24 Acciones para la Reestructura Integral de su Empresa

La vorágine en la que se ve envuelto el empresario hoy, pocas veces le permite contar con el tiempo suficiente para pensar estratégicamente. El “bombardeo” de información lo hace dudar en aplicar ésta o aquella idea que desde los libros y seminarios se muestran como indispensables para la supervivencia y crecimiento de la empresa en mercados que cambian constantemente. Sabemos que debemos cambiar algo, pero… ¿qué? Tómese un tiempo para reflexionar sobre las ideas que planteamos a continuación y piense de qué manera podría aplicarlas rápidamente en su organización y lograr una Reestructura Integral éxitosa.

1. Esté listo para el cambio. Uno de los libros de negocios más vendido en Estados Unidos en los últimos años se llama “Sólo los Paranoicos Sobreviven”. Recuerde que lo único que no cambia es que todo cambia todo el tiempo.
2. Desarrolle en el día a día una empresa preparada para afrontar el cambio. Los encargados de manejar hoy los destinos de las compañías más importantes del mundo están de acuerdo con que sólo van a existir dos tipos de empresarios en los próximos años: los rápidos y los muertos. Recuerde también que las empresas más grandes del mundo comenzaron siendo un pequeño emprendimiento
3. Desarrolle y ponga en práctica un Organigrama que defina tareas y responsabilidades. Olvídese de la vieja estructura piramidal. El nuevo Organigrama debe ser lineal, horizontal, todos deben ayudar a todos, cada uno en su área específica debe pensar en responsabilizarse y tomar decisiones. Las estructuras pirámidales estaban constituidas por alguien que pensaba, bajaba la idea a los del “medio” y éstos le ordenaban al personal de “abajo” que la pusieran en práctica. Hoy es imposible perder tiempo en esta especie de “teléfono descompuesto” donde la información termina por deformarse en el momento más importante: el de la puesta en práctica de la decisión tomada.
4. Forme equipos de trabajo, con autonomía propia. Con su propia independencia, con su propio presupuesto y con su propio Plan de Trabajo. Cada individuo debe tener dentro de la estructura una responsabilidad asignada, de la cual surgirá semana a semana, mes a mes, una estadística, mediante la cual se conocerá su producción y desempeño. Estas responsabilidades deben estudiarse detenidamente antes de incorporarlas al Organigrama y deben plasmarse con políticas claras en un Manual de Procedimientos.
5. Integre algunos de estos equipos relacionándolos, y direccionándolos para que logren alcanzar objetivos individuales (por equipo) y en conjunto (en red), trate de generar proyectos para que las redes trabajen y produzcan en conjunto y así llegar a soluciones más creativas como resultado.
6. Maneje en línea la información necesaria para saber en qué lugar “está parada” su empresa. Será ésta la única manera de estar siempre preparado para absorber con rapidez cualquier cambio y dar a tiempo el “golpe de timón” necesario para mantener constante el rumbo hacia el crecimiento.
7. No le tenga miedo a los cambios audaces. Téngale miedo a la rutina, a hacer todos los días lo mismo. Recuerde que para construir muchas veces hay que comenzar destruyendo. No se apegue a lo que no está dando resultado. Su empresa está construida probablemente sobre un sueño, pero parte de ese sueño era que produzca la rentabilidad necesaria para crecer como organización y a la vez mejorar su calidad de vida y la de su gente. Si la operación no es rentable, usted está en problemas.
8. No compare la situación de hoy con lo que pasó ayer. La historia de ayer no es seguramente la de hoy, y menos la de mañana. El mercado de hoy no tiene relación con el del año pasado, ni siquiera con el del mes anterior. Probablemente también su empresa cambió. No compare variables que son totalmente diferentes.
9. Cuando llegue el momento de hacer cambios recuerde que no puede hacerlos todos de una sola vez. Muchas dinámicas en su empresa deben estar funcionando bien en estos momentos, recuerde que lo que funciona no se cambia, a no ser que el cambio forme parte de una estrategia predeterminada, que apunte a mejorar o acelerar el crecimiento en el mediano plazo. Concéntrese únicamente en cambiar las cosas que no están funcionando como corresponden, manteniendo la Visión Sistémica de la Organización.
10. Los cambios deberían hacerse como parte de una nueva Visión Estratégica, relacionada con las variables que hacen a su empresa, a su sector, a su producto e incluso a su mercado ya que la globalización y la tecnología permiten hoy derribar límites y llegar más allá de lo imaginado.
11. Cuídese constantemente de la competencia. Mientras usted esta pensando cómo generar mejores negocios, ellos también lo hacen. Buscan quedarse con la mayor porción de mercado, incluida su parte. ¿Sabe cómo operan?, ¿qué línea de productos manejan, qué facilidades ofrecen, qué nuevos proyectos están por implementar, qué diferencia de precios, financiación y servicios tienen hoy con su empresa? Si no puede contestar ninguna de estas preguntas su organización probablemente esté perdiendo terreno con respecto a la competencia
12. La calidad hace “tiempo” que dejó de ser un valor agregado. La calidad hoy es un derecho adquirido para su cliente. Si no se le presenta la mejor opción, el cliente lo abandonará en el corto plazo. Debemos ofrecer a nuestro cliente un verdadero “paquete de valor”, ya que no sólo viene a comprar un producto, viene a comprar servicio, soluciones, comodidad y muchas otras cosas más que debemos descubrir con celeridad. Si queremos que se quede con nosotros para siempre debemos ofrecérselas antes de que las solicite.
