El poder de la negociación Virtual

La globalización inserta a todos los países en un mercado dinámico con nuevas formas de gestión, marcadas por la gran interdependencia de sus agentes.

En este nuevo escenario no sirve estancarse en costumbres e ideas tradicionalistas propias de cada región. Ello no ayuda a lograr los mejores acuerdos comerciales interculturales.

El siguiente escrito, surge ante la necesidad de ejecutivos y empresarios de tomarle el verdadero peso al avance de la inteligencia de Internet y de mejorar el desarrollo de las relaciones y negociaciones virtuales.

El objetivo es obtener de la práctica de éstas, los mejores resultados propuestos en el corto, mediano y largo plazo, manteniendo una participación permanente y estable en mercados cada vez más competitivos y altamente tecnologizados.

Los beneficios del intercambio comercial entre empresas de diferentes países, han dependido de la creatividad e improvisación de sus representantes en reuniones de negocios, debido al poco conocimiento del lenguaje y formas de comunicarse con sus pares de tierras lejanas.

Lo anterior se acepta en la medida que antes de Internet no ha habido una gran facilidad para comunicarse ni encontrar información sobre la inmensidad de oportunidades de negocio que en realidad existen.

La seguridad para relacionarse y negociar en la red depende de tres puntos importantes:

• La cantidad y calidad de información relevante que se tenga
• La credibilidad en las exposiciones realistas y convincentes que estén preparadas para hacer frente a proveedores, clientes o competencia a través de Internet
• Estar al día con la tecnología y el constante aprendizaje de estrategias y técnicas de negociación virtual.

Sumado a lo anterior, la eficacia también la encontramos en ejecutivos y tomadores de decisiones, preparados para cualquier dificultad que se presente en el intercambio de ideas en la mesa virtual de negociación. A partir principalmente del conocimiento que se tenga de las capacidades y limitaciones (propias y del otro) a parte de la plataforma tecnológica con que se cuente.

El balance positivo a largo plazo en los acuerdos virtuales, trae aparejado un crecimiento de la capacidad profesional de quien toma primero la decisión de conocer los alcances de las negociaciones en Internet.

Se desarrollan habilidades para tomar las decisiones correctas utilizando los recursos tecnológicos disponibles, por lo tanto le da un valor agregado a su persona quién se preocupa de estar al día con las herramientas de comunicación virtual.
El concepto al que llegamos y donde debemos centrar nuestra posición para negociar es la Credibilidad Virtual.

Esta credibilidad es el sello del éxito proveniente del reconocimiento y confiabilidad de nuestro historial de buenos acuerdos a través de la red.

Estructura de una negociación virtual:

Si muchas negociaciones personales no siguen un plan de acciones o agenda (aunque es una buena idea tener una agenda en negociaciones formales), menos aún la siguen las negociaciones a través de Internet. Las partes en vez de interactuar personalmente, intercambian argumentos, propuestas y compromisos siguiendo patrones virtuales. Simulando escenarios preestablecidos no dependen de la situación real, que hace a las negociaciones personales más o menos espontáneas.

Siguiendo lo anterior podemos establecer cuatro conceptos presentes en todo proceso de negociación virtual que demarcarán un cierto orden:

Tenemos primero el problema a resolver que surge en cualquier momento del día, con cualquier persona y en cualquier parte del mundo, luego invariablemente al encontrarnos en un medio virtual como Internet, debemos relacionarnos con herramientas como el e-mail y ubicar algún recurso de cualquier índole que se encuentre a su vez en la misma red para resolver el problema.

Para resolver el problema debemos definir un proceso que conlleve recopilar datos e información relevante, determinando normas y criterios comunes. Luego, desarrollar, contrastar y negociar ideas consiguiendo soluciones justas y con el máximo beneficio para las partes que garanticen una relación de largo plazo.

Tomando en consideración que cualquier mensaje escrito y enviado, puede ser considerado por el receptor como un documento \»legal\», “histórico” y \»vinculante\», cuando se llega a un buen acuerdo en los criterios de la negociación virtual, es fácil determinar la pauta a seguir a futuro en el proceso, debido a que en Internet hay registro de todo lo que uno hace y escribe.

Es importante tener claro que un problema se refiere a cosas racionales y las emociones son inherentes a las relaciones humanas, por lo tanto en la negociación virtual se reducen los roces por diferencias de personalidad o estados de ánimo que se pueden producir en el contacto personal.

Cuando se quiere resolver un problema y lograr un acuerdo se pueden hacer concesiones que tienen la desventaja de ser limitadas, y es más fácil a través de Internet (las cifras son frías. En cambio en la negociación personal además hay que aceptar las características de la otra parte, lo que a veces le da un carácter de ilimitada y de doble trabajo.

Para entender los efectos de Internet en la Globalización y en el comercio internacional, debemos primero saber como se conducen hoy en día las negociaciones, debemos aceptar que las relaciones personales están dando paso a las relaciones virtuales.

Las fortalezas del medio virtual para comunicar y lograr acuerdos se centran en la disminución de costos para encontrar contactos (proveedores, compradores, distribuidores, etc.), presentar propuestas, cerrar acuerdos, preacuerdos y abastecer a la otra parte de toda la información que requiera para disminuir la incertidumbre sobre quien se la esté entregando, desde cualquier parte del mundo.

