Ética, cumplimiento y tecnología; los guardianes de tu empresa
Implementar programas de debida diligencia no solo se trata de un ejercicio de check list de las responsabilidades normativas de una empresa. Tampoco se trata solamente acerca de buscar a “los malos” o defraudadores dentro y fuera de tu empresa. El objetivo principal de llevar a cabo programas sólidos de debida diligencia busca promover una verdadera cultura del cumplimiento para mantener estándares altos de ética empresarial.
Es fundamental que, para mantener altos estándares éticos, se mantenga a nuestra compañía fuera de ciclos de noticias negativas. Un programa sólido de debida diligencia puede ayudar a reducir los riesgos relacionados con la asociación de probables defraudadores que empañen la buena imagen y prestigio de nuestras organizaciones.
Es de vital importancia para las empresas contar con información sólida sobre socios comerciales, clientes y otras empresas que participan en las cadenas de suministro, misma que circule fácilmente en los centros de trabajo para comprender e interactuar mejor con terceros actores. Buena información y procesos sólidos ayudan a las empresas a identificar áreas de riesgo potenciales, y resaltar las fortalezas de la cadena de suministro.
Una empresa con un sólido programa de debida diligencia puede ayudar a demostrar a las autoridades, sus clientes y a la sociedad en general que ha tomado medidas firmes para:
Erradicar el soborno y la corrupción de sus negocios y cadenas de suministro
Trabajar para erradicar el tráfico y trata de personas de sus negocios y cadenas de suministro
Asegurar que la empresa no financie el terrorismo o apoye inadvertidamente el lavado de dinero.
Las empresas pueden monitorear la información negativa de terceros con información de fuentes abiertas. Bases de datos que incluyan noticias-al-momento, son una fuente de datos apropiada que ayudan a proveer información detallada e inmediata acerca de sus clientes o proveedores. Es importante para las instituciones financieras saber si sus clientes o proveedores tienen antecedentes penales, si están involucrados en procedimientos legales o si se han declarado en bancarrota. Una notificación inmediata de este tipo de información permite una respuesta rápida con la habilidad de implementar medidas de control para mitigar el riesgo de estar involucrados en actividades que dañen la reputación.
Las empresas necesitan tres herramientas fundamentales para ganar inteligencia acerca de terceros actores con fuentes de información abiertas. La primera herramienta es información. Tener información correcta y disponible a la mano requiere de una herramienta de debida diligencia. Es crucial conocer completamente al cliente y entender sus asociaciones y alianzas actuales. Es necesaria una solución de cumplimiento que incluya herramientas de debida diligencia para sintetizar datos desiguales a perspectivas de riesgos precisos y relevantes.
Segundo, datos sin procesamiento y organización adecuada sólo generan confusión e imposibilitan la toma de decisión estratégica. Puntos de trabajo de “Conocer al Cliente” (Know You Costumer, KYC) y “Programas de Identificación del Cliente” (Customer Identification Program, CIP) pueden ayudar a la empresa a clasificar rápidamente a sus clientes o proveedores que puedan requerir un escrutinio, y señalar esos con calificaciones más altas de riesgo. Esto permitirá a las empresas identificar una infinidad de sanciones y riesgos de cumplimientos antes de que dañen a su negocio. También simplifica discrepancia con resoluciones con analítica integrada, debida diligencia y herramientas de evaluaciones de riesgo.
Finalmente, los negocios requieren herramientas de minería de datos para procesar grandes cantidades de información. Este procesamiento de información está disponible a través del análisis humano, aunque es caro en términos de recursos. Empresas pueden contrarrestar estos costos mediante la generación de algoritmos de alerta e inteligencia artificial. Posteriormente, analistas bien capacitados en la identificación de socios potenciales, clientes y terceros actores, podrán analizar y reportar esta información diariamente.
De acuerdo con el Grupo de Acción Financiera (GAFI), diferentes autoridades alrededor del mundo advierten a los oficiales encargados del cumplimiento acerca de no pasar por alto sus programas de prevención durante estos tiempos extraordinarios[i]. Las mejores herramientas que las empresas puedan utilizar para mantener el cumplimiento y altos estándares de ética en un mundo rápidamente cambiante, es la combinación de información precisa y oportuna, así como flujos de trabajo propios que estén basados en un enfoque de tecnología estratificada.
Empresas que utilicen y mantengan altos estándares de responsabilidad ética, se encontrarán en una posición óptima para sobrellevar cualquier reto post-crisis.
