BPMS – Orquestación y Agilidad Empresarial

\»Las empresas exigen un alto ROI, y ya muchas de ellas han comprobado que este tipo de tecnologías y enfoques lo aporta, consiguiendo espectaculares mejoras y beneficios.\»

“Los BPMS preservan y además maximizan, las grandes inversiones en TI realizadas por las empresas.”

Ayudar a las organizaciones a enfrentarse a los retos del mundo de los negocio actual, optimizando sus procesos de negocio y adaptándolos a las necesidades del mercado, son algunas de las ventajas que proporciona la tecnología BPM al entramado empresarial.

Las empresas necesitan constantemente adaptar y mejorar sus procesos, pero frecuentemente están frenadas por aplicaciones y sistemas que no están preparados para explotar nuevas oportunidades y adaptarse a los cambios de forma ágil.

El BPM – Business Process Management, con sus enfoques evolucionados y sus tecnologías punta, ha emergido como el elemento clave para proveer a las organizaciones de la “Agilidad” y “Flexibilidad” necesaria para responder de forma rápida a los nuevos cambios y oportunidades de mercado.

Las empresas exigen un alto ROI, y ya muchas de ellas han comprobado que este tipo de tecnologías y enfoques lo aporta, consiguiendo espectaculares mejoras y beneficios.

El e-Business así como el e-Gobierno, para ganar competitividad, requieren de procesos de negocio optimizados y la habilidad de responder y adaptarse ágilmente a las condiciones cambiantes.

En un mundo donde las tres “C”, Comunicación, Colaboración y Coordinación ya es la normalidad, se requieren de tecnologías que orquesten los procesos, la organización, los sistemas, y los clientes, colaboradores y otros entes externos.

Las nuevas tecnologías siempre conllevan mejoras y cambios, y hemos visto como las bases de datos relacionales e Internet (correo electrónico y www) han creado cambios fundamentales. De igual manera ocurrirá con los BPMS – Business Process Management Systems.

Cualquier empresario o director debería de hacerse la siguiente pregunta : Domino yo los procesos de mi empresa, … o son los procesos que dominan?

Si contestamos con toda sinceridad, vemos que efectivamente no conocemos bien nuestra empresa y nuestras áreas de negocio. No tenemos bien identificados y monitorizados nuestros procesos, que son el elemento fundamental de toda organización.

Pero muchas empresas, y organismos de la administración pública, lo están logrando, obteniendo unos resultados espectaculares. Afortunadamente, en España, ya se ha comenzado a implementar el BPM (Business Process Management) tanto en empresas como en la administración pública.

Arquitectura Empresarial – Modelos de Negocio

Es determinante que para poder gestionar cualquier elemento empresarial, hay que :

• Tenerlo adecuadamente identificado y definido.
• Asignarle objetivos y metas.
• Disponer de medidas para valorar su actuación.

El Proceso es ese elemento empresarial fundamental e intangible que está presente en toda la organización, pero que aún muchas empresas no lo están gestionando.

Por esta y muchas otras razones tales como competitividad, nuevos canales, compras y fusiones, y nuevas tecnologías y soluciones, cada vez hay más empresas que implementan la Gestión de Procesos en sus organizaciones. Para lograr implementar esta gestión, se requiere de un elemento fundamental que se denomina “Modelos de Negocio”.

Dichos modelos son un conjunto de técnicas y representaciones gráficas plasmadas sobre una base de datos orientada a objetos, que permiten representar y entender cuáles son :

• Los puntos de encuentro con los clientes
• Los puntos de encuentro con proveedores, colaboradores y otros entes externos
• Los problemas y oportunidades de mejora
• Los procesos, datos y flujos de información
• La organización
• Los sistemas informáticos
• Los indicadores de gestión y calidad

y como gestionar y optimizar éstos de forma que asegure el más alto grado de satisfacción al Cliente, manteniendo un balance entre nivel de calidad y costes. La utilidad que se le da a los Modelos de Negocio varía de empresa a empresa según sus necesidades, objetivos y prioridades. No obstante, desarrollándolos con los enfoques y técnicas adecuadas, tienen muchas utilidades las cuales enumero las más relevantes :

• Hacer Análisis de Impacto Funcionales, Organizativos y de Sistemas.
• Desarrollar y Evolucionar Sistemas más Integrados, más de Negocio.
• Disponer de una base más sólida al Plan de Sistemas y Tecnología.
• Implantar tecnología BPM / WORKFLOW.
• Mejora contínua de Procesos de Negocio (Reingeniería – Rediseño ).
• Apoyar a los procesos de “Benchmarking”.
• Diseño y Reestructuración Organizativa.
• Formar y Guiar al personal de la Organización.
• Calidad Total – ISO 9000.
• Diseño y Lanzamiento de Nuevos Productos y Servicios.
• ABM / ABC (Activity Based Management / AB Costing).
• Gestión de Competencias.
• Control Interno.
• Implantar ITIL.

