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Desarrolle habilidades para trabajar en grupos

Resumen: La categoría de grupo no es considerada como cualquier agrupación de personas. El saber operar con esta categoría requiere de claridad sobre su significado, peculiaridades, evolución y el uso de habilidades que permitan desarrollar un área pública que integre a los diferentes miembros del grupo. Un instrumento de mucha utilidad para el fortalecer la unidad de los grupos es la Ventana de Johari.

Palabras claves: Grupo, interacción, objetivos, tiempo, reglas, estructuras, clima, cohesión, difuso, asociativo, cooperativo, colectivo, Ventana de Johari, reglas de trabajo en grupo, creatividad, métodos, braing strorming, Delphy, grupos nominales.

Creo que antes de hablar de herramientas que nos pueden ayudar a trabajar los grupos con mayor habilidad, es necesario identificarnos con esta categoría. Por eso, ante todo, pienso hay que tener claro ¿qué podemos entender es un grupo?

Regularmente, en las actividades que realizo cuando hago esta pregunta casi a coro las personas me responden, “cualquier reunión de dos o más personas que tengan un objetivo común”.

De ahí les pregunto, entonces ¿una reunión de personas en la sala de espera de un aeropuerto, listos para embarcar, es un grupo? Ya aquí la respuesta no es tan a coro, unos dicen que sí, otros dicen que no. En este caso la siguiente pregunta es obvia ¿por qué sí o por qué no?

El sí es evidente, porque son personas que pretenden alcanzar un mismo objetivo. El no toma la tendencia de declarar que el problema es que no se conocen, aunque tengan el mismo objetivo.

Es en este momento de donde sale entonces la primera definición, al expresar. Efectivamente, no la agrupación o reunión de cualquier conjunto de personas es un grupo. Para el campo de trabajo que nos interesa, un grupo es “una reunión de personas que tienen la posibilidad de interactuar con sentimiento de unidad en función de uno o más objetivos y que permanecen en el tiempo”

Desde otra óptica, visto de acuerdo a la descripción que da Edgar Shein, el dice: “En términos psicológicos, un grupo es un cierto número de personas que actúan recíprocamente entre sí, que son consciente psicológicamente de ellos mismos y que se perciben como grupo”

Luego, en cualquier definición queda claro que la simple reunión de personas no significa que estemos en presencia de lo que conceptualmente se reconoce como un grupo. Hay palabras claves que identifican un grupo, por un lado es fundamental que las personas tengan la posibilidad de interactuar, por otro que sean conscientes de ellos, o sea, tengan un sentimiento de unidad, que tengan un objetivo pero que, además, interactúen en el tiempo. Es decir, es vital para que actúen como grupo que puedan permanecer unidos interactuando durante un tiempo.

De este concepto podemos derivar ciertas peculiaridades que debe tener un grupo. En primer orden, se hace evidente que la primera peculiaridad que tiene que tener un grupo es la de la interacción y esta interacción tiene que existir a partir de la relación que exista entre sus miembros, que no puede ser ocasional, sino que tiene que ser permanente en el tiempo.

Por otro lado, los objetivos que tiene cada individuo deben responder en igualdad de intereses a los del grupo. Es esto lo que definirá la otra peculiaridad, la de tener una identidad común entre motivos y metas.

Todo grupo, en su comportamiento, sigue determinadas reglas, sus propias reglas, que le sirven para controlar la conducta de sus miembros. Estas reglas a veces están definidas explícitamente o pueden ser explícitas, donde todos las conocen y no es necesario declararlas o hacerlas escritas. Sabemos que, a veces, en los grupos de niños que juegan pelota en el barrio, hay uno que es dueño de la pelota, el bate y los guantes y entonces declara “Yo soy el dueño de esto, así que si no juego me voy y se acabó todo”. Esta es una situación obviamente para reír pero que, en el marco de la inocencia del grupo ellos intuitivamente definen sus reglas. O sea, que otra peculiaridad de los grupos es que definen sus normas.

En todo grupo, además, hay otra peculiaridad, que es la de tener un estructura determinada, que está asociada al sistema de relaciones dentro del grupo. Cada miembro juega un rol y ese define la estructura del grupo e identifica a sus líderes.

