Rediseñando las oficinas para la vuelta de los empleados

Separación de dos metros entre puestos de trabajo, salas de reunión con la mitad de las sillas, pasillos por los que se puede circular en un único sentido y acrílicos que dividen escritorios son algunas de las modificaciones que las empresas están implementando en las oficinas para poder recibir a sus empleados en la era del coronavirus.

Aunque la mayor parte de las organizaciones estudia esquemas progresivos de regreso a las oficinas y muchas de ellas sostendrán parte del personal o del tiempo de trabajo en home office, los espacios están siendo preparados para responder a los protocolos sanitarios y garantizar la seguridad de los trabajadores.

Acciones para el regreso

Para la mayor parte de los 145 directores de Recursos Humanos (75,7%) que respondieron una encuesta de Navent, dueña de los portales online Zonaprop y Bumeran, cuando se levante el aislamiento obligatorio la vuelta a la oficina no será inmediata, y algo más de la mitad (51,5%) consideró que las oficinas cambiarán. Un porcentaje mayor (67,7%) de los 123 desarrolladores e inmobiliarias consultados por el mismo relevamiento, acordó con que las oficinas cambiarán a partir del Covid-19.

Además, el 55,6% de los especialistas en RR.HH. sostiene que se mantendrán las mismas oficinas que las empresas tuvieron siempre, el 34,7% entiende que contarán con menos oficinas, ya que la mayoría del personal trabajará desde su casa y/ o por turnos y un 9,9% indicó que se buscarán nuevos espacios de oficinas para distribuir al personal.

En este sentido, «algunas organizaciones están evaluando llevar la oficina donde están los colaboradores», señaló el arquitecto Daniel Stinchi, del estudio Kraftwelt, en un seminario organizado por Vistage, una asociación de CEO. «Si una parte de los empleados vienen de zona sur, y otra de zona norte, una opción es mantener una operación chica en Capital y abrir espacios de trabajo en esas zonas», agregó.

La vuelta a la oficina
Por su parte, la consultora Paradigma les pidió a 117 empresas que calificaran con un puntaje entre 1 y 5 (siendo 1 «muy mal» y 5 «muy bien») cómo estaban abordando la «vuelta a la oficina». En lo que refiere a la estrategia y planificación, el promedio dio 3,8. Y, en cuanto a la ejecución, la valoración quedó en 3,6.

Las empresas consultadas por Paradigma perciben como los aspectos más importantes y urgentes para la vuelta, establecer los protocolos de seguridad e higiene y definir la estrategia de regreso. Adaptar las oficinas no llega a considerarse de urgencia o importancia «alta», al menos en promedio.

Sin embargo, el rediseño del interior de las oficinas se está haciendo gradualmente. «Casi todas las grandes empresas ya se encuentran en el proceso de adaptación, más allá de que pocas estén en actividad», cuenta Claudio Ubaldi, gerente de Operaciones del área de Facility y Property Management de la inmobiliaria corporativa Cushman y Wakefield. Estas adaptaciones no implican «hacer obra», salvo en algunos casos. «En general, los mismos espacios son adaptables, es más una cuestión de forma de uso que de modificaciones. Los cambios apuntan a la incorporación de señalética, al distanciamiento y las separaciones. En la mayoría de los casos esto puede hacerse con las distribuciones existentes», explica.

La preparación tiene sentido porque, «a pesar de la eficiencia y operatividad que en muchos ámbitos demostró la implementación del trabajo remoto, la oficina seguirá siendo necesaria. Será el espacio desde donde la empresa construya su propia identidad, el corazón de la cultura de la empresa», asegura Ana González Ferrero, directora de Project Management en la empresa de inversiones y desarrollos inmobiliarios, CBRE.

Los cambios
En la encuesta de Navent, los especialistas en RR.HH. plantearon que habrá que rediseñar los ingresos, las recepciones y los lugares comunes para mantener la distancia (56,4%) y que hay oficinas en las que se deberá hacer una redistribución para poder respetar la distancia recomendada (43,6%).

Una solución para las salas de reuniones es indicar qué lugares pueden ser usados (en amarillo) y cuáles no (en rojo). Foto: Gentileza Cushman & Wakefield.
Una solución para las salas de reuniones es indicar qué lugares pueden ser usados (en amarillo) y cuáles no (en rojo). Foto: Gentileza Cushman & Wakefield.

