Arquitectura Empresarial: Desafío Organizacional en la Transformación Digital

RESUMEN: 

La Transformación Digital, implica un cambio de paradigma de “como” cada organización llevará adelante en un futuro próximo, su negocio y sus objetivos estratégicos, ya sea reconvirtiéndose totalmente en sus procesos al mundo digital, o una parte de ellos que deben mejorar fuertemente lo que se hace en el mundo físico. La Arquitectura Empresarial es una Metodología para alinear la infraestructura tecnológica al negocio y las estrategias de la organización. Su aplicación y éxito, dependen de muchos factores organizacionales que exceden a los puramente técnicos.

Palabras Clave: Arquitectura Empresarial, Gobierno, Tecnología de la Información, Estrategia, Marcos de trabajo, Transformación digital

INTRODUCCIÓN

Actualmente las organizaciones son más complejas y necesitan de procesos de negocios más flexibles y eficientes, que estén alineados e integrados a la consecución de los objetivos estratégicos de la organización. Ya sea una organización pública o una entidad sin fines de lucro, en las cuales sus objetivos están orientados a brindar un servicio o cubrir una necesidad de la sociedad, como así también en las empresas privadas, en las cuales sus objetivos están orientados al crecimiento y a la renta. 

Para ello, las decisiones de inversión y selección de la Tecnología de la Información, deben ser acordes a dichos objetivos, y no funcionar como un compartimiento estanco. A su vez, los cambios permanentes en las tecnologías disponibles, como así también en su implementación para soportar los procesos de negocio, hacen muy difícil sostener dicha alineación e integración. 

Para colaborar con dicha problemática, existe una disciplina denominada Arquitectura Empresarial (AE), que modela la Arquitectura Tecnológica con el fin ya explicitado. 

Tal como lo expone Lankhorst, la Arquitectura Empresarial (AE) es un “Conjunto coherente de principios, métodos y modelos que se utilizan en el diseño y la realización de la estructura de una empresa, organización, procesos de negocio, sistemas de información e infraestructura”. 

Los principales fundamentos por los cuales se desarrolló esta disciplina, apuntan a  informar a la dirección de la organización, en un lenguaje accesible, cuál es la infraestructura actual y el modelo de infraestructura deseado, conjuntamente con una visión integrada y única para los tomadores de decisiones.

Esto permite disponer de instrumentos metodológicos que unifiquen criterios, vocabularios y formas de describir una situación y poder medir la relación de la inversión en TI con respecto a los resultados esperados del negocio, impactados por dicha inversión. 

Las 4 dimensiones de una Arquitectura Empresarial: 

∙ Arquitectura de Negocios (o de Procesos de Negocio) que define la estrategia de negocios, la gobernabilidad, la estructura y los procesos clave de la organización. 

∙ Arquitectura de Aplicaciones, que provee un plano (blueprint en inglés) para cada uno de los sistemas de aplicación que se requieren implementar, las interacciones entre estos sistemas y sus relaciones con los procesos de negocio centrales de la organización. 

∙ Arquitectura de Datos, que describe la estructura de los datos físicos y lógicos de la organización, y los recursos de gestión de estos datos. 

∙ Arquitectura Tecnológica, que describe la estructura de hardware, software y redes requerida para dar soporte a la implantación de las aplicaciones principales, de misión crítica, de la organización

Las actuales infraestructuras y tecnologías disponibles (web, mobile, cloud, big data, blockchain, internet de las cosas, realidad aumentada, etc.), hacen imposible que un profesional de tecnología pueda ser experto en todas. Menos aún un profesional que no es tecnología. Lo que sí es fundamental (y dada la creciente complejidad e integración de todas estas tecnologías), es disponer de marcos de “gobierno y gestión” de las mismas.

Entre los principales beneficios organizacionales que se esperan obtener al implementar “Arquitectura Empresarial”, están el aseguramiento de la interoperabilidad entre las plataformas y los sistemas, justificar cada decisión de TI en forma orgánica y disponer de un repositorio de conocimiento de la infraestructura que permitirá la trazabilidad de los estados, desde la línea base en adelante. 

