Buenas prácticas para realizar reuniones efectivas

Muchas veces cuando se nos invita a una reunión pensamos o escuchamos expresiones tales como: “De nuevo a perder el tiempo”, o “tengo mucho trabajo y no puedo asistir por que nunca se termina a tiempo”, entre otras más.

Este artículo tiene como objetivo el dar a conocer las buenas prácticas para lograr realizar reuniones efectivas.

Una reunión puede definirse, según www.wikipedia.com, como el “evento en que dos o más personas se juntan para discutir un tópico predeterminado tal como la planificación de un evento de negocios, evento de la comunidad, etc. normalmente de manera formal”. Predeterminado significa que ya es conocido con anticipación.

Otra definición de los autores Vanderhaar, Riggs(2001), es “Juntarse unos con otros”, y afirman que \»se realiza para cumplir una meta de un grupo de personas, tomar decisiones, y tomar acciones, compartir información, identificar, desarrollar o juntar ideas, para buscar el apoyo del grupo u organización en el logro de una meta\».

La frecuencia de las reuniones pueden variar entre diaria, semanal, mensual, bimensual, trimestral, etc.

Previo a realizar cualquier reunión debemos hacer un listado de los participantes, notificarles y también enviarles la agenda de la misma.

La página www.effectivemeetings.com nos dice que no existen reglas para notificar a los invitados de una reunión sobre la misma, pero especifica que debemos considerar cuánto tiempo requerirán los invitados para revisar el material, preparar sus ideas, crear documentos o realizar investigaciones con el fin de estar preparados para nuestra reunión.

Por lo descrito anteriormente y otras razones las reuniones no pueden ser notificadas el mismo día en que serán realizadas ya que no sería aceptable, la única excepción sería el caso en que sea una reunión de emergencia. El incurrir en dicha práctica puede llevar a afectar la productividad y le roba el tiempo que la gente ha planificado para otra tarea.

Lo correcto es notificar con suficiente tiempo a los invitados para lograr que estas lleguen a ser más exitosas y productivas.

Si recibimos la invitación a una reunión debemos preguntar si se requiere que preparemos algo en avance si no se nos ha requerido. La idea es que los participantes puedan tener toda la información necesaria en sus manos previo a que comience la reunión y en la misma sólo deberán tomar decisiones, invirtiendo de esta forma menor cantidad de tiempo en la misma.

Respecto a las personas que participarán en una reunión, la página www.nwlink.com en su artículo publicado “Meetings” detalla que cuando nos preparamos a participar en una reunión debemos hacer lo siguiente:

• Conocer el propósito de la reunión y cuál es nuestro propósito al asistir
• Obtener toda la información que debemos llevar
• CVonocer la agenda que se seguirá y asegurarnos que nuestra agenda coincide con la de la reunión
• Conocer nuestro rol y el camino que debemos seguir
• Llegar a tiempo y estar en el salón de reunión hasta que la misma termine
• Tomar la reunión en serio, pero también divertirnos un poco mientras participamos en ella.

Para aquellos que no tenemos buen control de las reuniones la página www.effectivemeetings.com recomienda seguir los siguientes pasos:

• Reducir el número de reuniones que programamos
• Siempre crear una agenda y trazar un objetivo a lograr
• Seguir la agenda mientras se desarrolla la reunión, si llegan ideas nuevas anotarlas y programarlas para la próxima reunión.
• Realizar un análisis de costo de las reuniones. La idea es mostrar cuánto dinero se pierde al realizar reuniones que no son efectivas.

Siempre debemos tener en mente que las reuniones son actividades costosas si no llegan a ser efectivas, esto implica que las mismas deben de enfocarse como todas las demás actividades importantes de la empresa.

Una agenda debe contener: Lugar de reunión, qué deberán llevar los asistentes, qué se debe leer previo a la misma, los puntos que serán cubiertos, fecha y hora en que será realizada, lista de participantes y duración de la misma. Si la agenda no pudo entregarse con anticipación se puede distribuir al comienzo de la reunión y también se les puede preguntar a los participantes si desean incluir algún tema adicional.

