¿Cómo alcanzar la eficiencia organizacional?

\»La amenaza de las empresas bolivianas ante la competencia desleal del contrabando y, a su vez, de la apertura de mercados hace que los gerentes tengan que buscar la continua mejora de sus procesos”.

Esta de más comentar la necesidad fundamental de toda organización de mejorar continuamente sus procesos internos para ser cada vez más competitivo en una industria feroz donde el que no cambia desaparece. Día a día crece la competencia, nuevas empresas están dispuestas y tienen la capacidad de brindar más valor al cliente a un precio igual y en muchos casos menor que el propuesto por nuestras empresas, a esto le agregamos también los no muy buenos controles aduaneros nacionales que permiten el ingreso de mercadería sin el pago de impuestos debido, aspecto que genera que muchos productos estén disponibles para la compra a precios muy atractivos para el consumidor y que exista una competencia desleal.

Para mantener nuestras empresas debemos buscar la eficiencia organizacional, pero eso no esta en discusión para ningún gerente o funcionario, el problema a discutir es: ¿cómo alcanzar la eficiencia organizacional?, ¿Por donde empezamos?, ¿Cuál es el primer paso a seguir?. Establecer que paso seguir no es para nada sencillo, ni algo que se pueda tomar a la ligera con decisiones subjetivas. Varias organizaciones nacionales han iniciado procesos de implementación de sistemas de gestión de la calidad, el establecimiento de círculos de calidad, el uso del 6 sigma, aplicación de la metodología de las 5S, entre otros, pero lastimosamente no han tenido el éxito esperado y publicitado previa implementación al ser piezas de un rompecabezas colocadas en el lugar erróneo. Todo proceso, cambio mejora debe formar parte de una alineación general del sistema organizacional que se enfoque en los factores clave de éxito de la empresa e industria para que de los frutos esperados.

Para hacer que su organización sea eficiente primero concentre sus esfuerzos en analizar que es lo que realmente la hace funcionar como empresa. Recién desde esta comprensión (realmente pocas empresas nacionales, por difícil de creer que parezca no lo saben realmente) se puede diseñar una estrategia que tome en cuenta toda la organización como un todo y perfeccionar el proceso de realización del producto que permita satisfacer y superar las expectativas del cliente de forma rentable. No sirve de mucho tener un proceso de producción competitivo a nivel mundial, si nuestro proceso de comercialización, marketing, distribución, investigación y desarrollo, entre otras, no están al mismo nivel, igual seremos una organización no eficiente y por lo tal no competitiva, es por eso que se hace énfasis en estrategias de mejoras y perfeccionamiento tomando una organización como un todo muy no por partes.

En las organizaciones que buscan ser eficiente (como se menciono, para ser competitivas) todas las áreas y funciones deben trabajar en conjunto concentrándose en los elementos que hacen la mayor contribución al éxito.

Otro aspecto a tomar en cuenta en la búsqueda de la eficiencia organizacional es la cultura y compromiso de los integrantes de la empresa. Las organizaciones son tan fuertes, sólidas y ágiles como sus integrantes. Del nivel de motivación de cada uno de ellos estarán ligados las relaciones internas y clima laboral. Los canales de comunicación adecuados, las características de educación y capacitación que se les de, son factores que tendrán directo impacto sobre la eficiencia organizacional.

Creando la organización eficiente

Lo primero que debe hacer es determinar donde se encuentra ahora, ninguna estrategia puede ser verificada en su eficacia si no tiene un estado inicial (antes de aplicarse) y un estado final (después de aplicarse) para comparar los cambios. Luego determine a donde quiere llegar para tener un rumbo definido.

Conocer y tener claro el actual rendimiento (optimización de recursos) de los procesos es vital para elaborar los planes de mejora para el futuro, tenga en cuenta que usted debe tomar decisiones en base a información real y no ante subjetividades.

Toda organización que busque la optimización de sus procesos debe trabajar con un enfoque basado en el cliente donde se analice los usos y expectativas que le da y tiene el cliente, y no así en base a lo que nosotros creemos que el cliente hará o espera del producto.

Analice, los problemas continuos de una organización no se dan por que los funcionarios estén dispuestos a equivocarse, más bien se da por una pobre comunicación interna, por falta de coordinación y por procesos mal diseñados y planificados. Determine los factores críticos de sus canales de comunicación y de sus procesos, analice por que son críticos y como se puede mejorar el proceso para que aumenten la probabilidad de satisfacción al cliente interno o externo siguiente.

Establezca una cultura de disciplina, pero no con normas rígidas, no tenga como muchas empresas, reglas rígidas de cumplimiento flexible, más bien establezca normas y reglas flexibles de cumplimiento rígido, obtendrá mejores resultados. Asegures que se establezca en cada una de las áreas y procesos de su organización.

Diseñe programas de capacitación que se basen en los resultados del análisis de las expectativas y necesidades del cliente acerca del producto o servicio que oferta. Evalué el aprovechamiento de esa capacitación, de forma práctica y teórica. Recuerde que capacitación no aplicada es una inversión tirada al agua. Haga conocer a sus funcionarios los resultados de esas capacitaciones para que sean concientes de su nivel de aprovechamiento.

Trabaje en el desarrollo de una cultura de compromiso para con la mejora continua, pero sobre todo empiece con usted mismo. Es muy diferente decir que esta comprometido, que trabajar demostrando ese compromiso en las actividades diarias.

A partir del logro de los puntos anteriores, usted puede iniciar la implementación de herramientas de gestión como: sistemas de calidad, 6 sigma y otros, siempre en coordinación y articulación con su plan estratégico, con mayor probabilidad de éxito.

Bibliografía

Norma ISO 9000.2000
Norma ISO 9001.2000
Norma ISO 9004.2000
Donna C.S. Summers., Administración de la calidad, Primera Edición, Año 2006