Plan de contingencia: ejemplo y definición

Si buscas la definición de plan de contingencia y un ejemplo, has llegado al post indicado. Aquí resolverás tus dudas y podrás prepararte mejor ante un evento desconocido que podría dañar la imagen de tu empresa. Las buenas estrategias siempre implican un plan de contingencia en caso de que el plan original fracase.

En algunos casos, es posible que el plan original no tenga el éxito esperado, por lo que se necesita el respaldo de un plan de contingencia para lograr el mismo objetivo de otra forma.

Seguramente has oído hablar muchas veces del «Plan B», así que, de alguna manera, ya sabes que es un plan de contingencia y ejemplo de él habrás conocido en el pasado. Pero vamos a profundizar en este concepto y ver en qué se traduce en el mundo empresarial.

¿Qué es un plan de contingencia?

Los pasos que toma una organización cuando se produce una situación o evento inesperado están recogidos en un plan de contingencia. Un ejemplo del mismo puede ser positivo, como cuando hay un superávit inesperado en el flujo de caja. Pero la mayoría de las veces, el proceso de planificación de contingencias se refiere principalmente a eventos negativos.

La motivación para crear un Plan B es prepararse ante la posibilidad de ocurrencia de eventos que pueden afectar la salud financiera de la organización, su reputación o su capacidad para continuar con las operaciones. Dichos eventos pueden tratarse de desastres naturales, incendios, fallas de la red o una violación de datos, por nombrar algunos.

Tener un plan de contingencia listo ayuda a asegurar la continuidad en el negocio, a pesar de las circunstancias.

La mayoría de las organizaciones tienen preparadas plantillas de planes de contingencia para diversas amenazas potenciales. Estos planes se someten a una extensa investigación y las respuestas apropiadas resultantes se testean antes de que ocurra la crisis.

Puede considerarse que definir un plan de contingencia es adoptar un enfoque proactivo, en comparación con la gestión de crisis, que es más un enfoque reactivo. Tener un plan de contingencia asegura que el negocio siempre esté preparado para cualquier eventualidad. Por el contrario, un plan para la gestión de crisis permite a la organización controlar la respuesta después de que ocurran los hechos.

¿Qué tener en cuenta al preparar un plan de contingencia?

Los elementos clave de un plan de contingencia son: protección, detección y recuperabilidad. Un buen plan de contingencia debe incluir cualquier evento que pueda interrumpir las operaciones, tenga el origen que tenga. Puede tratarse de amenazas a la seguridad de datos o desastres naturales que afecten a la cadena de suministro, entre otros.

Para obtener una visión detallada del proceso de planificación de contingencias, es importante seguir estos pasos:

Tener claros los objetivos y prioridades.
Saber con qué recursos se cuenta.
Apoyarse en datos objetivos, como los que se obtienen de una evaluación de riesgos.
No conformarse con elaborar el plan, ponerlo también a prueba y mantenerlo actualizado.
Completarlo con alternativas que consideren escenarios poco probables.

¿Cuáles son los pasos a seguir para preparar un plan de contingencia?

Un plan de contingencia empresarial eficaz se basa en una buena investigación y una lluvia de ideas. Los pasos a seguir para elaborar este documento vivo son los siguientes:

Comenzar con una lluvia de ideas que enumere los riesgos clave. Hay que entender para qué se está preparando a la empresa. Es importante contar con la aportación del equipo e intercambiar ideas sobre eventos potenciales que pueden tener un impacto negativo en el negocio. Han de participar en el proceso personas de todos los departamentos para asegurarse de que se está preparando para toda la organización y no solo para un área en concreto. Conviene tomar en consideración todos los posibles riesgos para, incluidos los fallos de seguridad, los desastres naturales o los cambios repentinos de personal.

Establecer prioridades. Una vez se ha acabado de crear una lista de riesgos probables que podrían ocurrir afectando a diferentes partes del negocio, es hora de comenzar a priorizarlos en función de su posible impacto. También se puede hacer este trabajo en función de los diferentes departamentos. El foco hay que ponerlo en minimizar las pérdidas.

Identificar y reunir recursos. A continuación, es el momento de preparar una lista de los recursos importantes a los que la empresa tiene acceso y puede utilizar en tiempos de desastre. Herramientas informáticas, mano de obra y datos de contacto de emergencia deben estar en esta lista, que también deberá ser sometida a clasificación, por orden de prioridad. El plan de contingencia debe incluir una guía paso a paso sobre qué hacer en caso de que ocurra el evento y cómo gestionar la situación. Además, también debe incluir información sobre el personal clave con el que comunicarse, datos que siempre es necesario mantener actualizados.

Una vez se ha terminado de redactar el plan de contingencia, es fundamental darle difusión. La información contenida debe ser fácilmente accesible para todos los empleados y partes interesadas importantes.

Por último, es esencial recordar la relevancia de estar al día. Revisar el plan y realizar los cambios apropiados cuando sea necesario asegurará su utilidad y solidez.

Uso de un plan de contingencia: ejemplo en la gestión de riesgos

Como se mencionó anteriormente al inicio de este post sobre el plan de contingencia, un ejemplo del mismo responde a un evento negativo que podría afectar o empañar la reputación de una organización o su situación financiera. En los negocios, sin embargo, pueden darse circunstancias que lo requieran y no sean negativas. Por eso, también hay casos de planes de contingencia positivos.

Además, hay que tener en cuenta que el proceso de planificación de contingencias es una estrategia proactiva habitual en un departamento de gestión de riesgos con ejecutivos bien preparados. Los directores de proyectos o de negocio deben saber que el plan es simplemente un esquema. Sin embargo, hay ocasiones en las que hay que ir más allá. En esos casos, es preciso realizar cambios en el plan si se considera que así será más efectivo.

En su forma más simple, la definición de un plan de contingencia es la hoja de ruta que ayuda a saber lo que debe hacerse ante una situación inesperada, aunque, como decíamos, no siempre se trata de un riesgo o amenaza. Los planes de contingencia positivos también existen, por ejemplo, cuando los responsables del negocio se hacen la pregunta “¿y si…?” y desarrollan estrategias para hacer crecer la empresa y encontrar nuevas formas de llevar a cabo su misión.