Riesgos y proyectos: una aproximación práctica

A través de este artículo mi intención es re-valorar la Gestión de Riesgos como un área de gestión de proyecto de importancia comparable a la de tiempo, costo o alcance. Para esto quiero exponer el camino típico transitado por las organizaciones en relación con la gestión de Riesgos en Proyectos. Por último expongo a alto nivel algunas herramientas reales, probadas y aplicables a la Gestión de Riesgos.

Que es lo que nos permite la Gestión de Riesgos del proyecto en la práctica:

• Generar conciencia de que existe el riesgo y que debe ser gestionado
• Alinear e integrar al equipo de proyecto con respecto a las respuestas al riesgo
• Detectar mayos cantidad de riesgos, e identificar a los responsables de alertar sobre los disparadores
• Evaluar mejor los riesgos detectados
• Estar mejor preparado ante la activación de los riesgos
• Tener un plan de proyecto más sólido y menos vulnerable

Pero antes de trabajar sobre este aspecto del proyecto, debemos tener en consideración que la Gestión de Riesgos en general no es un tema ya instalado en los equipos, y esto implica tener que primero “educar” al team, ya que es usual que en un principio tengamos que vencer la resistencia, y solo luego de un tiempo logremos la madurez del equipo. Como cualquier otra áreas de gestión, la gestión de riesgos demanda esfuerzo de todo el equipo. Esfuerzo que se multiplica ya que en general no tenemos herramientas estándar, con lo que en un primer momento no estamos seguros ni nos sentimos cómodos con ellas hasta que las utilizamos

Madurez en Riesgos, ¿cómo reacciona la organización ante la gestión de riesgos según su madurez?

En mí experiencia, las organizaciones en mayor o menor grado transitan por estas instancias antes de llegar a la madurez en la gestión de riesgos:

Inicialmente

• Se cree que la gestión de riesgos sirve solo para “llenar papeles” y que lo hacen los PMs para “justificar su puesto”. En este punto solo es posible presentar las herramientas.
• Se logra una aceptación parcial, se puede tener un primer taller de riesgos, y crear el primer listado. Nadie quiere ser el “dueño” de los riesgos identificados

En una segunda etapa,

• Hay una aceptación, se analiza en profundidad cada riesgo, se replantean los escenarios, se da participación a otros sectores, se crean los planes de respuesta.
• El plan de riesgos brinda seguridad al responder con documentación ante cuestionamientos sobre detalles y estrategias no incluidos en otros planes.
• El plan de riesgos es un muy buen complemento del resto del plan de proyecto. Provee otro enfoque a los temas que en él se tratan, y este enfoque ilumina áreas y condiciones que de otra forma podría quedar descuidadas.

Y finalmente,

• Se incorpora la gestión de riesgos, y esta es considerada tan necesaria como la de costos o tiempos.

¿Cuáles son los problemas típicos en identificación de riesgos?

• Demasiado optimismo al inicio del proyecto, se tiende a minimizar los impactos y las probabilidades de ocurrencia
• Falta de información y visión optimista, se cree fácil la ejecución de las respuestas a de los riesgos
• Intereses políticos, se obliga a “borrar” riesgos del listado
• Temas tabú

Estos son problemas clásicos, bloqueadores que pueden volver inútil el esfuerzo por gestionar los riesgos. Aquí va un listado breve de las herramientas de identificación de riesgos

• Talleres de riesgo con todo el equipo donde se trabaja en: la generación del listado de riesgos inicial, se revisan y depuran los riesgos, se ponderan y ordenan los riesgos (tanto por probabilidad de ocurrencia como en impacto), y finalmente se determinan los planes de acción para cada riesgo
• Tormenta de ideas
• Listados de riesgos típicos (cómo información de base)
• Risk Breakdown Structure (para no olvidar ningún aspecto). La RBS es una estructura donde se ordenan los riesgos por clase, permitiendo un desglose amplio y completo.
• Lecciones aprendidas en otros proyectos, lo cual es invaluable y constituye parte del “capital intelectual” de la compañía
• Experiencia de los miembros del equipo

¿Qué se hace en los talleres de riesgo con todo el equipo de proyecto?

1. Generación del listado de riesgos (en bruto)
2. Revisión, depuración
3. Ponderación y priorización de cada riesgo, se discuten la probabilidad y el impacto de cada riesgo, y luego se ordenan por prioridad.
4. Determinación de los planes de acción para cada riesgo

Obviamente puede que nos lleve mas de una sesión terminar de delinear el plan de riesgos y determinar el curso de acción para los más importantes.

Buenos proyectos