También se nos hace evidente que en cada grupo hay un clima que es el que prevalece, es su estado de ánimo, que puede variar por momentos pero, que da una tendencia en el tiempo. En este clima pueden influir determinados factores, unas veces externos, como la situación en la que se encuentra uno o varios miembros al transportarse de su casa al trabajo y que lo pueden hacer agresivo, aunque como tendencia el grupo sea un grupo cooperativo. Al igual pueden influir problemas de la propia organización que desestabiliza a los miembros en un momento dado, como por ejemplo problemas de carácter organizativo que hacen que un grupo no sienta la necesidad de trabajar por proyectos nuevos e ilusionantes o, tal vez problemas de tipo material, como puede ser la comida del comedor o la falta de materiales en la línea de producción, que retrasa el trabajo y exige, en otro momento, una mayor intensidad de trabajo.

Finalmente, está la peculiaridad de la cohesión, que expresa el sentimiento de pertenencia al grupo y la solidaridad entre sus miembros. La cohesión delimita lo que esta presente y le pertenece, así como lo que está fuera del grupo, que no es aceptado por este. Sin embargo, mientras mayor es la cohesión de un grupo sus valores, normas y actitudes definirán una mejor conducta. Hay situaciones como el tamaño del grupo, sus intereses, las tareas que realizan, la comunicación que desarrollan, las recompensas que reciben como grupo, entre otras, que pueden ser un factor importante en una mayor cohesión grupal.

Como vimos anteriormente, la variable tiempo es clave en la formación de un grupo. Es decir, un grupo no sólo se caracteriza porque sus miembros tienen la posibilidad de interactuar en función de un objetivo, sino que como grupo se van a desarrollar en la misma medida que el tiempo transcurra y se vayan esclareciendo las incógnitas que están presentes en cada uno de los miembros del grupo.

Esto hace que un grupo pase por diferentes momentos o etapas. Una primera etapa es la de encontrarse el grupo en un estado difuso. Un grupo difuso es aquel que se caracteriza sus miembros no se conocen bien, ni tienen claridad de la magnitud de tarea que tienen que emprender, los propósitos personales se desconocen y se trata de evitar conflictos. Es decir, en esta etapa el grupo tiene que resolver problemas de ajustes individuales de cada uno de sus miembros para que sus destrezas sirvan para aliviar el trabajo del resto de los miembros del grupo. En este tiempo es importante la franqueza de cada una de las personas que integran el grupo y que la comunicación sea espontánea.

La siguiente etapa en la evolución de un grupo es la de asociativo y caracteriza porque el grupo comienza a organizarse, hay una mayor definición de los roles, se desea una estructura formal, se corren riesgos en planteamientos, aunque aún la identidad es débil, hay objetivos personales dominantes y el jefe del grupo juega un papel determinante.

La otra etapa es la donde el grupo se vuelve cooperativo y en tal sentido predominan los objetivos del grupo, las personas controlan su ego y la comunicación y el sentimiento de pertenencia aún es mayor. Los procesos son claros, cada uno tiene un plan de acción y se encuentra alineados de manera tal que cada uno tiene la sensación de que van en la misma dirección, así como habrá una ejecución disciplinada en la solución de problemas.

La última etapa en la evolución de un grupo es la de que el grupo se transforma en un colectivo o equipo de trabajo, donde el grupo alcanza un grado de madurez que tienen un alto sentido de pertenencia y de cooperación. La confianza mutua es total y la creatividad es alta, donde uno reacciona antes de que le pidan ayuda. Como ley inexorable de la vida el grupo cuando llega a esta etapa tiende a su renovación, es decir debe ser renovado paulatinamente por nuevos miembros que se integran y que deben asumir la cultura del grupo.

Un instrumento de mucha ayuda en la evolución de un grupo es la llamada Ventana de Johari:

ventana de johari - evolucion de un grupo

La ventana de Johari parte de considerar dos variables básicas. Por un lado está la visión que uno tiene de sí mismo mientras por otro lado la visión que existe de los otros. Esto deriva una ventana compuesta por cuatro persianas.

El área ciega parte del conocimiento que tienen otros de usted pero, que no se le dicen. Mientras que el área oculta considera del conocimiento que usted tiene de sí mismo pero, que no está dispuesto a decirles a otros.

