Condiciones para una buena comunicación

A la hora de establecer una adecuada comunicación se deben considerar los siguientes aspectos:

• La sintaxis: que está relacionada con la estructuración y las modalidades de transmisión de la información (por ejemplo, la elección entre la utilización de carteles, una reunión o el diario).
  En la comunicación escrita conviene aumentar las posibilidades de ser leído, multiplicando y variando los soportes del mensaje.

• La semántica, que es el significado de los mensajes verbales y no verbales de los interlocutores.
• La pragmática, que son las condiciones concretas del intercambio, empezando por los comportamientos y las intenciones de las personas que intervienen en la comunicación.

Hay que tener en cuenta además que los emisores presentan una serie de diferencias derivadas de:

• Sus características como individuos: ya sea por edad, sexo, personalidad, pertenencia sociocultural…
• Las características del propio contexto, ya sea por cambios repentinos en las situaciones, por problemas materiales, de entorno físico, de cansancio de algún interlocutor, de relación jerárquica desigual o incluso de objetivos o metas a perseguir diferentes.

Es importante seguir una serie de pautas para que los intercambios de comunicación sean eficaces:

• Que tanto emisor como receptor se esfuercen por entenderse mútuamente, así como tratar de evitar soluciones prefabricadas, es importante incluso reaccionar positivamente ante las contradicciones y utilizar con acierto las sugerencias y oportunidades que se manifiesten.
• Hay que conocer bien al interlocutor, que quiere, que desea o que necesita es importante. Habrá que contrastar la información que de él disponemos con la realidad, es decir, asegurarnos que efectivamente sus deseos o necesidades son los que a nosotros realmente nos consta que son.
• El equilibrio entre el lenguaje verbal y no verbal o corporal a menudo resulta difícil de alcanzar, pero una vez alcanzado la sensación de seguridad que sobre el interlocutor produciremos será mucho mayor.

Recomendamos a este respecto la utilización del Método Secuencial que parte de la escucha como elemento fundamental a la hora de gestionar conflictos. Tendremos que mostrarnos abiertos a los demás y dispuestos a escucharles, antes de expresar nuestro acuerdo, nuestro desacuerdo o nuestra opinión personal. Tenemos que responder a la necesidad de nuestro interlocutor de comprender (¿de qué se trata realmente?) y ser reconocido (¿me percibe como soy?, ¿Me aprecia por lo que soy?).