Usted es un líder, sabe delegar?

¿Alguna vez has notado que los grandes líderes son también excelentes delegantes?

Delegar ahorra tiempo, desarrolla y motiva a las personas, y hace a la organización más productiva.

Por lo tanto, es justo decir que esta es una de las habilidades más importantes que debe adquirir cualquier líder o gerente.

Por este motivo, animo a todos a los líderes a convertirse en un maestro delegante. A simple vista, esto parece una tarea fácil.

Darle su trabajo a otra persona, suena bien, ¿no? Entonces, ¿por qué hay tantos dirigentes tan reacios a delegar? Y cuando lo hacen, ¿por qué tantos líderes delegan tan mal?

El problema es que muchos líderes han adquirido la habilidad de la delegación a través del aprendizaje en el trabajo, pero sin ningún proceso. La delegación no es fácil y es un proceso que tiene una secuencia de pasos. Como cualquier proceso, si omite un paso, no funciona correctamente.

Hay siete pasos en el Proceso de Delegación:

1. Definir para que delegar – Hay realmente tres razones para delegar tareas: controlar mejor nuestro uso del tiempo, enseñar a nuestros colaboradores como hacer las cosas, o para motivar a nuestros colaboradores. Así pues, la primera pregunta que tendrá responder es: ¿por qué delegar? Cuando se mira a través de estos tres objetivos, se suele encontrar una razón para ceder la mayor parte del trabajo a los demás.

Cuanto más alto está en la organización, su rol debería ser en desarrollar más a la organización y hacer menos cosas que deberían comenzar a hacer otras personas. Para ello, ¡Delegar es la principal herramienta!

2. Seleccione el colaborador o equipo Demasiado a menudo los líderes recurren a la misma gente una y otra vez. Porque se sienten demasiado a gusto con determinados individuos o equipos o porque les tienen mas confianza o a veces, son sus “amigos”. Este suele ser un error, ya que desmotiva a algunos de los miembros del equipo en la organización y puede incluso comprometer el rendimiento de los mejores miembros del equipo.

Si no está usando a todos sus colaboradores, esto puede impedir que la organización desarrolle su máximo potencial.

Si bien creo que siempre debe dar los proyectos más importantes a sus mejores jugadores, también tenemos que involucrar y delegar a todo el equipo en algún momento.

Usted debe con cada persona, considerar porque le delegará una tarea (motivación, crecimiento, gestión del tiempo) y hacer coincidir las tareas con las capacidades del delegado.

3. Evaluar nivel adecuado de delegación – Normalmente, los líderes delegan con el mismo estilo a todas las personas de su equipo y esto es también un error. El nivel de la delegación debe ser ajustado en base a la tarea y a la persona a quien se le asigna esa tarea.

Delegar no es simplemente decirle a la gente qué hacer y esperar a que lo hagan. Existen diferentes grados de supervisión desde la participación de quien esta delegando la tarea hasta la no participación.

4. Comunicar tareas en términos específicos – Aquí es donde falla la mayoría cuando debe delegar. Muchos líderes y gerentes no hacen un buen trabajo cuando deben expresar lo que quieren. Las personas no pueden leer nuestra mente. Muchas horas se pierden en el trabajo porque los dirigentes no explican lo que quieren desde el principio o no saben comunicarlo correctamente.

Si quiere que hagan algo de forma específica, dígaselos específicamente. Si no está claro lo que usted desea lograr, tómese el tiempo y realice una auto tormenta de ideas antes de delegar el trabajo, luego pida retroalimentación para asegurarse que sus instrucciones se han entendido.

5. Los resultados de la delegación deben ser medibles – Explique cómo la tarea se inscribe en el panorama general de la organización, describa los resultados medibles que está buscando, y hágale saber cómo va a evaluar su rendimiento.

6. Acordar los plazos – La fecha límite es la parte de la delegación que no se valora suficientemente. Demasiados líderes piden tareas a las personas sin saber la «lista de cosas que esa persona ya tiene que hacer”. Esto mata la motivación.

No sólo es irrespetuosa para el destinatario, es una falta de respeto para cualquier persona que depende de la persona que delega. La mayoría de las personas no están entrenadas para decir «no».

Han sido entrenados a decir «sí», incluso cuando saben que ya tienen demasiadas tareas a realizar. A menudo, el delegante ya sabe esto, pero opta por tomar la posición de «no es mi problema», que a la larga destruye la confianza y el respeto y disminuye la moral de los empleados, la productividad de la organización, y la rentabilidad.

Al delegar una tarea, usted debe sentarse con la persona a la que delega y asegurarse que los plazos de la tarea se podrán cumplir y que no afectara otras tareas del delegado.

7. Seguimiento y Comentarios – Es esencial que usted tenga un sistema de seguimiento para saber que las cosas van por buen camino.

Dispóngase a prestar apoyo en caso de que el delegado necesite ayuda para conseguir que la tarea sea realizada. Es esencial para que la persona a quien usted delego el trabajo sepa si esta haciendo un buen trabajo. Finalmente, como un verdadero líder, si el trabajo fue un fracaso hágase responsable y si fue un éxito de el crédito a su colaborador.

La delegación es una de las tareas más importantes de un líder. Cuando se hace correctamente, desarrolla la sucesión del liderazgo, aumenta su productividad personal, y motiva a su gente. Muchos gerentes desarrollan excusas para no delegar, que incluyen: piensan que pueden hacer las cosas más rápido, que lo pueden hacer mejor, que su gente no esta preparada. Estas excusas y otras tienen beneficios a corto plazo a largo plazo las consecuencias serán muy negativas.

Es por eso que la inversión en la delegación suele tener un valor positivo a largo plazo.

Acciones

1. Grabe o escriba todo lo que está haciendo cada 15 minutos. Sea completamente honesto con usted mismo. Se sorprenderá de cuánto tiempo pasa haciendo tareas que podría haber delegado.

Al final de cada día observe los registros de las tareas anotadas y tome nota de todas las tareas que podría haber delegado a un colaborador.

2. Si son varias las tareas, cree un sistema o una hoja de instrucciones pensando quien es la persona mas adecuada para hacer el trabajo, quien puede aprender de este trabajo, o a quien puede motivar con este trabajo. Esto le permitirá delegar tareas a diferentes personas en diferentes momentos, sin demasiado esfuerzo.

3. ¡Delegue!