Administracion del tiempo, es esto posible?

Mucho se ha escrito sobre este tema, sin embargo quiero abordar una breve reflexión orientada a la importancia que cada gerente debe dar al manejo de este recurso no renovable, especialmente en estas épocas de cambio y transformación.

Como sabemos, el tiempo como tal no es administrable, es una categoría del conocimiento como dice E. Kant, y en su estructura es igual para todos; los años, meses, semanas, días, horas, etc.. de suerte que todos disponemos del mismo recurso y en las mismas condiciones, la diferencia está en la manera como nos organizamos para aprovechar al máximo y con los mejores resultados, las acciones que realizamos en ese tiempo.

La gestion gerencial implica la capacidad de planear adecuadamente las diferentes actividades que realizamos y definir los recursos y personas que dedicaremos para que su resultado sea positivo y de impacto. En este sentido el tiempo es uno de esos recursos y la capacidad de administrarnos en él determinará la efectividad frente a las tareas encomendadas.

No son pocas las ocasiones en que al finalizar el día nos sorprendemos con una sensación de insatisfacción e incluso frustración porque no alcanzamos a terminar, y en ocasiones iniciar, los diferentes compromisos que teníamos en nuestra agenda. Al hacer una revisión de lo realizado nos encontramos seguramente con algunos o varios de los siguientes elementos:

Dedicamos mucho tiempo a:

1. Atender cosas de poca importancia para el negocio.
2. Atender o realizar llamadas que no terminaron en nada.
3. Resolver problemas ajenos a nuestra competencia.
4. Repetir tareas que ya otro hizo.
5. Asistir a reuniones donde nuestra participación no era necesaria o no se manejo adecuadamente la agenda.
6. Las interrupciones que no eran de importancia
7. etc.

Otra evidencia de una mala administración en el tiempo es cuando reconocemos que lo urgente le roba tiempo a lo importante y es casi seguro que lo importante tiene mas impacto ya que por lo general (A menos que sea un acontecimiento repentino e inesperado) las urgencias son producto de la falta de planeación o de una adecuada delegación.

Otro tema tiene que ver con el manejo de las agendas y la autonomía que sobre ellas tenemos, me refiero específicamente cuando somos controlados por situaciones que no podemos administrar, tal como las reuniones, visitas de negocios y demás eventos que son programados y donde somos incluidos sin avisar. Quizá esta situación sea justificable por el cargo que desempeñáramos, pero aún así es nuestra responsabilidad entender el alcance del tiempo que estamos dedicando a estas actividades y su impacto en los resultados que se esperan de nuestra gestión.

Este punto merece especial reflexión cuando somos nosotros, como jefes, los que disponemos del tiempo de otros y no evaluamos el impacto en la productividad que tiene mantener un grupo de ejecutivos en una sala de juntas sin avanzar significativamente en los temas propuestos o simplemente haciendo que sus tareas y obligaciones se retrasen.

El tiempo, como se menciona antes, es un recurso no renovable, no es posible acumularlo ni guardarlo para utilizar después, por tanto su importancia radica en el uso que hacemos de él en los diferentes escenarios en los cuales transcurre nuestra vida y aquí vale la pena mencionar que la productividad en el manejo de nuestro tiempo no se refiere únicamente al ámbito laboral, implica también valorar las actividades que realizamos como parte de la familia y de la comunidad.

Permanentemente escuchamos que no importa la cantidad de tiempo sino la calidad del mismo que dedicamos a lo que hacemos, esto es, a mi modo de ver, parcialmente cierto ya que la calidad va asociada a la cantidad de tiempo que dediquemos a:

1. Planear nuestras acciones y tareas laborales y personales
2. Escuchar a las personas que nos rodean y nos interesan
3. Acompañar a nuestra familia
4. Crear vínculos de unión y respeto con nuestros compañeros.
5. Evaluar los resultados de nuestro trabajo y comportamiento.
6. Descansar y relajar nuestro cuerpo y espíritu
7. Leer y actualizarnos profesionalmente
8. etc.

Finalmente, sabiendo que son muchos los temas que se quedan sin abordar, quiero invitarlos para que reconozcamos que son muchas las razones que tenemos para hacer un pare en nuestra rutina diaria y establecer un modelo de gestión sobre la mejor manera de administrarnos en el tiempo que vivimos.