El difícil equilibrio entre productividad y privacidad en las relaciones laborales

Los convenios deberían incluir con máxima precisión tipos de conductas infractoras, para que las empresas tengan máxima seguridad jurídica a la hora de controlar el uso de ordenadores o móviles corporativos por parte de los empleados. Y, al mismo tiempo, para garantizar que no se vulneran derechos fundamentales de los trabajadores. Esta es una de las recomendaciones que hacen, cada uno con sus matices, expertos consultados por ABC, una vez que la jurisprudencia consolida la facultad de las compañías de acceder y gestionar información almacenada en los dispositivos electrónicos corporativos. Eso sí, con limitaciones. Entre ellas, que el empleado sea previamente advertido para que no haya expectativas de privacidad. Datos del trabajador ¿Es posible captar y gestionar datos de un trabajador recogidos en llamadas telefónicas, correo electrónico o internet desde su puesto de trabajo, sin vulnerar su privacidad? Sí, pero se le debe advertir antes. Hay que encontrar el equilibrio entre productividad y privacidad. Las empresas deben tener políticas corporativas, en las que se identifique cómo se va a controlar y con qué fin. Y que recojan, además, derechos fundamentales, de protección de datos y otros relacionados con la intimidad, libertad informática, dignidad, secreto de comunicaciones… «Cuando uno llega al trabajo , no se despoja de sus derechos», afirman Carlos de la Torre y Raúl Rubio, responsables de las áreas laboral y Tecnologías de la Información del despacho Baker & McKenzie. Dispositivos corporativos ¿Cabe establecer con carácter unilateral una prohibición absoluta del uso para fines personales de ordenadores y móviles facilitados por la empresa? Sí, aunque es recomensable un aviso a todos los trabajadores porque, según Rubio y De la Torre, «evita a priori la tolerancia, que en caso de expediente el infractor alegue ante un tribunal o en una reclamación interna que la empresa toleraba el uso privado de los dispositivos corporativos». «A pesar de que la empresa haya comunicado a los trabajadores que no tienen expectativa de intimidad, hay algunas que lo recuerdan cada vez que se enciende el ordenador y pregunta si se está conforme», subraya Román Gil, del despacho Sagardoy. En su opinión, no está de más que en los convenios se haga constar que no se pueden utilizar los ordenadores más allá de lo razonable. «Es como el teléfono. Una cosa es llamar dos minutos a casa porque tienes a tu hijo enfermo, y otra pasarse una hora hablando con un amigo», añade Gil. «Si existe una situación de tolerancia para un uso personal de los medios informáticos de la empresa y, por tanto, el trabajador tiene una expectativa razonable de privacidad, la facultad de control del empresario queda limitada al mínimo imprescindible para comprobar que el medio informático ha sido utilizado para usos distintos de los de su cometido laboral», explican Jennifer Bel y Jorge Monclús del despacho Cuatrecasas. Pero, «si el empresario deja claro que no se permite usar el ordenador para uso personal, su facultad de control será mayor». Conductas tipificadas ¿Es necesario incluir en un convenio tipos de infracción en el uso extralaboral de herramientas corporativas?. Es recomendable, aunque no obligatorio. «Es interesante incluir en un convenio tipos infractores con la identificación clara de conductas sancionables si hay un uso invasivo de los medios tecnológicos facilitados por la empresa para fines privados. Eso te va a permitir luego, en caso de un expediente, tener el tipo de infractor concreto», sostienen Rubio y De la Torre. Román Gil, por su parte, introduce algunos matices: «Es difícil, se pueden poner algunas conductas a modo de ejemplo». «A veces se detecta el acceso a páginas inadecuadas, sobre todo pornográficas, y lo peor, infantil o fuga de información a la competencia. ¿Hace falta ponerlo en un convenio? Pues no, quedaría un poco raro, como si la gente lo estuviera haciendo habitualmente. Pero estaría bien incluir algunos ejemplos, los más habituales». Para Bel y Monclús, «resulta necesario que las empresas cuenten con un protocolo, reglamento o código de conducta telemático, en el que se regulen estas cuestiones y, expresamente, se limite o prohíba el uso de los medios corporativos para fines personales o ajenos a la prestación laboral. Y se advierta a los trabajadores que la empresa se reserva la facultad de verificar y controlar el uso correcto». Investigaciones preventivas ¿Una empresa puede abrir una investigación preventiva entre sus empleados si sospecha que alguien está pasando información a la competencia? Sí, con cautelas. «Lo adecuado –explica Román Gil– es hacer un tipo de búsqueda introduciendo los términos adecuados en cada supuesto para que sea proporcional. No te vas a leer todos los correos de los trabajadores. Si es una investigación que tiene que ver con la fuga de información, pues se introducen los nombres de la competencia». De la Torre y Rubio consideran que una investigación de esas características debe inspirarse en los criterios de necesidad y proporcionalidad. «La jurisprudencia ha consolidado como lícito el uso de determinadas herramientas informáticas que permiten el acceso a esa información de una manera no invasiva. Es decir, a través del uso de palabras clave relacionadas con el objeto de la investigación y que nada tienen que ver con con la esfera privada. Se pueden identificar aquellos correos que son relevantes desde una perspectiva empresarial»…