Las organizaciones dependen hoy en gran medida del buen manejo que tengan sus ejecutivos de la principal y más rápida herramienta de Internet como es el correo electrónico.

Es importante prestar una atención adecuada a cada mensaje, recibido o enviado, y evaluar en particular los posibles efectos de los propios mensajes en la situación de la empresa frente a sus competidores o mercado.

Una clara definición de controles que permitan medir la consecución de objetivos y metas ayudará a desarrollar una comunicación, mensaje o propuesta-servicio con mayor valor agregado: Por ejemplo es de gran utilidad para captar y fidelizar al potencial cliente en mercados extranjeros a través del e-marketing

• Se agilizan los accesos a los mercados internacionales
• Aumentan los datos del mercado meta. Segmentación y posicionamiento.
• Mix Promocional adecuado.
• Marketing Directo de acuerdo a diferentes perfiles en diferentes lugares.
• Facilidad en estrategias de Comunicación en el Comercio Exterior
• Rápido posicionamiento de imagen en mercados internacionales
• Comunicación efectiva para penetrar nuevos mercados a través de intercambio de información en Ferias y Exposiciones Internacionales.

Negociación Virtual y Localización

Sin embargo lo anterior, algunas empresas deben respaldarse por su tarjeta de presentación virtual llamada Web. No es posible estar enviando información completa en los correos electrónicos cada vez que queramos comunicar nuestra existencia en el mercado y explicar el respaldo que tenemos para ofrecer o requerir algo.

La webpage o website es el complemento del correo electrónico para negociar, es nuestra carpeta de presentación a distancia o nuestro puntal para demostrar experiencia, capacidad, clientes, colores corporativos y lenguaje, que le muestran a nuestro interlocutor nuestro fundamento para pedir o exigir de acuerdo a nuestra necesidad, considerando a su vez las costumbres en su cultura y las expresiones en su lenguaje. Dos alcances:

• La orientación en el uso, desarrollo y hosting de su página Web como medio para negociar y entregar información confiable, global y localizada. Las herramientas audiovisuales se ocupan como disparadores emocionales
• Prolijidad y oportunidad en la traducción a otro idioma y adaptación de su Web al mercado de destino.

Negociación Electrónica

Dentro de las estrategias a desarrollar, se debe impulsar el uso de las tecnologías de la información como una herramienta de hacer negocios en el contexto del comercio internacional. Este ha aumentado en la última década, principalmente para la micro, pequeña y mediana empresa. Las exportaciones de productos y servicios en línea, día a día están aumentando, por lo que estas nuevas y numerosas formas de internacionalizar productos desempeñan un papel esencial para las empresas.

En esta vía el tamaño de las empresas no importa, las diferencias radican en la calidad del producto, los servicios y la seriedad en el cumplimiento de los contratos. Es pues un reto para las empresas lograr adaptarse e integrarse a la comunidad internacional.

Objetivos:

El comercio electrónico tiene dos objetivos estratégicos que buscan fortalecer a las empresas exportadoras independiente de su tamaño.

• Acelerar el proceso de incorporación y el uso de herramientas de comercio electrónico en las pequeñas y medianas empresas exportadoras como un instrumento para hacer negocios en el ámbito internacional.
• Sensibilizar y capacitar a la comunidad empresarial para mejorar los niveles de conocimiento y manejo de instrumentos de innovación tecnológica mediante la realización de capacitaciones en cursos, foros y talleres.

La rapidez de reacción y la disminución en los costos en el comercio exterior, sobretodo en el movimiento de capitales y valores en general simbólicos, es mayor mediante el uso de Internet, donde se interactúa con una pantalla, y no con personas.

Pero en el fondo, las negociaciones en línea no son diferentes de las personales, ya que en uno y otro caso hay que planificar, hacer preparativos, actuar con paciencia, comprensión y entendimiento por las necesidades de la otra parte, desplegar facultades de persuasión y tener capacidad para resolver problemas. Tres alcances:

• Se negocia en Internet como medio para aumentar las posibilidades de venta prospectando, manteniendo clientes y buscando nuevas oportunidades de negocio, en el país o en cualquier otro, pudiendo ser en inglés o cualquier otro idioma.
• La orientación es a la capacitación en la construcción de correos electrónicos con una estructura práctica y uso de software de apoyo como por ejemplo Adobe para ayudar a abordar las mejores estrategias para negociar fuera del país; involucrando idioma, cultura y costumbres diferentes.
• Se deben seguir los procesos de negocios capacitando en forma regular en negociación estratégica a ejecutivos que tomen decisiones, que involucren algún grado de interacción virtual y que no dispongan del tiempo adecuado para planificar.

Conclusión:

Frente a nuevas formas de incorporarse al mundo, tan rápida como es a través de Internet, también surgen nuevas formas de interrelacionarse en ella.

Nuestro desarrollo y evolución, depende de lo capaces que seamos de dominar las herramientas que nos presenta la nueva tecnología virtual para transmitir información y procesar los mensajes que se intercambian en la red.

El conocimiento es determinante para tener una buena posición negociadora virtual. Pero lo anterior en la medida que lo sepamos encontrar en forma eficiente y rápidamente información en buscadores calificados, asociarlo inteligentemente a nuestras ideas y transmitir claramente nuestras propuestas y decisiones.