FRAMEWORKS DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL ZACHMAN

El Framework o Marco de Trabajo de Zachman, se utiliza para el desarrollo de arquitecturas empresariales. Fue creado su autor en 1984 y se difundió por IBM en 1987. Es uno de los Frameworks de mayor difusión en la temática, junto con Togaf. 

El modelo, establece que la arquitectura empresarial (u otro proyecto), puede diseñarse y visualizarse, como la intersección de dos grandes categorizaciones. La primera, es una serie de preguntas básicas: 

1. ¿Qué? 
2. ¿Cómo? 
3. ¿Dónde? 
4. ¿Quién? 
5. ¿Cuándo? 
6. ¿Por qué? 

Estas respuestas, dan una taxonomía que puede explicar en forma simple, ideas y entornos complejos. La segunda categorización es el producto de seis visiones diferentes, que conforman, en cada caso, una transformación de una abstracción en una salida tangible: 

1. Identificación del alcance, según la perspectiva de los Ejecutivos 
2. Requerimientos, según la perspectiva del Negocio 
3. Diseño lógico, según la perspectiva del Arquitecto 
4. Diseño físico, según la perspectiva del diseñador en detalle
5. Configuración, según la perspectiva del Desarrollador 
6. Implementación, según la perspectiva del Negocio 

Zachman es más un modelo para “Explicar y Definir” un proyecto complejo, que una metodología de implementación, propiamente dicha. 

Para ello, define una matriz entre las dos grandes categorizaciones de 6 componentes cada una. En las columnas va la primer categorización y en las filas las segunda categorización. 

Cada restricción de una fila, debe sumarse a las otras, teniendo así un conjunto de restricciones del entorno para este proyecto. En cada columna se representa una abstracción con el objetivo de simplificarla para representar en forma simple la realidad que contesta cada pregunta, sobre el proyecto. Por lo tanto cada “Intercepción” (fila-columna), es UNICA y totalizan 36 descripciones. 

FRAMEWORK DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL TOGAF 

TOGAF (significa “The Open Group Architecture Framework”), es un marco de trabajo que establece un enfoque para el diseño, planificación, implementación y gobierno de una arquitectura empresarial de la información. Esta arquitectura se sustenta en las cuatro dimensiones ya definidas. El Open Group es un consorcio global que permite el logro de los objetivos de negocio a través de estándares de Tecnología de la Información y cuenta con más de 450 organizaciones miembros. 

Más conocido como ADM, sigla en inglés de «Architecture Development Method», es el método definido por TOGAF para el desarrollo de una arquitectura empresarial que cumpla con las necesidades empresariales y de tecnología de la información de una organización. Puede ser ajustado y personalizado según las necesidades propias de la organización y una vez definido se utiliza para gestionar la ejecución de las actividades de desarrollo de la arquitectura. 

Fase Preliminar de TOGAF 

Esta fase preliminar es sobre la definición de «cómo hacer arquitectura» de la organización en cuestión. Hay dos aspectos principales: la definición del marco que se utilizará, y la definición de los principios de arquitectura que va a informar a cualquier obra de arquitectura. El enfoque de la organización para la reutilización de los activos de la arquitectura es una parte fundamental tanto de la definición del marco y los principios de la arquitectura. 

Fase “A” Visión de Arquitectura 

En esta fase, se establece el proyecto de arquitectura junto con el alcance de la iniciativa de EA. Se deben identificar las partes interesadas, sus inquietudes y requerimientos de negocio. En esta fase, es el momento en el que también se deben confirmar los principios de arquitectura y desarrollar la visión de arquitectura para poder proporcionar una visión general de los cambios que se llevarán a cabo en la organización como resultado de la iniciativa de EA. 

Fase “B” Arquitectura del Negocio

En esta fase, se establece en particular el modelo de negocio definido por la organización, con el fin de establecer las necesidades para soportarlo adecuadamente y definir la brecha actual que tiene la organización para alcanzar la arquitectura necesaria, con un plan de avance incremental en este tópico.

Fase “C” Arquitectura de los sistemas de Información

En esta fase se abordan las necesidades para el negocio de utilización de los sistemas de información. En relación a los mismos se debe establecer la arquitectura necesaria y un plan para resolver la brecha que se identifica con la situación actual, tanto a nivel de arquitectura de datos y de aplicación.

