Selección de software: Lo que le pasó a Enrique, y cómo evitarlo

Enrique estaba próximo a enfrentar la muerte. Y aunque su vida había sido plena, correcta y guiada por principios, sobre el final de sus días una duda lo invadió. Poco antes de apagarse su luz, recibió la visita de un enviado del diablo, que se hizo presente para pedirle su alma. Para convencerlo, el enviado del diablo lo llevó a visitar el infierno, en donde Enrique encontró todo lo que no tuvo en su vida: fiestas, hermosas y deslumbrantes mujeres, dinero, fiestas, autos deportivos, vacaciones placenteras y más fiestas.

Persona meticulosa como ninguna, Enrique llamó a un representante del cielo y le pidió una recorrida por aquel lugar para compararlo con lo que había vivido en el infierno.

Una vez en el cielo, Enrique observó la preocupación de los habitantes por la música, las artes, la ciencia y las innumerables y apasionadas discusiones filosóficas.

Al regresar a la tierra, finalmente tomó una decisión acorde a sus vivencias en el cielo y el infierno: Enrique entregó su alma al diablo.

Cuando llegó el momento del viaje hacia la otra vida, el alma de Enrique se dirigió al infierno. Pero al arribar, el panorama era bastante diferente. En lugar de fiestas, encontró a sus habitantes trabajando en condiciones de esclavitud. Las hermosas mujeres, eran cuerpos femeninos demacrados, las fiestas no existían y los autos deportivos se transformaron en pesados carros arrastrados por quienes trabajaban allí.

Enrique se dirigió inmediatamente a una oficina que parecía de reclamos o quejas y pidió hablar con el encargado. Cuando éste se acercó, Enrique le espetó en la cara todo lo que el había visto antes de firmar el contrato y que, en definitiva, fueron los factores claves por los cuáles decidió entregar su alma al diablo.

El señor a cargo de la oficina de reclamos lo escuchó atentamente, y cuando Enrique hubo terminado su descargo, le contestó: «Caballero, lo que usted vió, y por lo cuál se convenció de firmar el contrato con nosotros fue la versión «demo». Bienvenido al infierno.»

Moraleja

La demostración es un factor crítico antes de seleccionar un software. Por eso la clave es la mayor interacción con los proveedores durante las demostraciones y las referencias de otros clientes. Aquí quisiera transmitirles mi experiencia habiendo estado en los dos lados del mostrador y las recomendaciones de Fernando Martini:

• No pierda tiempo tratando de encontrar en el software todos los procesos de su organización. La empresa cambia y lo que hoy es de una forma probablemente luego será de otra.
• Concéntrese en los criterios con los cuáles el proveedor resuelve los problemas. Eso le dará una idea del Know How que está volcado en el desarrollo del producto.
• Concéntrese en la solución de los famosos problemas poco comunes, esos que hacen la diferencia entre su empresa y el resto.
• Si una funcionalidad no está completa en el software, indague si es necesario desarrollar código (programas) o puede solucionarse por una combinación de parámetros y procedimientos. La diferencia entre una y otra es importante. En el primer caso implica impacto en costo y tiempo. En el segundo caso es una cuestión de capacitación.
• Cuando un proveedor dice que una funcionalidad estará solucionada en la siguiente versión, puede estar diciendo la verdad o puede estar levantando una objeción para vender. Comprométalo a formalizar su aseveración.
• Si una funcionalidad no puede ser demostrada pero el proveedor dice que \»no se encuentra en esta versión\», usted puede hacer lo siguiente:
  • Tomar contacto con el cliente cuya versión tiene la solución a la funcionalidad.
  • Indagar acerca de cuántas versiones del producto mantiene la empresa. Este punto es crítico pues si un desarrollador de software mantiene muchas versiones de un mismo producto, más tarde o más temprano tendrá problemas de costos que terminarán en la factura que le entrega a usted.
• La solución a problemas funcionales tiene varias formas de ser resueltos. Usted se enriquecerá mucho aprendiendo cómo lo hizo cada proveedor y además, distinguirá qué arquitectura de productos están preparados para enfrentar cambios y cuáles requerirán parches sobre parches.
• No exija al proveedor la realización de una prueba con temas concretos. Armar una prueba lleva mucho tiempo, esfuerzo y es muy costoso. El proveedor no lo hará si la ecuación costo/riesgo no puede ser cubierta por una ALTA renta. Para darles una idea de lo que significa, en el año 1998 la empresa para la que trabajaba tuvo que realizar una prueba en Mendoza. Piensen que cada módulo del producto tenía un especialista. De nuestra compañía tuvieron que viajar 7 personas. Y del lado de la empresa cliente hubo un equipo de 8 personas que cargaban datos, imprimían listados, hacían pruebas de consistencia, etc. Etc. A pesar de todo este esfuerzo la prueba estuvo mal organizada porque había procesos batch que había que correr día a día y que, interfases de por medio, interactuaban con otros sistemas. Nadie ganó en esta prueba.
• Si está tratando con un Canal, cerciórese de su capacitación y experiencia con el producto.
• Aproveche el tiempo en las demostraciones. No intente descubrir donde está la trampa. Por el contrario, concéntrese en temas claves.
• Tenga presente lo siguiente:
  • Informe al proveedor sus necesidades y qué es lo que más le interesa ver.
  • Busque el equilibrio entre lo que quiere ver/evaluar y lo que el proveedor quiere mostrarle. Él tiene cosas interesantes para mostrarle que a lo mejor usted nunca imaginó.
  • No desperdicie tiempo con preguntas capciosas o no preparadas previamente que restan tiempo a la actividad.

No haga como Enrique. Antes de firmar el contrato, prepárese para preguntar lo que necesita saber, converse con otros usuarios y tenga la mente abierta para ver más allá de sus necesidades actuales.