
• Firma del exportador.

FACTURA COMERCIAL – ¿Qué es y qué datos debe contener?

Es el documento en el que el exportador fija la descripción y el importe de las mercaderías despachadas. En algunos casos es intervenida en el extranjero por la autoridad del país importador, convirtiéndose en lo que en la documentación internacional se denomina Factura Comercial Visada.

En general incluye la siguiente información:

• Nombre, dirección y teléfono del Exportador.
• Nombre, dirección y teléfono del Importador.
• Fecha y lugar de emisión.
• Cantidad y descripción técnica de la mercadería.
• Precio unitario. Precio total. Moneda de venta.
• Condiciones de venta según Incoterm acordado (por ej. FOB, CyF, etc.)
• Plazo y forma de pago. (por ej. Carta de Crédito)
• Peso bruto, peso neto.
• Cantidad y tipo de bultos en los que se ha distribuido la mercadería
• Medio de transporte
• Firma del exportador.

CONOCIMIENTO DE EMBARQUE – ¿Qué es y que datos debe contener?

Es el documento emitido por la compañía de transporte internacional que a) prueba que la mercadería ha sido recibida embarcada en un determinado medio de transporte o que ha sido recibida para su embarque posterior; b) es el titulo probatorio de la propiedad de la mercadería, lo que permite que el tenedor de las copias negociables reclamar la entrega de la misma; c) es el documento probatorio del contrato de transporte en el que se fijan las condiciones en que el mismo se efectúa.

Estas condiciones son plenas para el transporte marítimo, pero para el transporte terrestre y aéreo, técnicamente no constituyen un titulo de propiedad de la mercadería, aunque en la practica y a los efectos del despacho aduanero de importación es reconocido como tal.

En general incluye la siguiente información:

• Datos del Exportador.
• Datos del Consignatario
• Datos del Importador.
• Fecha y lugar de emisión.
• Detalle de la carga: peso, cantidad, volumen, bultos, descripción.
• Flete , si es pagado o pagadero en destino y monto.
• Marcas y números.
• Declaración del valor de la mercadería.
• Estado de la carga (mercadería, envase o embalaje) que descartan la responsabilidad del transportador sobre los riesgos que pueda correr la mercadería. Se denomina LIMPIO si no se observan defectos en el momento de la carga, o SUCIO cuando el transportista denuncia expresamente el estado defectuoso de la mercadería, su envase o su embalaje.

CERTIFICADO DE ORIGEN – ¿Qué es y qué validez tiene?

Este documento certifica el origen y la procedencia de las mercaderías de exportación. Se utilizan en el país importador a los efectos de la aplicación de los tributos aduaneros conforme al origen, ya que pueden existir acuerdos de preferencia arancelaria entre los países involucrados, y también para el control de cupos o contingentes de importación.

Si bien cada país beneficiario determina el organismo autorizado para emitirlo, generalmente son designadas las Cámaras de Comercio, Cámaras Binacionales o Cámaras de Exportadores.

Se emite en Original y 2 copias y no puede tener enmiendas ni raspaduras. Su plazo de validez es de 180 días desde que es emitido y no puede tener fecha anterior a la de la emisión de la factura comercial que ampara el embarque.

LISTA DE EMPAQUE – ¿Qué es y que datos debe contener?

Es el documento donde el exportador detalla las características de embalaje de la mercadería de un embarque particular.

El kilaje neto aquí establecido deberá coincidir con lo indicado en la factura y su peso bruto con el referenciado en el documento de transporte.

En general incluye la siguiente información:

• Datos del Exportador.
• Datos del Importador.
• Fecha y lugar de emisión.
• Marcas y números de los bultos.
• Modo y datos del medio de transporte.
• Detalle de la cantidad de bultos.
• Peso y detalle de la mercadería contenida en cada uno de los bultos.
• Total de los pesos bruto y neto.
• Tipo de embalaje.
• Firma del exportador.