5 Consideraciones Para Planificar Viajes Corporativos en 2022

Cuando hablamos de viajes de negocios, sabemos que no podemos dejar nada al azar. Todo debe estar bajo control y previamente planificado. De hecho, es bastante común ocupar más tiempo con la planificación del viaje que en el viaje en sí.

Sin embargo esto no debe preocuparnos. Es lógico querer que todo salga bien y para ello necesitamos un buen plan que esté organizado y hecho a medida para cada viaje.

Hay que tener en cuenta, también, que no todos los viajes son iguales. Puede cambiar la duración, el fin del viaje, la cantidad de viajeros y, sobre todo, el destino. Todo esto influye directamente en la planificación.

La presión es aún mayor en el caso en que el viaje que estamos organizando no nos involucra directamente. Hay que tener en cuenta las preferencias y circunstancias de la persona que va a viajar y adaptar el plan en base a ello.

Si es tu primera vez planificando un viaje corporativo y no sabes por dónde empezar o bien si ya llevas planificados varios pero aún no estás seguro, te dejamos una lista con 5 consideraciones relevantes que te ayudarán a planificar de la mejor manera el viaje.

5 cuestiones a tener en cuenta a la hora de planificar un viaje de negocios

1. Establece un presupuesto

Es muy raro tener que planificar o realizar un viaje sin tener en cuenta un presupuesto o límite de gasto. Salvo que trabajemos en una empresa de gran tamaño o con unos beneficios astronómicos, siempre tendremos que movernos dentro de ciertos márgenes de gasto.

Casi tan importante como cumplir con el límite es establecer un presupuesto realista. Hay que tener en cuenta que en el presupuesto debemos incluir desde el viaje y alojamiento, hasta las dietas y el transporte en el destino. 

Además, aunque sea un viaje de negocios planificado al detalle, siempre pueden surgir imprevistos a los que la persona que viaja deberá hacer frente. Una parte del presupuesto también debe estar destinada a esto.

Existen softwares que nos pueden ayudar con la planificación del viaje en sí y con las decisiones a tomar en cuenta a la hora de crear un presupuesto.

Aquí puedes encontrar una lista de software de viajes y gastos en la que encuentras dividida por una parte los programas estrictamente de viajes y en la segunda mitad aquellos dedicados a organizar y contabilizar los gastos del viaje.

Si bien la organización de gastos no nos asegura el cumplimiento del presupuesto, desde luego ayuda a tener una referencia y también a que la persona que viaja no tenga que acumular justificantes y traerlos de vuelta. Directamente podemos hacer un seguimiento a través de la aplicación.

De este modo, si por nuestra parte nos hemos ceñido al presupuesto, y vemos que la persona que viaja también, no debería haber problemas para no salirse del límite establecido.

2. Organiza y optimiza el tiempo en base a la agenda

A la hora de planificar un viaje corporativo tenemos que conocer la agenda y todas las actividades que se llevarán a cabo. Un viaje de negocios implica reuniones, eventos, congresos, ferias u cualquier otra actividad que sea la que motive el viaje.

Si conocemos cuáles serán las actividades, podremos planificar de la mejor manera el tiempo durante el viaje. Para ello necesitamos tener acceso a la agenda y tener en cuenta varias cuestiones:

• Horario: si existe un horario fijo o es un márgen amplio y, de ser así, en qué momento la persona que viaja estará ocupada.
• Lugar: si todas las actividades se llevarán a cabo en la misma zona o si, por el contrario, será necesario desplazarse y, de ser así, a qué distancia.
• Evento: si se llevará a cabo alguna comida protocolaria o si las reuniones se realizarán en un despacho o se acudirá a restaurantes para reuniones más informales.

Todo esto influye directamente en la organización y planificación del viaje. Debemos adaptar el plan a la situación y hacer que la estadía sea lo más cómoda posible, a la vez que funcional para las actividades a llevar a cabo. No debemos olvidar que es un viaje de negocios y el fin último es realizar gestiones relacionadas con el trabajo.

El equilibrio entre el confort y la comodidad del viajero con la practicidad y la adaptación con lo relacionado al negocio será la clave para organizar de la mejor manera el viaje.  

