El alcance, su importancia y eficacia

He decidido escribir estas notas porque personalmente cuando comencé a utilizar los alcances no encontré mucha información sobre el tema.

En un proyecto existen tres actividades que deben ser controladas: alcance, costo y duración (Tiempo).

La palabra alcance de un proyecto es definida por wikipedia como “la suma total de todos los productos y sus requisitos o características”. Desde mi punto de vista puedo definirla como ”El documento que detalla todos los entregables, especificaciones y responsabilidades de todas las partes, para la elaboración de un producto, la entrega de un servicio, un proyecto, o cualquier otra actividad en la que debemos realizar una inversión o gasto”. Normalmente es exclusivo para cada actividad o proyecto. Además considero debe ser visto como el punto clave en una negociación del tipo que hemos mencionado.

En un proyecto o cualquier negociación de servicios y hasta en la adquisición de ciertos bienes debemos expresar formalmente al proveedor a través del alcance qué deseamos y cuáles son las características específicas de lo que va a entregar (entregables). En este sentido el Dr. Luis Amándola expresa en su libro Dirección y Gestión de Paradas de Planta, P.109, “El proceso de desarrollo de un informe escrito, que sirve de base para las futuras decisiones sobre la parada de planta, debe incluir, en particular, los criterios utilizados para determinar si la parada de planta o sus fases han sido completadas satisfactoriamente”. Es decir, que en él debemos plasmar todos los aspectos que deseamos asegurar sean evaluados y que son claves para el éxito del proyecto o negocio, y al evaluarlo al finalizar la actividad podremos saber si se han completado todas las etapas con el nivel de calidad especificado.

Este documento debe realizarse cuando se concibe la actividad y es una de las herramientas que debe utilizar la gerencia como fundamento para dar su aprobación inicial. Sin este documento no debemos iniciar ninguna actividad o proyecto ya que no recibiríamos los entregables deseados y se tomaría el riesgo de dejar muchos aspectos claves flotando, tomando el riesgo de este modo de tener altos costos y se extienda la duración de manera no deseada.

Un alcance debe contener en detalle la fecha en que se iniciará la actividad que el mismo cubre y quienes formarán parte de la misma. El mismo es el punto de partida de la actividad luego que se obtienen las aprobaciones. Como sabemos, toda actividad de un proyecto debe ser planificada por lo que el alcance debe realizarse con suficiente anticipación al comienzo del proyecto; puede ser creado por una sola área de la empresa o entre todas. Es preferible que el alcance sea creado entre todas las áreas involucradas.

Dentro de los puntos a incluir están fechas de las entregas, restricciones, análisis, ítems a suplir tanto por el comprador como por el suplidor, lista de actividades que debe realizar el proveedor, a quien deberá reportarse el suplidor, responsabilidades del suplidor, responsabilidades de quien está adquiriendo los bienes o servicios, forma de comunicación, riesgos y quien los cubre, representantes de cada empresa que serán los contactos o representantes, frecuencia y tipos de informes, penalidades, entre otros.

Aparte del alcance también podemos crear un contrato que en el caso de que llegue a ser estándar (Genérico) podría utilizarse para referenciar el alcance de trabajo y este último serviría como buen complemento.

Respecto a la cantidad de páginas que debe contener un alcance debemos decir que es muy variable. El mismo puede llegar a tener desde una página hasta cientos de páginas, todo esto dependerá de la magnitud de la actividad que se esté planificando realizar.

En los proyectos, la variación del alcance debe ser controlada en todo momento y los cambios siempre deberán ser aprobados por quienes han autorizado la realización del mismo. Es recomendable también el asignar una persona para que administre el alcance una vez ha sido creado y aprobado.

Para un mismo proyecto podemos llegar a tener más de un alcance, este dependerá de su magnitud de la cantidad de terceros que se requiera.

Edward Farkas en la página www.ehow.com publicó los siguientes consejos para leer un alcance después que el mismo ha sido creado y poder comenzar a administrarlo:

a. Marcar la información importante con un marcador
b. Subrayar todos los interesados que se mencionan en el alcance para saber cómo distribuir la documentación y quienes serán parte de la comunicación y se les debe mantener informados.
c. Subrayar todo ítem que usted considere puede ser un riesgo(nos pueda sacar del plan y de prepuesto)
d. Subrayar los entregables
e. Resaltar las restricciones y fechas de compromiso
f. Determinar si hay alguna dependencia(documento, etc.) o permiso que requerirá el tercero

Para dar un poco de luz sobre la importancia del alcance vamos a poner el ejemplo de que deseamos comprar un computador nuevo. ¿Cuánta variedad de computadores existe en nuestros días? Es grande, ¿Verdad? Por lo que sería correcto si especificamos todo lo que se desea que contenga dicho computador para que pueda satisfacer nuestras necesidades y nosotros quedar satisfechos al realizar la adquisición. ¿Qué garantías nos ofrecerá el proveedor?, entre otros aspectos.

Con este ejemplo tan simple demostramos qué tan importante es el alcance.

En resumen, considero que un alcance debe contener la siguiente información básica:

1. Detalles de la actividad a realizar y razones por las que se debe hacer
2. Niveles de confidencialidad con que debe manejarse la información que se suple o a la que el tercero accederá
3. Detallar claramente los entregables con sus respectivas fechas de entrega.
4. Cuáles son las fechas críticas y los hitos (Milestones)
5. Cuáles serán las penalidades, si aplica, de no entregar en las fechas comprometidas
6. Qué suplirá el contratista, qué suplirá nuestra empresa.
7. Garantías requeridas.

Si alguno de los lectores desea recibir un ejemplo de un alcance puede contactar al autor.