Algunos expertos recomiendan invitar solamente a las personas directamente envueltas en el logro de la meta que se desea alcanzar en la reunión.

Si tenemos invitados que no ven nuestra reunión como una prioridad se sugiere el asignarles algún tema de la agenda e incluso el que lleven alguna información a la reunión sobre uno de los primeros temas a tratar. Cuando se ha planificado una reunión a la misma hora de la nuestra, una de las dos debe reprogramarse y asegurarnos que todos los invitados puedan asistir a ambas. Si tenemos invitados que llegan tarde se recomienda enviar un e-mail diciendo que hagan el esfuerzo de llegar temprano porque no se repetirá lo que se ha dicho.

Expertos en el tema afirman que las mejores horas para realizar reuniones son las 9:00a.m. (antes de comenzar el día) y 3:00 p.m. (después del almuerzo).

Las reuniones sólo deben realizarse si realmente son necesarias. Debemos tratar los temas que son del interés de todos primero y luego los que son más particulares, esto es para que las personas que no se les requiere estar en la reunión completa puedan retornar a sus puestos de trabajo.

Si la reunión normalmente se alarga la página www.effectivemeetings.com recomienda seguir los siguientes pasos para corregirlo:

1. Planificar la agenda cuidadosamente
2. Asignar que alguien lleve o controle el tiempo de reunión
3. Rechazar discutir puntos fuera de agenda (se debe tomar notas para incluirlos en otra agenda).
4. Evaluar el proceso de reunión al final de la misma

El tiempo de reunión puede ser acortado si se asigna la obtención de información o la revisión de documentos previo a que sea realizada.

También recomienda seguir los siguientes 10 mandamientos para lograr reuniones efectivas:

1. Siempre saber qué hora es (El tiempo es Dios en las reuniones)
2. Nunca olvide la razón principal de la reunión
3. Recordar la regla de oro en reuniones: “Rezar en público, criticar en privado”
4. No convenga reuniones fuera de las horas normales de trabajo, a menos que sea una emergencia.
5. No utilice grupos para llegar a conclusiones
6. No utilice las reuniones para destruir la carrera de otros
7. Mantenga separados los asuntos personas de los asuntos de trabajo
8. Recordar que el mejor modelo para las reuniones es la democracia, no la monarquía
9. Siempre prepare una agenda clara y circularla con anticipación entre los participantes
10. Termine una reunión programada regularmente cuando el propósito para realizarla ya no exista

Si se generan compromisos durante la reunión, estos deben quedar asignados e incluidos en un plan de acción en donde se establezca cómo mínimo el responsable y la fecha estimada de término. Lo ideal en este aspecto sería que cada participante tenga asignado uno de los puntos para que todos se envuelvan en la dinámica de la reunión. Las decisiones a que ha llegado el equipo deben ser documentadas.

Susan HeathField expresa en su articulo titulado “Effective Meetings produce results: Tips for meeting management” que debemos incluir los siguientes items para tener un plan de acción efectivo:

• El punto de acción específico
• El nombre de la persona a quién se le asignó el punto de acción
• La fecha en que se completará.

También nos dice que nuestras acciones después de la reunión hasta la próxima es algo crucial para el logro de los puntos del plan de acción. Las minutas deben publicarse a más tardar 24 horas después de sostenida la reunión.

Para cada reunión debe establecerse reglas. Carter McNamara, en su articulo “Basic guide to conducting effective meetings” nos sugiere cuatro poderosas reglas básicas que cultivan los ingredientes básicos necesarios para una reunión exitosa:

Participar, Mantener el enfoque, Mantener el momentum y alcanzar el cierre.
Una buena práctica es comenzar las reuniones a tiempo ya que de no ser así la práctica se convertiría en costumbre.

Conclusión:

Las reuniones son necesarias para mantener la comunicación en la empresa, realizar el trabajo en equipo y son de tanta importancia como cualquier otra actividad clave de la empresa ya que en ellas se: toman de decisiones, solucionan de problemas, intercambia información, planifica, entre otras.

Siguiendo las herramientas discutidas en este artículo podemos eficientizar más el trabajo nuestro y el de los demás.