Las Simulaciones de Empresa: una potente herramienta de aprendizaje

Introducción

Las simulaciones de gestión de empresa son unas potentes herramientas de aprendizaje que hacen posible que los participantes en las mismas puedan aprender sobre los factores que influyen en las distintas áreas de sus negocios comunicándose, argumentando, negociando, compitiendo, tomando decisiones, alcanzando compromisos y poniendo a prueba sus ideas de manera creativa sin exponerse a los riesgos propios de una situación real.

Los participantes tienen que manejar información -cuantitativa y cualitativa- y fijarse objetivos que podrán alcanzar total o parcialmente. Experimentan también las consecuencias de sus propias decisiones y acciones y tienen que hacer frente a las múltiples incertidumbres surgidas de la incompleta comprensión que tienen de la situación y de las acciones de sus competidores y de otras entidades externas.

Las simulaciones no pueden ofrecer una experiencia real, pero ofrecen lo más parecido a la misma, una experiencia indirecta de carácter casi adictivo por la fuerte motivación que generan en los participantes gracias a su carácter participativo e interactivo y a los factores competitivos que producen altos niveles de compromiso.

La gran mayoría de los participantes en simulaciones de empresa mencionan que su participación en las mismas fue su experiencia de aprendizaje más provechosa y memorable.

En 1999 se interrogó, mediante una encuesta, a Directores y Responsables de Formación de todo tipo de organizaciones en el Reino Unido sobre los beneficios de las simulaciones de empresa como herramienta de formación. Los resultados de la encuesta demostraron que las simulaciones ayudan a los participantes a:

• Comprender la interrelación entre las diferentes áreas funcionales de su empresa y conocer mejor aquellas en las que no son especialistas
• Desarrollar las habilidades para el trabajo en equipo. Las simulaciones muchas veces hacen posible que se formen equipos muy cohesionados y permiten explorar distintos roles y su impacto en el rendimiento del equipo
• Desarrollar las habilidades para la toma de decisiones. Los informes -rápidos y sin ambigüedades- con los resultados permiten que los participantes comprueben muy claramente las consecuencias de sus decisiones
• Aumentar los conocimientos y habilidades de tipo funcional
• Desarrollar las habilidades para enfrentarse al cambio, el riesgo y la incertidumbre

Todos estos factores explican por qué las simulaciones de empresa empiezan a ser el núcleo de los cursos tipo MBA en numerosas Escuelas de Negocios europeas y norteamericanas, ocupando hasta el 40-50% de las horas lectivas, y la base de numerosos Seminarios de Formación y Actualización para ejecutivos.

Qué es una simulación de empresa

El objetivo básico de una simulación de empresa es ayudar a comprender y a solucionar problemas complejos de la vida real construyendo una versión más pequeña, simplificada, del problema que recibe la denominación de “modelo”. Este modelo puede comprenderse más fácilmente que la realidad que intenta representar. Es posible manipular el modelo para ver como se comporta de manera más segura que si lo hiciéramos con el problema real para avanzar, de esta forma, en la solución del mismo.

Las simulaciones de empresa sumergen a los alumnos en un entorno simulado en el que pueden desarrollar todo tipo de tareas de gestión de forma práctica, de forma que puedan comprender su funcionamiento interno y dominar las habilidades necesarias para su concepción, planificación e implantación. A diferencia de lo que ocurre con el “role play”, los participantes no tienen que “actuar”. Sus emociones, personalidades y motivos éticos son los suyos y no están determinados por ningún \»rol.\» Tienen, simplemente, que utilizar su propia inteligencia, habilidades, experiencia y comportamientos para desarrollar un trabajo funcional determinado (líder del equipo, ejecutivo, directivo, trabajador, vendedor, cliente, dependiendo del contenido de la simulación) recurriendo a la ética del mundo real para guiar sus decisiones.

\»Las simulaciones de empresa son herramientas de aprendizaje que pueden ayudar a los participantes a aprender nuevas habilidades y comprender el proceso de toma de decisiones. Los directivos y los empleados de cualquier empresa pueden aprender, por ejemplo, como crear y trabajar en un equipo de proyecto o en una empresa simulada o como resolver los problemas que se les planteen, en un entorno libre de riesgos en el que no tiene por que preocuparse por la pérdida de capital o de sus medios de supervivencia.\» Harvard Business Review.