Automatización y orquestación de procesos, organización y sistemas

Muchas organizaciones se han dado cuenta de que aunque han hecho grandes inversiones en tecnologías, sistemas y aplicaciones, aún no han alcanzado el control total de cada proceso, de principio a fin, además de la flexibilidad y agilidad necesaria.

Parte de estas tecnologías, conocida tradicionalmente como WorkFlow, ha evolucionado desde la simple automatización del enrutamiento de documentos y actividades entre personas, a la coordinación y orquestación de los procesos de negocio utilizando todos los recursos (trabajadores, proveedores, organizaciones, aplicaciones, documentos, imágenes, datos, comunicaciones y otros).

Además, las tecnologías para la Integración de aplicaciones, motores de reglas de negocio, WebServices, ESB (Enterprise Service Bus), y otras tecnologías, están permitiendo implementar soluciones cada vez más eficientes y más ágiles.

Beneficios

Los beneficios, tanto tangibles como intangibles, son numerosos. A continuación describo los más importantes :

• Mejora la atención y servicio al cliente.
• Incrementa el número de actividades ejecutadas en paralelo.
• Minimiza el tiempo requerido por los participantes para acceder a la documentación, aplicaciones y bases de datos.
• Disminuye “drásticamente” el tiempo de transferencia de trabajo, información y documentos entre actividades.
• Asegura la continua participación y colaboración de todo el personal en el proceso.
• Disminuye “drásticamente” el tiempo que los participantes, supervisores y administradores necesitan para conocer la situación de un ítem de trabajo (P.ej.: Orden de compra, participación de siniestro, pedido de cliente).
• Simplificación de salidas – “outputs” – automáticas. Documentos Word, Faxes, e-mails, mensajes cortos a móviles, etc.
• Disponibilidad de mecanismos para una mejor gestión y optimización de procesos.

El gran error de codificar el flujo de trabajo

Todos los directores de empresas saben que para mantener, e intentar incrementar su cuota de mercado, una organización debe de adaptarse y evolucionar constantemente, y además debe de hacerlo con la mayor rapidez posible. Codificar el flujo de trabajo en los sistemas informáticos, sean éstos desarrollados o sean adquiridos, tiene el efecto de restarle el dinamismo y agilidad que toda empresa necesita, además de incrementar los costes de mantenimiento.

Claramente la tecnología BPM, combinada con una adecuada Gestión de Procesos, deben de tener características específicas para ofrecer flexibilidad y agilidad a la evolución y dinamismo de los procesos de negocio y sistemas informáticos asociados. El primer requisito es que el proceso automatizado debe ser fácil de modificar sin ayuda de un programador, de forma que la barrera del cambio disminuya. La tecnología BPM ha evolucionado en esta dirección con la introducción de descripciones gráficas de los procesos, motores de reglas de negocio, y otros mecanismos, y la posibilidad de modificar el proceso de forma inmediata, sobre la marcha – “On the fly”.

Monitorización de procesos y recursos empresariales

La gestión del rendimiento empresarial es el proceso de medir y analizar indicadores claves con el fin de ser más eficientes y lograr objetivos tácticos y estratégicos, bajo cuatro perspectivas: el aprendizaje y el crecimiento, los procesos de negocio, el cliente, y las finanzas.

Los procesos deben ser monitorizados con el fin de saber cuáles son sus resultados, y su rendimiento y comportamiento. Sólo de esta manera podremos implementar en la empresa u organización, un ciclo permanente de Mejora Continua, y tener realmente dominados nuestros procesos de negocio.

Las diferentes tecnologías que se están implantando son el BAM (Business Activity Monitoring), el Business Intelligence y el Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard.

La monitorización puede ser activa o en “tiempo real”, o más bien pasiva o de análisis posterior. Sea una u otra, ésta permite a las empresas reaccionar a tiempo, cambiar procesos existentes, e incluso, cambiar sobre la marcha la terminación de aquellos procesos que están fallando.

Conclusiones

La implantación del BPM y los BPMS, está emergiendo como un factor clave y estratégico, el cual las organizaciones están adoptando con más frecuencia para mejorar sus procesos y recursos empresariales.

Afortunadamente en España y en muchos países Latinoamericanos en estos últimos 18 meses, se ha visto incrementada la preocupación de lograr controlar y mejorar los procesos de negocio, tanto en la empresa privada como en la administración pública. Falta dar un impulso para estar posicionados competitivamente frente a otros países de Europa y del resto del mundo.

A través de éste y otros artículos, portales y comunidades profesionales de BPM en Español, congresos, seminarios y cursos impartidos por empresas especializadas, se está creando dicho impulso.