20 Herramientas esenciales para dirigir una empresa a distancia

La globalización y la incorporación de nuevas tecnologías ha influido mucho en la gestión de las empresas a lo largo de los últimos años. Por una parte, cada vez más gente trabaja a distancia desde casa. Por otra, los directivos de las empresas con presencia o proyección internacional tienden a viajar mucho, hasta el punto de que, en algunos períodos, pasan más tiempo fuera de la oficina que en ella.

Ese trabajo a distancia, de trabajadores y directivos, puede plantear algunos retos, especialmente de comunicación y coordinación a nivel interno. Por suerte, hoy en día, existen una serie de herramientas tecnológicas que nos permiten minimizar estos retos. Estas son algunas de ellas.

1. Basecamp
Basecamp tiene todo lo necesario para el trabajo en equipo y la gestión de proyectos a distancia: un espacio para almacenar y organizar archivos, un espacio para comunicarse con los miembros del equipo a través de chats, un espacio de planificación en el que fijar los objetivos, tareas y plazos de consecución, un espacio estilo foro en el que plantear temas de debate y un espacio en el que crear listas de tareas por hacer. Con ella podremos dirigir y hacer un seguimiento de un equipo o proyecto desde cualquier sitio. Además, está disponible tanto en versión Web como en forma de aplicación para iOS y Android, lo que nos permitirá dirigir nuestra empresa incluso desde el teléfono móvil.

2. Boomerang
Esta herramienta nos permite programar el envío de un correo para más tarde. Esto es especialmente útil cuando nuestros empleados o clientes se encuentran en otros países, con zonas horarias diferentes. Con Boomerang podemos escribir un correo y programar su envío para la fecha y hora en la que queremos que su destinatario lo reciba. También nos permite programar recordatorios, en caso de no recibir respuesta a algún correo en un plazo estipulado. Funciona con Gmail como extensión de los navegadores Firefox, Chrome y Safari. También está disponible para Android.

3. Dropbox
Esta herramienta nos permite tener nuestros archivos almacenados en una especie de disco duro en la nube, de forma que podamos consultarlos o editarlos desde cualquier sitio. Es una herramienta fundamental si trabajamos desde sitios diferentes para tener siempre a mano todo nuestro trabajo. Además, Dropbox nos permite compartir determinados archivos con otras personas, de forma que no sólo podremos mostrar nuestro trabajo a cualquiera, aunque esté muy lejos, sino también darle permisos de edición trabajar juntos sobre el mismo archivo. También dispone de versiones para dispositivos móviles y la información se sincronizará entre los diferentes dispositivos.

4. Join.me
Este software nos permite mantener reuniones virtuales y compartir la pantalla de nuestro dispositivo con los invitados a la reunión. En general, los que lo han utilizado destacan su sencillez y facilidad de uso; y su fiabilidad. Por sus características, Join.me es ideal para mantener reuniones a distancia con clientes y empleados.

5. Skype
Es ideal para llamadas y videoconferencias, especialmente en entornos internacionales. Con ella podremos comunicarnos con nuestra empresa si estamos de viaje, con empleados que trabajan para nosotros a distancia, con clientes, etc.; desde cualquier sitio y sin tener que hacer frente a elevadas facturas telefónicas. Además de la versión Web, Skype dispone de aplicaciones para iOS y Android. Una herramienta equivalente podría ser Google Hangouts.

Además, activando la función Skype Number, podremos hacernos con un número de teléfono local de Skype para que puedan llamarnos allá donde nos encontremos. Hay hasta 24 países para elegir.

6. LogMeIn
La herramienta LogMeIn nos permite acceder a nuestro ordenador de escritorio y controlarlo a distancia desde cualquier parte, algo muy interesante si nos encontramos en otro país o a kilómetros de distancia.

7. Trello
Esta aplicación es ideal para el trabajo en equipo, ya que nos permite crear tableros para organizar cualquier tarea en la que estemos trabajando, indicando qué tareas hay que llevar a cabo, quién debe encargarse de cada tarea y en qué orden deberán realizarse; y listas de control para realizar un seguimiento de las tareas realizadas.

De ese modo, todos los miembros del equipo podrán saber qué deben hacer en cada momento. También es posible subir fotos, vídeos y archivos PDF y dejar comentarios para los demás compañeros.

Trello es compatible con iOS, Android y Kindle Fire, entre otros. Además, toda la información almacenada, se sincronizará entre dispositivos, por lo que podremos acceder a ella desde cualquier sitio.
8. Evernote
Evernote es una herramienta ideal para realizar anotaciones. Podemos dictar notas rápidamente y organizarlas utilizando etiquetas. También nos permite elaborar listas de verificación de cosas o tareas pendientes, programar recordatorios o realizar capturas de cualquier contenido web; y podemos consultar toda esa información almacenada desde cualquier dispositivo, gracias a su función de sincronización.