La palabra simulación se considera, a veces, demasiado mecanicista en entornos educativos y se prefiere, en su lugar, el término “juego”. Sin embargo, este término puede tener algunas connotaciones negativas: desperdicio de tiempo, el no tomarse las cosas demasiado en serio y el comprometerse en un ejercicio cuya única finalidad sería divertirse. La palabra “juego” puede tener también asociadas las ideas de competencia, de reglas que no tienen por que ser siempre obedecidas y de estrategias diseñadas para confundir a los competidores de maneras que pueden ser poco apropiadas. Así pues utilizaremos, como hemos venido haciendo hasta ahora, el término “simulación de empresa” para referirnos a las herramientas de este tipo que se utilizan en entornos educativos. Aún así, las simulaciones divertidas son experiencias memorables. Los participantes pueden aprender al mismo tiempo que se divirten y la experiencia de aprendizaje se convierte al algo sumamente gratificante. Sin darse cuenta, desarrollan e internalizan una serie de reglas para el éxito que pueden aplicar de forma intuitiva en el mundo real.\»

Aunque el divertirse durante una simulación es muy importante, este no es usualmente el propósito fundamental del ejercicio. Las simulaciones de empresa permiten a los participantes aprender sobre diversos factores relevantes que forman parte de su entorno real de trabajo. Los participantes pueden poner a prueba sus ideas en un entorno no amenazante comprobando los resultados de las mismas. Las simulaciones de empresa no tiene como objetivo el encontrar la mejor solución posible a un problema, dado que en la realidad es habitualmente imposible conseguir tal cosa, siendo también esto cierto incluso en el mundo simplificado de la simulación.

Las simulaciones de empresa permiten el despliegue de un amplio rango de comportamientos y decisiones humanas representadas, a menudo, por los comportamientos de los compradores, los proveedores o los competidores que participan en las mismas. Por ejemplo, un ejecutivo de una empresa de diseño y de fabricación de aviones debe estar interesado por los modelos desarrollados por las empresas competidoras. Es posible, por ejemplo, que aunque un nuevo modelo no vuele mejor que los ya existentes desde un punto de vista aerodinámico, pueda cambiar las reglas comerciales del sector debido a que fabricarlo es más barato o a que consuma menos durante el vuelo. Puede incorporar también alguna característica particularmente valorada por los pasajeros, como la capacidad para despegar y aterrizar en pistas muy cortas permitiendo, de esta forma, el uso de aeropuertos más cercanos a las ciudades. Las simulaciones de empresa permiten el despliegue de estos comportamientos complejos y menos predecibles, haciendo posible que un equipo participante cambie las “reglas del juego” tomando determinadas decisiones.

Ventajas y beneficios de las simulaciones de empresa

Numerosos estudios han demostrado que con las simulaciones los alumnos consiguen grados más altos de conocimiento y retención de lo aprendido que con otros métodos didácticos. Entre las numerosas ventajas de las simulaciones cabría mencionar las siguientes:

• Aprender haciendo
• Motivación
• Entorno libre de riesgos
• Trabajo en equipo
• Compresión del tiempo
• Realismo
• Interacción inteligente
• Competencia entre participantes
• Experiencia comprehensiva de aprendizaje
• Aprendizaje acelerado
• Escalabilidad
• Atención incrementada

que explicamos, a continuación, con más detalle:

• Aprender haciendo. El tema dominante en cualquier simulación de empresa es que el alumno “aprende haciendo”. El entorno de trabajo es simulado y el alumno tiene que ejecutar todas las tareas necesarias para desempeñar su trabajo. En un simulador de vuelo, el piloto ha de despegar, volar siguiendo una ruta y aterrizar. A lo largo del viaje, pueden ocurrir incidentes impredecibles y el piloto debe afrontarlos y resolverlos o se arriesga a una catástrofe. Las simulaciones facilitan a los participantes un feedback sin ambigüedades de los resultados, permitiéndoles comprobar las consecuencias de sus decisiones muy claramente, en “tres dimensiones”, por ejemplo, desde los puntos de vista financiero, de recursos humanos y del cliente. De esta forma, las simulaciones ofrecen a los participantes la oportunidad, no disponible de otra manera, de comprender de manera práctica como se interrelacionan las diferentes áreas de la empresa.
• Motivación. Muchos participantes afirman que la faceta de “diversión” de las simulaciones es el factor que las hace altamente participativas e interactivas. El elemento de competición es percibido como algo beneficioso ya que genera niveles muy altos de compromiso. Muchos participantes declaran que el tomar parte en una simulación fue una experiencia de aprendizaje memorable.
• Entorno libre de riesgos. Las simulaciones de negocios hacen posible que los alumnos aprendan a navegar a través de situaciones muy complejas y problemáticas sin correr ningún riesgo. En un simulador de vuelo, el piloto puede aprender a recuperarse frente a fuertes ráfagas de viento o a aterrizar con un motor incendiado intentando técnicas diferentes hasta que adquiera la pericia suficiente para aprender cuales son las que funcionan. En una simulación de empresa, el alumno puede intentar recuperarse, probando diversas estrategias, de una situación de poca liquidez, de huelgas, de malas predicciones de venta, de problemas de capacidad de producción y de situaciones similares, sin arriesgar la salud financiera de una empresa real. A lo largo de toda la simulación, los alumnos aprenden de sus aciertos y sus errores.
• Trabajo en equipo. El desarrollo de las habilidades para el trabajo en equipo es uno de los beneficios más notorios de las simulaciones. En muchos casos las simulaciones hacen posible la formación de equipos muy cohesionados creando el entorno adecuado para explorar diversos roles, permitiendo a los participantes aprender que el desempeño de su equipo está relacionado con su capacidad para ser flexibles, negociar, comunicarse y clarificar sus roles sin asumirlos de manera rígida. Las simulaciones también pueden contribuir al desarrollo de un “lenguaje y comprensión” compartidos por los miembros del equipo. Esto es particularmente interesante cuando los participantes en la simulación provienen de la misma empresa o departamento.
• Compresión del tiempo. En la vida real, suele requerir años el adquirir las habilidades propias de cualquier campo de especialización, debido a que también puede requerir años el encontrar todas las situaciones de negocio necesarias para convertirse en un auténtico experto. También pueden ser necesarios muchos años para que se alcancen los objetivos que se buscaban con las decisiones estratégicas que tomó, en su momento, una empresa y puede ser también muy difícil comprender como los resultados obtenidos se relacionan con las decisiones originales. Las buenas simulaciones permiten comprimir el tiempo de forma que los participantes puedan desarrollar varios años de experiencia práctica en unos pocos días, creando entornos de aprendizaje que son más ricos que los de una clase tradicional y experiencias que permiten un desarrollo intensivo y un aprendizaje duradero de habilidades.
• Realismo. Las simulaciones de empresa presentan diversos grados de realismo y sofisticación. Algunas requieren la ejecución de tareas relativamente simples, como realizar un balance contable, y el alumno recibe información sobre si ha realizado esas tareas correctamente o incorrectamente. Otras requieren la ejecución de tareas complejas con una gran diversidad de soluciones, ninguna de las cuales es completamente correcta. Los participantes deben evaluar compromisos muy sutiles entre decisiones como , por ejemplo, cuánto invertir en maquinaria para reducir los costes laborales o si deben recurrir a la subcontratación en lugar de contratar trabajadores a tiempo completo.
• Interacción inteligente. Otra característica de las simulaciones de empresa que las hace más efectiva es el uso de personalidades simuladas que interactúan con el alumno. Estos agentes pueden desempeñar los papeles de subordinados, colegas, mentores o adversarios. Pueden ayudar al alumno a desempañarse con éxito en la simulación o pueden retarle para que desarrolle métodos innovadores para lograr prosperar en un entorno altamente competitivo. El alumno puede obtener, por ejemplo, asesoría de varios miembros del equipo simulados para elaborar un plan de negocios para defender, a continuación, este plan frente a un panel de inversores simulados para conseguir financiación.
• Competencia entre participantes. La competición entre equipos puede añadir mucha energía y emoción a la simulación. De todas formas no conviene olvidar que la competición es tan sólo un medio para conseguir un fin y que el objetivo de obtener los mejores resultados debe estar supeditado a los objetivos de aprendizaje que se persigan.
• Experiencia comprehensiva de aprendizaje. Cuando una simulación de empresa se lleva a cabo en un entorno de clases presenciales haciendo disponibles, al mosmo tiempo, materiales de referencia online, la misma se convierte en el centro de una experiencia comprehensiva de aprendizaje. El hecho de “aprender haciendo” en un entorno libre de riesgos, con compresión del tiempo, organizándose y trabajando en equipo, tomando decisiones estratégicas y operativas, recibiendo un “feedback” continuo sobre los resultados de esas decisiones, en un entorno altamente competitivo, convierte a las simulaciones en la herramienta de aprendizaje más rápida y más efectiva para desarrollar la confianza y las habilidades de la fuerza de trabajo de cualquier empresa
• Aprendizaje acelerado. Las simulaciones pueden reducir el tiempo necesario para adquirir una competencia incrementando notablemente el grado de su asimilación. Diversos estudios han demostrado que las simulaciones pueden conseguir que los participantes se conviertan en expertos en una habilidad determinada entre cuatro a seis meses antes que aquellos que han asistido a clases convencionales pero no hann tenido ocasión de aplicar los conocimientos adquiridos.
• Escalabilidad. Las simulaciones son sumamente escalables, lo que las hace muy productivas en cualquier programa de aprendizaje. Las simulaciones permiten formar a un mayor número de personas en un período de tiempo más corto que el que requieren los métodos de aprendizaje tradicionales.
• Atención incrementada. El trabajo en equipo, el feedback continuo con los resultados, el proceso cíclico de toma de decisiones y el entorno competitivo aumentan la intensidad y el tiempo de la atención de los participantes mejorando la calidad y la retención de lo aprendido.
  Las simulaciones son particularmente valiosas cuando tiene que coordinarse las decisiones de muchas personas para que una empresa pueda ser efectiva. También lo son cuando el grado de complejidad del negocio y los desajustes en el tiempo y la distancia pueden crear malos entendidos entre directivos.

