El Planeamiento y el Control de Gestión como camino compartido

Conducir una organización comercial sin contar con un plan estratégico, táctico y operativo es ofrecer una gran ventaja a los competidores y desaprovechar la potencia de su gente y las oportunidades de aprendizaje que brindan los desvíos de gestión.

“En la vida, para alcanzar lo que queremos, indefectiblemente, primero, debemos saber lo que queremos”.

Nuestro accionar no siempre refleja lo que estamos buscando. Esto se complica aún más cuando interactuamos en un grupo humano. Nos resulta complicado poder analizar cuáles de nuestras acciones están aportando los progresos buscados y cuáles no.

El proceso de planeamiento se nutre de los planes de cada sector de la organización, los que fijan sus objetivos, metas, proyectos, estrategias y acciones y seleccionan los indicadores de gestión que utilizarán para comprobar el cumplimiento de lo planeado y la asignación de los recursos a las acciones y/o proyectos encarados. Cada sector, cada unidad de negocios, cada filial aporta su plan y su gestión para alcanzar un objetivo común, trascendente del individual. Es habitual, incluso, que se persigan objetivos que requieren del cumplimiento de ciertas metas y acciones de varios sectores al mismo tiempo.

Se convierte, así, en un camino en el que todos confluyen (trabajo en equipo práctico, sin necesidad de tener que apelar a cursos teóricos de gran abstracción). Nos ayuda a comprender que el viaje no tiene un final estático, ya que a lo largo del mismo se suceden hechos que, ora nos acercan, ora nos alejan de nuestro destino, el que dependerá de las decisiones adoptadas a medida que se transita. Se trata de un viaje que todos los días es influido por variables controlables y otras que son ajenas a nuestro control, aunque las podemos tener en cuenta con un adecuado diseño del plan (evaluación de escenarios posibles).

Es un proceso en el que TODA la organización participa, tanto en el momento del diseño como en el de su implementación. Se convierte en un lenguaje común para todos los involucrados, facilitando la comunicación interna y focalizando el accionar hacia los resultados buscados. Además, nos permite medir la efectividad con la que estamos actuando.

Para que ciertos objetivos económicos, políticos, funcionales y/o financieros se puedan cumplir es necesario que se cumplan otros objetivos dentro de la empresa y/o fuera de ella. Al ser tantas las influencias que sufre el plan, si no utilizamos métodos automatizados que nos permitan tener siempre presente nuestros objetivos, metas y acciones, podemos perder el rumbo y lo que resulta peor, sin darnos cuenta de que lo hemos perdido.

Ante los desvíos que se produzcan una vez lanzado, el plan debe permitirnos modificarlo tantas veces como se considere necesario hasta reencontrar el rumbo elegido de nuestros negocios.

Frente a la complejidad que presenta el planeamiento, son muchas las organizaciones que utilizan estrategias emergentes, es decir: van accionando a medida que se presentan las circunstancias contextuales que impactan sobre los resultados. Para éstas, es imprescindible contar con eficaces medios de control de gestión ya que de ellos dependerán que la organización pueda detectar los desvíos sin demoras y no se convierta en víctima de las circunstancias, renunciando a su autonomía decisoria. Muchas veces, la gravedad no reside en los efectos, sino en la acumulación de éstos sin un adecuado accionar correctivo. Ciertos efectos no deseados se convierten en disparadores o causas de otros efectos, generando un circuito no generativo.

Las organizaciones sin fines de lucro y/o públicas requieren, también, saber dónde están situadas frente a los objetivos que persiguen, los que avalan, nada menos que la razón de su existencia. El Planeamiento y el Control de Gestión es una herramienta que les permite transparentar las metas, los logros y la asignación de recursos y encarar una política de mejora continua aglutinando a sus miembros en pos de un objetivo común.

El mismo proceso se encarga de ordenar el trabajo en equipo de la organización. Cada participante del proceso conoce cuál es su responsabilidad individual y la de sus compañeros. Todos terminan incrementando su consciencia individual e impactando sobre la colectiva. Todos, sin excepción, tienen claro lo que aportan en beneficio del objetivo organizacional.

A la Dirección de la organización le facilita la apertura de un nuevo camino de diseño estratégico, operativo y táctico. La posibilidad de saber cuál es la situación actual frente a la deseada y evaluar las posibles causas de los desvíos. Permite, además, adoptar medidas correctivas sin demora, exactamente cuando los efectos no deseados comienzan a producirse (“just on time” táctico-operativo), evitando comprometer la performance competitiva de la organización.

¿Por qué dar ventajas a los competidores, si pueden evitarse?

La competencia empresaria presenta una complejidad creciente, y es por ello que creo que diseñar un exhaustivo sistema de planeamiento y control de gestión es una impostergable tarea que facilita el aprovechamiento de toda la potencia competitiva de la organización, la que transita un camino de alta sinergia, aprendizaje y efectividad.

¿Por qué apagar incendios, si podemos evitarlos?