9. Mindmeister
Con esta herramienta podemos realizar mapas mentales para ver de forma gráfica la planificación de nuestro trabajo, de un proyecto, etc. La ventaja de esta herramienta frente otras similares, como Freemind, es que Mindmeister nos permite compartir con otros usuarios los mapas mentales que hemos creado para trabajar en equipo. En este vídeo se muestra cómo funciona:

10. Toggl
Toggl es una herramienta de gestión del tiempo. Con ella, ya no tendremos que anotar en papel la hora de inicio y de fin de cada actividad. Esta herramienta controla automáticamente en qué invertimos nuestro tiempo y nos lo muestra de forma muy clara con gráficos. Es ideal para el trabajo remoto y para calcular e incrementar la productividad de un equipo. Funciona incluso sin conexión a Internet y es compatible con Windows, Mac y Linux; y con dispositivos móviles con iOS y Android. Solo está disponible en inglés.

11. Narrow.io
Esta herramienta es ideal para lograr más seguidores en Twitter. Utilizando modernas técnicas de marketing específicamente orientadas a Twitter, Narrow nos ayuda a construir un público objetivo. Solo tenemos que indicarle unas palabras clave o hashtags relacionados con nuestra empresa, servicio, producto, causa o negocio; automáticamente, Narrow identificará al público más relevante para nosotros y rápidamente irá incrementando nuestra base de seguidores.

12. Trade Ability
La herramienta gratuita Trade Ability de UPS es ideal para las empresas que necesitan realizar envíos de sus productos, porque permite estimar los costes del envío y proporciona información sobre los aranceles y las posibles restricciones comerciales internacionales. Solo está disponible en inglés.

13. Infusionsoft
Es una potente herramienta de marketing y ventas para la pequeña empresa que permite visualizar de forma gráfica cada paso de las ventas y estrategia de marketing de un negocio. Infusionsoft centraliza todas las interacciones con los clientes y las actividades diarias en un solo sitio, facilitando considerablemente su gestión y automatiza las tareas repetitivas, como el seguimiento, para que los miembros de la empresa puedan ahorrar tiempo y ser más productivos.

14. Zendesk
Zendesk es ideal para las empresas que necesitan ofrecer un servicio de atención al cliente, porque con ella podremos gestionar todas las interacciones con los clientes (correos electrónicos, tweets, mensajes de facebook…) en un único espacio y desde cualquier parte.

15. Time Trade
Esta herramienta permite que nuestros clientes y compañeros de trabajo puedan ver nuestra disponibilidad y reservar una fecha y hora para reunirse con nosotros. La información de Time Trade se sincroniza automáticamente con Google Calendar. Es ideal si tenemos que viajar mucho y nuestra disponibilidad es limitada.

16. Express VPN
Disponer de una red privada virtual (en inglés Virtual Private Network o VPN) es fundamental si viajamos a ciertos países, como China, Thailandia o Indonesia, en los que la navegación Web está restringida y muchos sitios están bloqueados. Si queremos visitar desde esos países los sitios web por los que navegamos habitualmente en el nuestro, necesitaremos una VPN.

Una de las mejores herramientas para esto es Express VPN. Nos proporcionará una red ultrasegura de alta velocidad y sin contenidos bloqueados. Es compatible con Windows, Mac, iOS y Android.

17. Buffer
Esta herramienta es ideal cuando nuestros clientes o público están en una zona horaria muy diferente a la nuestra. En esos casos, gestionar las redes sociales puede ser muy complejo. Buffer nos permite programar nuestras publicaciones en una amplia variedad de plataformas (Twitter, Facebook, Google+, Pinterest y LinkedIn) y automatizar la tarea para que se produzca siempre dentro de un horario adecuado para las personas que nos siguen en estas redes. También nos muestra estadísticas sobre el alcance, comparticiones, menciones, etc.; de nuestras publicaciones. Se puede instalar como extensión del navegador. También hay versiones compatibles para Android e iOS e, incluso hay versión para Apple Watch.

18. Prezi
Prezi es una herramienta basada en la nube que nos permite crear, editar y mostrar presentaciones desde un navegador, escritorio, iPad o iPhone en cualquier sitio y en cualquier momento. Es muy fácil de usar e incluye unos efectos fabulosos, con movimientos impactantes y un diseño sofisticado. Además, los cambios se sincronizan entre dispositivos para que tengamos a mano en todo momento la última versión.

19. Paypal
Esta herramienta se vuelve especialmente útil cuando trabajamos a distancia. Con ella podemos enviar dinero de forma segura a cualquier sitio sin preocuparnos por los tipos de cambio, los pagos por correo o por si un banco es fiable o no. También podemos vincular una tarjeta MasterCard de PayPal con nuestra cuenta para comprar más fácilmente y de forma segura en Internet.

20. Prey
Esta herramienta no ayuda a gestionar una empresa, pero si viajamos con frecuencia, las posibilidades de que nos roben el móvil o tablet son muchas. En ese caso, Prey nos será de gran ayuda, permitiéndonos localizarlos enseguida. Para ello, nos enviará información sobre su localización, imágenes de la cámara y capturas de pantalla del dispositivo.