13. Desarrolle una tormenta de ideas semanal con su gente. Comparta con sus empleados semanalmente este tipo de reuniones creativas donde cada uno exprese sus puntos de vista y sus posiciones. Deje que surjan en estas reuniones la mayor cantidad de ideas posibles sobre cada tema importante. No deje de lado ninguna, por más disparatada que sea. A partir de estos ejercicios suelen nacer las mejores ideas creativas, las grandes soluciones y los cambios más prósperos para las empresas. Recuerde que muchos de sus empleados pueden tener una visión focalizada del área en que trabajan. Como consecuencia del ritmo que exige la conducción general de la organización probablemente usted en parte, la haya perdido.
14. Redefina la cultura de su empresa. Procure moverse con rapidez pero dejando muy claros cuáles son los principios de su empresa. En mercados donde la ética cada vez es más escasa, ésta sigue siendo la compañera inseparable de las empresas que perduran. Muchos la olvidan por querer “salvarse”, pero tarde o temprano fracasan. Cuanto más clara se muestre la cultura y los valores de la empresa, el grupo humano que la constituye la va a convertir en una organización más productiva y exitosa, únicamente direccionando su energía hacia los objetivos previamente determinados por el líder.
15. Haga participar a toda su gente del cambio. No existen los cambios de un grupo de personas dentro de la empresa mientras que el resto sigue haciendo lo mismo de antes. Todos deben conocer los pasos a seguir, por qué razón se está cambiando y cuáles son los pro y contras de estas decisiones. Escuche las ideas y opiniones de la gente que está trabajando a su lado, luego tome las decisiones que la situación requiera.
16. Delegue, delegue, delegue. Estudie a fondo el concepto. Interiorícese de lo que ésta palabra significa. Sin conocer cómo hacerlo difícilmente su estructura pueda crecer.Necesita correr el riesgo de que sus delegados puedan cometer errores. Tal vez si le fuese a usted posible realizar las 500 actividades diferentes que se realizan día a día en la empresa, no cometería ningún error, pero… ¿está en condiciones de hacerlo? Delegar tiene un riesgo, éste es directamente proporcional a la calidad en la selección de los recursos humanos y a la capacitación que se le brindó a la personas en quienes delega.
17. Capacite, lidere, controle. Este punto esta relacionado directamente con el anterior y es parte importante del “secreto” de lograr un crecimiento sostenido en la organización.
18. Incentive, motive, premie, repare o castigue. Recuerde que premiar la no producción en su empresa sólo traerá como resultado no producción, mientras que premiar la producción intensificará de inmediato la misma.
19. Mantenga un intercambio equilibrado con su personal. Cada uno de sus recursos humanos debe ser remunerado en función de lo que genera, de lo contrario alguien estaría sufriendo una injusticia. Pague lo que vale (lo que genera), si no vale despídalo, hoy no hay espacio para gente que no esté comprometida, ni calificada para su puesto.
20. Escriba políticas claras de cada uno de sus Departamentos, divisiones, secciones o áreas. Describalas con la colaboración del responsable de cada una de ellas o del responsable en llevar adelante la tarea. Reléalas periódicamente, rescríbalas cada vez que crea conveniente. Serán de gran ayuda en la sistematización que tendrá como objetivo la mejora continua de los procesos de la empresa.
21. Realice reuniones constantes, rápidas, sin burocracias, sin pérdidas de tiempo. Muchas veces cinco minutos bastan para resolver un tema que hace días se está dejando pasar por alto. No importa que éstas se hagan de pie en un pasillo, lo importante es abordar el tema de una vez, buscar la mejor solución, y cerrar el ciclo de la mejor manera.
22. Estudie a fondo cada una de las oportunidades que le brinda el mercado. Recuerde que las oportunidades se encuentran “servidas en bandeja” muchas veces en los sistemas en constante estado de deterioro. En nuestro mercado ejemplos abundan como: la seguridad, la educación, la salud, entre muchos otros.
23. Fije siempre objetivos claros. Expréselos de esta manera a su gente, revíselos con ellos periódicamente, muéstreles que tan cerca o lejos están o estuvieron de alcanzarlos. Comparta las alegrías y las frustraciones.Redireccione los esfuerzos, proponga nuevos objetivos más ambiciosos si los anteriores fueron alcanzados con facilidad.
24. Aplique los cambios teniendo en cuenta que se sentirá un movimiento general en la organización producto de la reestructura. Si logra aplicar tan sólo una cuarta parte de estas acciones obtendrá una respuesta muy rápida, producto de una mejora sustancial en la organización integral. Pero lo importante es aplicar cada una de estas acciones a conciencia y de la mejor manera, ya que individualmente cubren cada uno de los aspectos estratégicos de la empresa y tienen como objetivo principal direccionar a todos los recursos humanos y sus esfuerzos de producción hacia metas y objetivos determinados que traerán como consecuencia el crecimiento de la organización de la mano de una mayor rentabilidad y un mayor porcentaje de participación de mercado.