Lo que todo Gerente de Proyecto debe saber – parte I
Este grupo de artículos contiene una serie de tips útiles en el Ciclo de Vida de todo Proyecto.
Debe apoyarse en el equipo de Gestión del Cambio
Esto no ocurre en todos los proyectos, pero debe estar presente cuando el producto final de éste, impacta sobre el statu quo. Dependiendo del impacto, el equipo de Gestión del Cambio actuará como apoyo o formará parte de la estructura (matricial) del proyecto.
Un tanto para ilustrar este punto tomemos como ejemplo un proyecto de sustitución de una plataforma de Software. El proyecto consiste en sustituir un Software propietario por uno que se desarrollará en Software Libre.
Esto puede ser muy bueno para la organización, pero las personas que trabajan allí no siempre están dispuestas a aceptar el cambio. Todo trabajador del conocimiento mantiene su foco en lograr los objetivos, toda transición a nuevos procesos o herramientas son una amenaza potencial a su gestión y por ende ponen en peligro la consecución del objetivo. Y seamos sinceros, la probabilidad de perder tiempo, esfuerzo y dinero es alta ya que ésta, está en una proporción directa al rechazo de lo nuevo, es decir, mientras más rechazo mayor será la probabilidad de fracaso.
El impacto es considerablemente importante lo que implica la necesidad que el equipo de Gestión del Cambio forme parte del proyecto a fin de garantizar la sustitución con el menor trauma posible.
Kathy MacDougall, Erie, Colorado, U.S., gracias a sus más de 20 años de experiencia como arquitecto de negocios nos dice [1]:
Al exigirles a las personas un cambio en su forma de trabajar, el método de la zanahoria (recompensa) es mucho mejor que el látigo (castigo). Aun siendo por obligación, si el nuevo software no proporciona beneficios significativos que los usuarios puedan entender y dominar, encontrarán todo lo posible para evitar el uso del mismo.
Se debe tener el cuidado apropiado en
- Comprender el impacto de este cambio en las personas afectadas.
- Poner en marcha planes de gestión del cambio que ayuden a estas personas a aceptar el cambio.
La clave para entender el impacto del cambio es entender cómo las personas trabajan actualmente y exactamente cómo el nuevo software va a cambiar ese proceso.
Y nos sigue diciendo que la importancia de la gestión del cambio no puede ser subestimada y debe ser el enfoque de un Gerente de Proyecto desde el mismo principio del proyecto.
El equipo de Gestión del Cambio es un socio valioso a la hora de eliminar los obstáculos y resolver problemas imprevistos con la puesta en marcha de todo proyecto que impacte el statu quo.
La Holgura
Sin entrar en profundidades, la idea es que todo Gerente de Proyecto maneje el término en su correcta dimensión.
Bien, iniciemos por el principio. De acuerdo con el diccionario de la Real Academia Española, el término tiene 5 acepciones:
- Espacio suficiente para que pase, quepa o se mueva dentro algo.
- Anchura excesiva.
- Huelgo (espacio vacío que queda entre dos piezas que han de encajar una en otra).
- Regocijo, diversión entre muchos.
- Desahogo, bienestar, disfrute de recursos suficientes
Realmente no nos ayuda en mucho. Por otro lado, de acuerdo con Wikipedia (la enciclopedia libre) en el mundo de la fabricación, holgura o juego es la diferencia de diámetros entre un eje y el agujero que lo contiene: J = Da De
Para garantizar que haya juego, los intervalos de tolerancia de fabricación, tanto del eje como del agujero, han de ser tales que el diámetro del eje sea siempre más pequeño que el del agujero: Dmina – Dmaxe > 0
Interesante, pero lo que buscamos es la aplicación práctica del término holgura en el mundo de la Gerencia de Proyecto. Y así encontramos que el concepto de holgura de una actividad representa el tiempo que se puede retrasar ésta sin aumentar la duración del proyecto. Se calcula como la diferencia entre el tiempo máximo y el mínimo. Básicamente, no es más que un colchón de recursos por si surgiera un retraso, esto significa que las actividades de holgura cero, se han de controlar al máximo, ya que un retraso en una de ellas significará el retraso total del proyecto, en el mejor de los casos, en la misma duración y por ende, tendríamos un incremento en la duración del proyecto, dicho incremento, no necesariamente será igual a la sumatoria de retrasos ya que puede darse el caso en el que un retraso, en una actividad de una semana puede convertirse en un retraso de meses en el proyecto total.
Toda actividad debe estar acompañada de cuatro definiciones en cuanto al tiempo de inicio y fin de ésta.
- Inicio más cercano (IC): El tiempo más cercano en el que puede empezar una actividad. Suponiendo que todas las actividades precedentes han concluido.
- Terminación más cercana (TC) : El tiempo más cercano en el que una actividad puede terminar.
- Inicio más lejano (IL) : El tiempo más lejano en el que una actividad puede comenzar sin retrasar el tiempo de terminación de todo el proyecto.
- Terminación más lejana (TL) : El tiempo más lejano en el que una actividad puede terminar sin retrasar el tiempo de terminación de todo el proyecto.
Así tenemos tres tipos de holgura:
- Holgura Libre (HL)
Es el tiempo máximo en que se puede incrementar la duración de una actividad y/o demorar su inicio sin modificar los tiempos de inicio temprano de las actividades sucesoras.
Dicho en otras palabras, es el margen, en unidades de tiempo que puede postergarse el inicio o el fin de una actividad cuando ella y la siguiente están programadas para iniciarse en fechas más tempranas.
- Holgura Total (HT)
Es el tiempo máximo en que se puede incrementar la duración de una actividad y/o demorar su inicio sin incrementar la duración de la ruta crítica.
Dicho en otras palabras, es el margen, en unidades de tiempo que puede postergarse el inicio o el fin de una actividad sin afectar la fecha fin del proyecto.
- Holgura no Libre (HnL)
Es sencillamente la diferencia entre la Holgura Total y la Holgura Libre, esta holgura no es un atributo de cada actividad en particular, sino de todas aquellas que conforman un camino.
HL = TC IC – D (duración)
HT = TL IC D
HnL = HT HL
[1] Barbee Davis (2009). 97 Things Every Project Manager Should Know, Collective Wisdom from the Experts. OReilly Media, Inc.
