Ventajas y desventajas de externalizar servicios

Externalizar servicios es una de las alternativas de gestión más implementadas en ciertos sectores de los negocios, especialmente cuando una empresa no cuenta con los medios ni los recursos suficientes para llevar a cabo una serie de tareas.

Dicha técnica, denominada en el mundo empresarial como outsourcing, no cuenta sin embargo con una aceptación unánime: si bien algunos ven en ella una forma de liberar a las organizaciones de labores estratégicas que no pueden asumir, otros la entienden como una pérdida de poder o un síntoma de una mala gestión.

¿Quién tiene la razón? ¿Cuándo es buena la externalización de servicios y cuándo no lo es? ¿De qué forma sacar el máximo provecho a esta estrategia? En el siguiente post queremos responder a estas y otras preguntas al respecto. ¡Presta mucha atención!

Qué significa externalizar

En un negocio, externalizar servicios es contratarlos de otra empresa o de un trabajador independiente, ya sea a nivel nacional o internacional, acordando que se ocupe de gestionar determinadas actividades.

El outsourcing, que es como también se denomina a esta práctica empresarial no es una opción reservada a las grandes corporaciones. De hecho, es común que las pequeñas y medianas recurran al Business Process Outsourcing (BPO o externalización) para obtener servicios y habilidades que generalmente les resultarían difíciles de desarrollar, debido a restricciones financieras o de mano de obra, o posiblemente una combinación de ambas.

Al externalizar servicios es más sencillo hacer crecer el negocio cuando se necesita y sin grandes inversiones; al mismo tiempo que se aumenta la eficiencia en los procesos y se ahorra bastante dinero.

Muchas de las personas o empresas que brindan servicios de outsourcing pueden hacer el trabajo por menos dinero, ya que no tienen que proporcionar beneficios a sus trabajadores y tienen menos gastos generales de los que preocuparse. La diferencia de precios y tarifas se amplía cuando, al externalizar servicios, el foco se pone en el ámbito global y los acuerdos se cierran con empresas de países menos desarrollados o con normativas laborales y mercantiles más laxas.

La subcontratación también permite a las empresas centrarse en otros asuntos de negocio, mientras los expertos externos se ocupan de los detalles. Un ejemplo perfecto sería saber que el telemarketing es la mejor manera de promocionar un nuevo producto o servicio que se va a lanzar, ya sea a nivel local, nacional o internacional; pero admitir que no es realmente el fuerte de la empresa y optar por contratar una empresa de outsourcing que brinde estos servicios, mientras el negocio se concentra en prepararse para la afluencia de consultas como resultado de la campaña.

Además de en el entorno del marketing, en el ámbito del desarrollo web y el diseño gráfico también es bastante frecuente que las empresas recurran al BPO para ser más competitivas. No son las únicas tareas. El outsourcing llega a funciones tan dispares como la contabilidad, las ventas, el diseño y fabricación, la asistencia administrativa, el cumplimiento normativo, o el servicio al cliente, entre otras.

La compañía especializada que se ocupa del trabajo subcontratado a menudo se simplifica y normalmente tendrá capacidades mejoradas y acceso a nuevas tecnologías; en las que una compañía en crecimiento no podría permitirse invertir por su cuenta. Además, si una empresa busca expandirse, la subcontratación también es una forma rentable de comenzar a construir bases en otros países.

¿Qué tipos de subcontratación existen?

En realidad, podría decirse que existen tantos tipos de outsourcing como necesidades tengan las empresas que optan por externalizar servicios. No obstante, hoy en día, la mayoría de trabajadores independientes o proveedores de outsourcing se suelen incluir en una o varias de las siguientes categorías, en lo que respecta a los servicios que prestan a sus clientes:

Servicio al cliente
Telemarketing
Diseño web y desarrollo
SEO y marketing online
Soporte Administrativo
Servicios de asistente virtual
Contabilidad
Gestión de recursos humanos
Soporte de ventas

Principales causas para externalizar de servicios

Además de la incapacidad de asumir acciones estratégicas, existen otras razones por las cuales las empresas deciden externalizar de servicios.

En algunos casos, por ejemplo, el elevado coste de un departamento propio lleva a que muchas de ellas decidan delegar una acción concreta en terceros. La rentabilidad o no de esta maniobra dependerá de cuál sea la relación con ese intermediario.

También puede suceder que las compañías no tengan planes de abrir una nueva área o departamento y que dicha sea necesidad sea solamente temporal, con lo cual resulta más rentable contratar a un intermediario para ello.

Otras veces la razón es la búsqueda de una mayor calidad. El mercado está lleno de consultores e intermediarios que brindan un excelente servicio, algo que les genera un notable voto de confianza entre las empresas que contratan con ellos.

Externalizar servicios: ganancias y pérdidas
Pero vayamos al grano: ¿qué tan rentable es la externalización de servicios? ¿Se gana más o menos apostando por ella? ¿Hay algunos sectores más beneficiados que otros? Veamos algunas ventajas y desventajas de este sistema:

Ventajas de la externalización de servicios:

Son una solución a medida para las empresas, sobre en aquellos casos en que responden a necesidades puntuales. El éxito, en este caso, consiste en realizar una buena elección del intermediario o consultor.

Se adaptan a los presupuestos de cada compañía. De hecho, el mercado está lleno de posibilidades, sea cual sea el servicio que se requiera.

Eliminan los costes de formación, tan necesarios en aquellas empresas con cadenas productivas extensas o tareas complejas.

Desventajas de la externalización de servicios:

Se pierde inmediatez, pues las soluciones no pueden ser implementadas con la misma agilidad y rapidez que lo haría un departamento propio.

Todo proceso de consultoría, asesoría o externalización puede suponer gastos adicionales que no estaban previstos de antemano.

El proveedor o consultor no tiene el mismo grado de implicación que sí tienen los trabajadores de plantilla.

Externalizar servicios no es bueno ni malo a priori. Es la necesidad de cada empresa lo que determina si esta estrategia de gestión es realmente rentable, sostenible y útil. Y en tu caso, ¿vale o no vale la pena aplicarla?