Fase “D” Arquitectura de la Tecnología

Establecer en detalle la arquitectura tecnológica final que la organización necesita para su negocio y la concreción de su plan estratégico. Esta arquitectura debe contener tanto los elementos físicos como lógicos para su concreción. Además se debe establecer un plan de evolución para resolver la brecha con la tecnología actual.

Fase “E” Oportunidades y Soluciones

En esta fase se comienza el trabajo analítico sobre la implementación que se deberá realizar en la organización para lograr la arquitectura final completa necesaria y establecida. 

Se define un documento de visión de “como” se realizarán estos programas y proyectos, considerando las ventajas que se detecten como aportantes para este desafío y las soluciones previstas para los problemas que puedan identificarse como riesgos para el plan.

Fase “F” Plan de Migración

En esta fase se define con nivel de detalle, el plan a ejecutar para la migración de la arquitectura actual, definida en las líneas base, hacia el modelo esperado de la arquitectura empresarial.

Fase “G” Gobierno de la Implementación

En esta fase se espera conseguir los mecanismos que aseguren que la implementación en curso de la nueva arquitectura empresarial -con las brechas ya definidas y el plan específico en marcha para cubrirlas- tenga un avance óptimo de acuerdo a lo previsto y en el caso de desvíos o cambios en las definiciones de la arquitectura, se disponga de procesos de gestión y gobernabilidad de dicha implementación para que la misma no se aparte de los objetivos organizacionales establecidos.

Fase “H” Gestión de cambios en la Arquitectura

Esta fase debe asegurar que los cambios identificados sean gestionados con un proceso específico y los mismos estén controlados y validados en los diferentes aspectos que tienen impacto en la implementación.

Proceso de Gestión de Requerimientos

Este proceso interactúa con todas las fases del ADM. Es un proceso dinámico que se retroalimenta con la fase que se ejecuta. Se genera un repositorio permanentemente actualizado sobre los requerimientos que el negocio necesita para la organización y las necesidades asociadas de soporte de la tecnología de la información. Debe gestionar los cambios permanentes de requerimientos y dejar establecida la solución posible a los mismos.

CONTÍNUUM EMPRESARIAL 

Este concepto que aplica TOGAF, tiene como objetivo proporcionar un modelo de trabajo dinámico para el arquitecto. El mismo, define “cómo” una solución genérica puede ser utilizada y ajustada de tal forma que soporte los requerimientos de una organización en particular. 

El continuum empresarial puede ser una “vista del Repositorio de la Arquitectura” el cual provee métodos y patrones para clasificar “arquitecturas y soluciones”, mientras las mismas están en pleno desarrollo y evolución. 

REPOSITORIO DE LA ARQUITECTURA 

Es un soporte concreto para llevar a la realidad el concepto de “continuum empresarial”. Puede tener diferentes funciones y estar montado en diferentes tecnologías, pero debe cumplir con las premisas mencionadas en todo este capítulo de TOGAF. 

El repositorio y todas sus salidas, deben satisfacer las necesidades de diferentes púbicos que están directa o indirectamente involucrados con la creación de la arquitectura empresarial, por ejemplo: socios, directivos, gerentes, arquitectos, técnicos, desarrolladores y otros actores de este proyecto organizacional. 

BLOQUES DE CONSTRUCCIÓN Y DE SOLUCIÓN, DE ARQUITECTURA

Un “bloque de construcción” representa un componente (potencialmente reutilizable) de negocios de tecnología de información (TI) o una capacidad que puede ser combinada con otros bloques de construcción para entregar arquitecturas y soluciones, (parte de un proceso de negocio, interfaces, funcionalidades, subsistemas, plataformas, interoperabilidad, etc.)

Cuando se diseña la Arquitectura destino, se establecen “bloques de solución”, necesarios para el nuevo modelo, de los cuales se establecen “cuales” son los bloques de construcción de la arquitectura de origen que pueden ser reutilizados.

DEFINICIÓN FINAL DE LA ARQUITECTURA EMPRESARIAL 

Para llegar a esta instancia final, es posible que deban realizarse varios ciclos del ADM, en los cuales se profundiza cada fase, con el fin de disponer de un plan real y factible. 