Las simulaciones pueden aportar grandes beneficios. De hecho, aquellas empresas que siguen utilizando los métodos tradicionales de enseñanza en sus programas de formación, pueden estar desperdiciando mucho tiempo y dinero por comparación.

Las simulaciones son, también, un medio ideal para aprovechar la experiencia de los directivos más veteranos. Cuando se incorporan a la simulación las mejores prácticas desarrolladas durante años, todos los participantes se benefician.

Conclusión

Muchas empresas diseñan sus programas de cambio organizativo persiguiendo ventajas competitivas descubriendo, muchas veces, que es frustrantemente difícil implantarlos. Esto se debe a que un programa con éxito depende no solo de estrategias cuidadosamente concebidas, sino también de una cultura de empresa que acepte el cambio. No importa lo bien que haya sido diseñado un programa ni el grado de compromiso de la alta dirección, ninguna iniciativa de transformación tendrá éxito a menos que todos y cada uno de los individuos que forman parte de la empresa estén dispuestos a cambiar su comportamiento. En este sentido, son los directivos los que más necesitan desarrollar nuevas habilidades para ayudar al resto de los empleados de la empresa a modificar hábitos de trabajo arraigados.

Desgraciadamente, los adultos no cambiamos fácilmente. Las conferencias, los módulos de formación y los talleres pueden servir para explicar la mecánica del cambio organizativo, pero es poco probable que sirvan para revolucionar las prácticas de trabajo cotidiano. La mayor parte del tiempo, casi todos aprendemos a través de la experiencia. Pero el trabajo cotidiano en cualquier empresa raramente facilita este tipo de aprendizaje. Dado que las demoras y la complejidad de muchas empresas tiende a oscurecer los vínculos entre las decisiones tomadas y sus consecuencias. En condiciones normales, pocos directivos pueden percibir los resultados totales de sus acciones.
Por ejemplo, el impacto en el negocio de la decisión de contratar más vendedores puede que no sea visible durante varios meses, período durante el que otras decisiones tomadas por la dirección pueden haber modificado la situación general. Para empeorar las cosas, muchos directivos solo tienen una perspectiva limitad de su empresa como una totalidad y, dado que su desempeño suele ser juzgado por los resultados a corto plazo, tienen muy pocos incentivos para contemplar los resultados a largo plazo de sus decisiones.

Las simulaciones de empresa son el medio ideal para superar estas barreras para el aprendizaje. Un extenso cuerpo de literatura y de investigaciones empíricas confirma el poder de las simulaciones para cambiar los comportamientos dando a los directivos la oportunidad de experimentar, poner a prueba sus hipótesis y aprender de sus errores en un entorno libre de riesgos.
De hecho, alrededor de un 60 por ciento de empresas en los Estados Unidos han utilizado y utilizan algún tipo de simulación en sus programas de formación para directivos. El uso de simulaciones de empresa puede revolucionar el aprendizaje y acelerar la transferencia y aplicación del conocimiento. Las empresas pueden aprovechar las características de escalabilidad e inmersión de las simulaciones para acortar el tiempo de adquisición de competencias e incrementar su grado de asimilación.

Hoy ya se dispone de un gran número de simulaciones de empresa “empaquetadas” pero parametrizables y de software para la creación y mantenimiento de simulaciones a la medida de fácil uso y en continua actualización. Al mismo tiempo, la alta dirección está siendo cada vez más receptiva a nuevas aproximaciones para la implantación de sus estrategias. Por su parte, los directivos senior e intermedios están comprobando que sus responsabilidades se están ampliando y son cada vez más conscientes de que para desempeñar su trabajo adecuadamente tienen que comprender y gestionar certeramente la dinámica de las variables de su negocio. Cuando la alta dirección reconozca su verdadero poder, las simulaciones de empresa pueden desempeñar un papel crucial en los procesos de transformación corporativa.