El área desconocida es un área bien interesante, es el conocimiento que usted puede tener de si mismo, aprendiendo sobre las áreas ciegas y ocultas. Finalmente, está el área pública, que es el área que refleja el conocimiento que usted y los otros tienen sobre sí mismo a través de sus conductas y palabras.

¿Cuál es el sentido que debe seguir esta ventana? ¿Aumentar las áreas ocultas o ciegas? No, para que un grupo evolucione y se desarrolle rápidamente buscando el camino de un colectivo es necesario que aumente su área pública y por ello la comunicación y la relación entre los diferentes miembros es una labor decisiva. En la misma medida en que el área pública se incremente en un grupo el mismo tiende a su integración, a lograr su mayor cohesión, a consolidar un clima de cooperación y ayuda mutua.

A manera de ejemplo puedo decirles que una vez me disgusté con un gran amigo por lo poco sensible que había sido con el fallecimiento de una amiga común. Si mi disgusto no se lo hubiera puesto de manifiesto, la información quedaría en mi área oculta. Sin embargo, el hacerle público mis criterios el amigo me informó como sus conceptos sobre la vida y la muerte habían cambiado cuando una hija de 5 años falleció repentinamente. Este simple intercambio consolidó aún nuestra amistad, entre nosotros y en el resto del grupo.

En otra ocasión iba en un avión con motores de hélices, en un vuelo nacional y repentinamente descubrí que uno de los 4 motores se estaba apagando. Ante esta situación mi reacción fue de rigidez, no sabía que hacer, me encontraba cerrado en el área desconocida. Cuando tomé un poco de conciencia lo hice público al de al lado y este, que era muy extrovertido, empezó a gritar, de manera que la aeromoza para tranquilizar al grupo tubo que dar cierta información sobre las características del avión para poder controlar al grupo.

Estos son dos ejemplos sencillos sobre el uso de esta útil herramienta para trabajar en grupos. Una herramienta para ampliar el área pública en los grupos son las reuniones, tanto las formales como las informales, aunque estas últimas son un marco más propicio para intercambiar opiniones, estados de ánimos y brindar criterios personales que pueden ir formando parte del grupo.

Por otro lado, un grupo para poder cumplir sus funciones tiene que trabajar en una fuerte interacción, tiene que comunicarse continuamente y tiene que buscar solucionar sus problemas de manera unida, con libertad, con la posibilidad de que todos puedan participar, con creatividad y sobre la base de un consenso de sus ideas.

Es decir, un grupo tiene que tener métodos para realizar su trabajo, tiene que dominar esos métodos y saberlos combinar según sea el caso. Dentro de los métodos más utilizados solemos trabajar con cinco:

  1. Las reglas de trabajo en grupo
  2. Los métodos creativos
  3. Los métodos de consenso
  4. El método de interacción
  5. El método de solución de problemas

Conclusiones:

  1. La categoría de grupo no es considerada como cualquier agrupación de personas. Son peculiaridades básicas de un grupo la interacción, el tiempo y los objetivos, unido a la estructura, el clima y la cohesión.
  2. El saber operar con esta categoría requiere de claridad sobre su significado, sus peculiaridades, su evolución en el tiempo y el uso de habilidades que con la aplicación de las mejores técnicas permitan desarrollar un área pública que permita la integración de los diferentes miembros del grupo.
  3. Un instrumento de mucha utilidad para el fortalecer la unidad de los grupos es la Ventana de Johari. Los que dirigen no deben dejar de conocer sus características y desarrollar habilidades en su manejo, ya que su uso permite un mejor y mayor desarrollo en la evolución de los diferentes grupos.
  4. Para cumplir sus funciones un grupo debe tener métodos que les permitan interactuar de manera grupal a partir de sus diferencias personales.

Carlos Diaz Llorca

Doctor en Ciencias Económicas (1986) y Doctor en Ciencias (2008). Profesor Titular, Centro de Estudios de Técnicas de Dirección. Facultad de Contabilidad y Finanzas de la Universidad de La Habana. Ha sido contador de empresas en la rama de la salud. En la Universidad de La Habana ha tenido diferentes...

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