Las cuentas por cobrar

El activo mas grande y el mas incomprendido.

¿Se ha puesto a analizar de manera detallada como está integrado el estado financiero de la empresa? Si lo hace se encontrará quizá entre la gran mayoría de empresas industriales, comerciales o de servicios que integran de un 40 a un 70 % de sus activos en el renglón de cuentas por cobrar, piense ahora por un momento, ¿Qué pasaría si ese activo simplemente dejara de existir?

Exacto, una reducción importante en el tamaño de la empresa con la consiguiente crisis ya que al desaparecer este activo no desaparecen los pasivos del otro lado del balance.

Las cuentas por cobrar, a veces ignoradas, otras veces descuidadas, constituyen hoy en día la clave en el desarrollo exitoso de los negocios, son “Dinero esperando a ser tomado” son además el activo de mayor disponibilidad después del efectivo en caja y bancos ya que a diferencia del inventario estas ya no deben pasar por procesos de manufactura, almacenaje, traslado y colocación con los clientes.

Las cuentas por cobrar están ahí, simplemente esperando a que usted cambie su visión acerca del manejo de las ventas a crédito.

Y es que las ventas a crédito representan un promedio del 80 % de las ventas totales de una empresa lo cual no es cosa menor, hoy en día el correcto manejo de las cuentas por cobrar representa la diferencia entre ganar mayores utilidades o perder.

Con todo lo anterior resulta curioso que el empresario aun siga considerando el crédito como un mal necesario y la cobranza como la “parte sucia de la venta” en lugar de invertir en profesionalizar y desarrollar al máximo nivel el área de manejo de cuentas por cobrar.

El área de crédito y cobranza es en ocasiones como el basurero de la empresa, donde termina todo lo que sale mal en cualquiera de las otras áreas, si el vendedor se comprometió a algo que no podía cumplir, eso será una razón para que el cliente detenga su pago, si el área de embarques no programó el envío a tiempo se lo dirán al representante de crédito y cobro cuando los contacte, si la factura está mal hecha, lo mismo.

Desafortunadamente las áreas de crédito y cobro no tienen un perfil de servicio al cliente o manejo de quejas para poder solventar estos escenarios y lo que es mas, la forma en que se mide su desempeño no ayuda para nada en el manejo adecuado de las relaciones con los clientes internos y externos pues invariablemente son evaluados por los días en promedio que tardan en cobrar (DSO o Días Cartera) y por el Porcentaje de Cartera Vencida (% Bad Debt) y esto implica que no importa lo que haya que hacer, al fin de mes habrá que lograr cobrar lo mas que se pueda sin importar la relación con el cliente.

Pero si lo analizamos con calma veremos que los indicadores de días cartera y Porcentaje de Cartera Vencida no son sino indicadores para medir la probabilidad de incrementar el flujo de caja pero no ayudan de ninguna manera a medir la generación de valor del 80 % de las ventas de la empresa, es decir, las ventas a crédito.

Voy a hacerle una pregunta, ¿Es malo el atraso en las cuentas por cobrar? Probablemente su respuesta automática sea “Sí” permítame replantear la pregunta “En todos los casos, invariablemente ¿Es malo el atraso en las cuentas por cobrar?” Yo creo que la respuesta correcta es depende, ¿De qué? Del valor de cada negocio en particular, permítame darle un ejemplo.

Tengo un lote de mercancía en bodega que está fuera de temporada cuyo costo de almacenaje amenaza con postergarse hasta la siguiente temporada y aun faltan 10 meses para esto, lo cual implicará una pérdida en el valor del negocio de vender esa mercancía del 5%; de repente y sin esperarlo aparece un cliente interesado en mercancía de ese tipo, pero quiere comprarla a crédito, ¿Qué hacer?

Por supuesto que procederíamos a revisar su solicitud de crédito pero encontramos que es una empresa nueva, que aun no tiene historial y lo poco que se sabe de ella es que usualmente se retrasa hasta 3 meses en pagos, además el propietario tiene poca experiencia en el ramo, ¿Autorizamos el pedido?

Por supuesto que no si pensamos en función del papel tradicional del área de crédito y cobranza como contención del riesgo.

Por supuesto que Sí, si pensamos en el área de crédito como generador de valor.

Estas son solo algunas breves reflexiones basadas en el Profit System on B2B Credit Management que es considerada la última revolución en el manejo del crédito y la cobranza y sin duda a decir de su fundador Abe WalkingBear será el Standard internacional para este sector en los próximos años.

Lo cierto es que sin duda hay que volver la vista a esta área que durante años se ha mantenido sin cambios en medio de un entorno donde la única constante es el cambio.

Piénselo, es 3 veces mas barato retener y mantener a un cliente que conseguir uno nuevo.

Para saber más:

www.ejecutivosdecredito.com
www.credi-training.com