Una vez comenzado el plan de ejecución, se debe seguir monitoreando el avance de los proyectos y analizar si surgen impactos para el diseño de la arquitectura empresarial, teniendo en muchos casos que revisar y actualizar algunas de las fases. 

La dirección de la organización debe definir el nivel de profundidad que se dará a este proceso de diseño del ADM y los resultados deben estar en línea con los objetivos estratégicos organizacionales, los tiempos necesarios y el presupuesto disponible para invertir. De esta manera TOGAF colabora fuertemente con la alineación de la tecnología y el negocio.

 PROCESO DE TRANSFORMACIÓN DE ARQUITECTURA

Se establece en este proceso, la visión general de la arquitectura actual y cómo la infraestructura actual soporta al negocio actual y la visión del modelo de negocio futuro y cómo la nueva infraestructura deberá soportar dicho modelo.

Traducción del autor en base al modelo de William Ulrich 

De esta forma, bajando a detalle, se establecen los planes de “migración” entre la Arquitectura actual y la Arquitectura destino, en las 4 capas ya definidas.

Desafío Organizacional para adoptar esta disciplina

La Transformación Digital, tan mencionada en nuestros tiempos, implica un cambio de paradigma de “como” cada organización llevará adelante en un futuro próximo, su negocio y sus objetivos estratégicos, ya sea reconvirtiéndose totalmente en sus procesos al mundo digital, o una parte de ellos que deben mejorar fuertemente lo que se hace en el mundo físico.

Lo que hoy se denominan tecnologías disruptivas proponen nuevos horizontes en los productos y servicios. Son innovaciones desafiantes que intentan dar por tierra lo conocido y comenzar a ganar un nuevo mercado de adeptos o girar drásticamente en la forma en que se desarrolla un producto o brinda un servicio, de manera tal de generar en el cliente un gran salto cualitativo en su experiencia y satisfacción.  Hay decenas de ejemplos en el mercado, desde los clientes bancarios que pueden realizar transacciones desde sus escritorios cuando apareció el home banking, hasta el uso de redes sociales profesionales para realizar marketing persona a persona o concretar hunting de especialistas y ni hablar de los beneficios del Big Data y la inteligencia artificial aplicada, junto con blockchain y machine learning para la toma de decisiones automatizadas.

La Arquitectura Empresarial es una gran herramienta como modelo conceptual y práctico para llevar esto adelante.

Junto con los beneficios, hay asociados grandes riesgos y desafíos. 

Los mencionaremos en términos generales:

Procesos: Al frente, encontramos cada vez más, software muy intuitivo y amigable con el usuario, a partir del cual, desde una Apps o una web en cualquier dispositivo, se pueden realizar muchas o todas las operaciones que dicho negocio requiere. Ya sea comprar, pagar, reservar turnos, mirar una serie y miles de funcionalidades. Ahora bien, para que eso funcione adecuadamente, detrás debe haber procesos “muy fuertes y eficientes”, de manera tal que enlacen, tanto con otros procesos digitales como también con el mundo físico, dicha cadena de valor. Un gran desafío organizacional es poder implementar este tipo de procesos y escalarlos en los modelos de madurez, tanto como el negocio lo necesite.

Cultura organizacional: Para poder implementar dichos procesos en la forma mencionada, es fundamental que se realice una eficaz gestión del cambio organizacional, de manera tal que toda la organización genere una “nueva forma de hacer las cosas”, o sea una nueva cultura que sustente dicho modelo de transformación digital que estamos apalancando con la visión de la A.E.

Habilidades de las personas: Tal como lo establecen los principios de la calidad, la organización basada en procesos, requiere que aquellas actividades que realizan las personas, tienen un conjunto de requerimientos de habilidades que dichas personas deben poseer. Acá se abre un gran desafío que va de la mano de la cultura organizacional, pues hay que generar nuevas habilidades en el personal actual y posiblemente incorporar nuevos perfiles para desempeñarse en este nuevo ecosistema, donde una gran “experiencia del cliente” es el final exitoso esperado.

Colaboración de las personas: No solo es necesario disponer de nuevas habilidades del personal, inmerso en una nueva cultura organizacional, sino que esto no servirá de nada si dichas personas no están motivadas para colaborar. Esto requiere de trabajar los modelos de contratación e incentivos, puesto que un colaborador en este entorno, debe obtener satisfacción personal, sino será muy difícil que este dispuesto a colaborar con entusiasmo con la organización y su transformación.