3. Infórmate sobre el destino

Cada país es distinto. Aunque sea limítrofe o se encuentre, literalmente, en la otra punta del hemisferio siempre encontraremos puntos en común con el nuestro pero, sobre todo, diferencias.

Si bien en la mayoría de los casos estas diferencias quedarán en poco más que una anécdota o una curiosidad, en algunas pueden suponer un problema grande y la ruptura de una relación de negocios.

No podemos ignorar la cultura del país al que nos dirigimos. Sus costumbres e idiosincrasia deben ser tenidos en cuenta a la hora de planificar el viaje para evitar sorpresas o momentos desagradables.

Es necesario investigar si hay cierto protocolo a seguir, si alguno de nuestros gestos o costumbres pueden resultar ofensivas o si hay alguna particularidad cultural que nos conviene conocer para evitar sorpresas.

Como dijimos anteriormente, debemos tenerlo todo bajo control, y esto es necesario llevarlo hacia todos los campos posibles y adelantarnos a todos los imprevistos que puedan surgir.

Además de lo cultural, debemos saber si hay otras consideraciones internas que debemos conocer.

Por ejemplo, existen países donde es necesario o recomendable aplicar determinadas vacunas para acceder. También hay otros en los que hay que evitar a toda costa beber agua que no sea embotellada si no queremos que nuestro viaje se vea arruinado.

Todo aquello que la persona que viaja debe conocer y, sobre todo, evitar debe estar previamente avisado y planificado. Si tenemos el control de la situación, evitaremos poner en riesgo el negocio que motiva el viaje.

4. Alojamiento y transporte

El alojamiento y el método de transporte son las dos primeras cosas que debemos asegurar a la hora de planificar un viaje. Primero, porque tendremos que asegurarnos de que las fechas coinciden y nadie se quede sin techo por una o varias noches. Por otro, porque a partir de estos dos tendremos que planificar el resto del viaje.

El alojamiento es clave. Será el centro de operaciones desde el cual la persona que viaja estará en contacto con la empresa base y desde la cual realizará todas las tareas a distancia.

Debemos encargarnos, por tanto, de que sea cómodo, esté bien conectado y sobre todo, que esté situado en una zona que sea funcional a las actividades a realizar. Un bonito hotel en el centro de la ciudad puede resultar un incordio si todas las reuniones se llevan a cabo en las afueras. Una vez más, no podemos ignorar la agenda del viaje.

Cuando hablamos de transporte no nos referimos solamente a aquel que transporta desde el país de origen hasta el de destino, sino que también aquel que será utilizado dentro del país de destino.

Obviamente un taxi o coche es el vehículo más cómodo. No depende de horarios y no hay que compartirlo con otras personas. Sin embargo, es el más caro y el más susceptible en caso de atascos.

Decidirse por el transporte público, ya sea tren, metro o autobús, es una opción más económica pero puede resultar más incómoda e impuntual.

Para tomar esta decisión tendremos que analizar la distancia y comunicación entre el alojamiento y el lugar donde se llevarán a cabo las actividades, el funcionamiento del transporte público en el destino y, obviamente, el presupuesto disponible.

5. Seguro de viaje

Aunque no sea un viaje de ocio, queremos que la persona que viaje esté tranquila. Una organización óptima del viaje también incluye velar por la seguridad y comodidad del viajero. Por eso, también tendremos que plantearnos si es conveniente contratar un seguro de viaje.

Sin un seguro, en muchos destinos la persona que viaje se verá desatendida y sola frente a una emergencia o imprevisto. Puede que tenga que pagar un precio elevado por asistencia médica o que nadie se haga cargo en caso de pérdida de una maleta con elementos de valor.

Aunque suponga un precio mayor, siempre es recomendable contratar un seguro de viaje. Tendremos que incluirlo dentro del presupuesto pero, aunque suponga un incremento en el gasto, la persona que viaja lo hará con la seguridad de saber que tiene cierto respaldo y no quedará desamparada en caso de que suceda algún imprevisto.

Tanto el viajante como nosotros, en representación de la empresa, podremos ganar en tranquilidad y sabemos que, de no llevar seguro de viaje, el precio a pagar en caso de emergencia o imprevisto será mucho mayor. Contratar un seguro de viaje será una decisión de la que no nos arrepentiremos.