Cushman y Wakefield desarrolló e implementó, primero en sus propias oficinas y luego como servicio a sus clientes, el programa «2 metros en la oficina». «Hay un manual de regreso que incluye preparar el edificio, preparar a los empleados y preparar los espacios de trabajo», dice Ubaldi.

Este último aspecto implica mantener la distancia social en las oficinas. «Es necesario definir qué puestos de trabajo se pueden utilizar y cuáles no y cuáles serán los espacios de circulación. Cuando la distancia no se puede mantener, aparecen los acrílicos», describe. También se limita la capacidad de las salas de reunión y pasa lo mismo en las zonas generales.

Entre los espacios que quedarán en desuso se encuentran los auditorios. «Aún después de la vacuna, no sé si se van a utilizar como se usaban antes. La tendencia es a dividir en salas de reuniones chicas o lugares para hacer video conferencias y videollamadas», opinó Stinchi.

Según Ubaldi, «la mayor parte de las cosas van a volver a ser como eran antes, pero el porcentaje de home office va a ser mucho mayor. Y en las obras a futuro se incorporará más la domótica para reducir los contactos». La domótica en oficinas implica que se automatizan desde el encendido y apagado de luces, a la apertura y cierre de puertas, o la descarga de agua en inodoros y mingitorios.

En el mismo sentido van las previsiones de CBRE: «Variará el mobiliario, su disposición, los materiales de los que están hechos y la utilización de la tecnología. Una de las medidas que se implementarán, tendrá que ver con la reconfiguración del espacio con el fin de lograr el distanciamiento apropiado y seguro entre las personas, rompiendo con lo que se conoce como benching o estaciones de trabajo en isla (escritorios alineados uno junto al otro), favoreciendo los esquemas abiertos», describe González Ferrero.

Los comedores de Bimbo incorporaron acrílicos para separar a los comensales. Foto: Gentileza Bimbo.
Los comedores de Bimbo incorporaron acrílicos para separar a los comensales. Foto: Gentileza Bimbo.

Las primeras en rediseñar sus espacios para las nuevas condiciones fueron las industrias esenciales. La panificadora Bimbo, por ejemplo, adecuó los comedores con separadores y redujo el número de comensales por mesa. También señalizó los pisos en los sectores comunes para mantener las distancias de seguridad recomendadas. Además, habilitaron vestuarios adicionales y sumaron transporte para el traslado del personal, no solo ampliando recorridos sino también utilizando micros más grandes para administrar la distancia social.

«Bimbo cuenta con cinco plantas y la mayor parte de las oficinas se ubican en la Planta de San Fernando. Se tomaron medidas en todas las oficinas y plantas y, además, en los 15 centros de venta de todo el país», cuenta Fernando Devesa, gerente de Personas de Bimbo Argentina.

Aunque la mayor parte de los empleados de oficina de la compañía está ahora trabajando en forma remota, «ya tenemos ideado un protocolo que se activará en cuanto se vayan habilitando más actividades y se requiera volver», señala Devesa. Entre las acciones planificadas, se encuentran la conformación de grupos de trabajo y la división de la asistencia por días. «Así evitaríamos que todos los colaboradores concurran el mismo día y habría menos circulación de personas al mismo tiempo en el mismo lugar», dice.

En las zonas de oficina, se señalizaron los escritorios para ubicar los puestos de trabajo y se incluyeron divisores. Además, en las salas de reuniones se indica con carteles la capacidad máxima de personas permitidas.

En la productora audiovisual Torneos trabajan 750 empleados. En este momento, el 30% de la dotación lo hace desde la casa. «El resto están trabajando en equipos, limitando los tiempos para que no se superpongan», explica Mariela Rodríguez, gerente de Talento.

Las áreas de producción, un 40% de la plantilla, «hacen tareas similares a un trabajo de escritorio», cuenta Rodríguez. Allí se establecieron distancias entre los puestos de trabajo. Tenemos escritorios móviles, no tanto escritorios propios, sino comunitarios, y eso facilitó bastante», señala la ejecutiva…