Nuevos enfoques de management: Todo lo dicho vale también para las posiciones de management. Sin dudas, las empresas que pretenden crecer, deben ser organizaciones que vivan en esta lógica de innovación, que estén enfocadas a brindar valor a sus clientes, que vivan en un entorno de cambio permanente y en este contexto, con muchas variables que se modifican a cada instante e impactan unas sobre las otras. Tiene que ver con disponer de nuevas habilidades y cambiar todas las cosas aprendidas como válidas y exitosas (aprender, desaprender, reaprender). 

En un mundo embebido en las redes sociales, donde una idea creativa puede surgir de los momentos y personas menos pensadas, donde el valor de los intangibles es extraordinariamente superior a los tangibles, hace falta gerenciar con otras herramientas pero fundamentalmente con otras actitudes y aptitudes.

REFLEXIÓN FINAL

Consideramos que esta disciplina es joven en cuanto al grado de implementación en las organizaciones, pero muy útil para generar visiones ambiciosas de transformación digital. Sin embargo hay que subir un escalón en el nivel de abstracción y generar un enfoque holístico para llevar esto adelante. No servirá de nada hacer una burocracia usando sus artefactos metodológicos, si no hay una gran cambio organizacional y este es el desafío del management.

GLOSARIO

A los fines de este trabajo y dado el uso de diversa terminología existente en la industria de la tecnología de la información (en muchos casos usando el mismo término para diferentes conceptos), a continuación, se establece el significado con el cual ha sido utilizado cada uno.

TI: Tecnología de la información.

ESTANDARDES: Hace referencia en forma global a todas las leyes, normativas y marcos de trabajo relacionados con la TI.

GOBIERNO DE TI: Refiere a los procesos de gobierno de TI que implementa cada organización, con el fin de establecer la priorización, decisión y las líneas de acción, monitoreando el desempeño, el cumplimiento y los resultados obtenidos por la gestión.

GESTION DE TI: Refiere a los procesos que tienen a cargo el planeamiento para construir, implementar y ejecutar los planes de TI definidos y alineados al negocio.

GESTION ORGANIZACIONAL: Hace referencia a la función de gestión en cualquier temática de la organización. Es sinónimo del término inglés, “management”.

LEY: Reglas establecidas por una autoridad superior y obligatorias, para regular aspectos de diversa índole en la sociedad y las organizaciones. Pueden ser leyes Nacionales o de otros países que por diversos motivos deban cumplirse en Argentina.

NORMA: Reglas establecidas por una autoridad superior y obligatorias, para regular aspectos específicos de una industria o temática. En este trabajo se utiliza para las regulaciones del Banco Central de la República Argentina, como sinónimo de “Comunicación”, que es de cumplimiento obligatorio para dicha industria.

NORMAS ISO: Familia de normas de alcance internacional y utilización optativa por parte de las organizaciones, para diversas temáticas. En este trabajo se mencionan las relacionadas con la TI. La International Organization for Standardization –ISO/IEC- es quien las define.

MARCOS DE TRABAJO: Se utiliza como la traducción de “Frameworks”. Definen según la temática a la cual se refieran, diversos principios, conceptos y prácticas que deben ser implementadas para un eficiente logro las metas establecidas. Utilizaremos el término “marco” como sinónimo.

PRÁCTICAS: Conjunto de actividades que se utilizan de una forma continuada y conforme a determinadas reglas. Normalmente los frameworks, sugieren un conjunto de prácticas, que han demostrado ser útiles en una temática para la gestión.

HERRAMIENTAS: Instrumento que sirve para realizar una actividad o un trabajo. Por ejemplo, en este documento, se definen como herramientas, a planillas para priorizar procesos, calcular indicadores de desempeño y otras actividades.

CIO: Refiere al ejecutivo principal de tecnología de la información de una organización, en inglés chief information officer.

AE – Arquitectura Empresarial. Metodología para alinear la infraestructura tecnológica al negocio y las estrategias de la organización.

BIBLIOGRAFÍA DE CONSULTA

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