8 consejos para administrar bien una pyme

El manejo de una empresa involucra una gran cantidad de energía, conocimiento, planificación y estrategia. Por eso, la administración de un negocio no es fácil y menos aun cuando se trabaja con la familia o amigos cercanos, ya que como dice el dicho popular «las cuentas claras conservan la amistad» y los roces laborales pueden terminar por quebrar un grupo familiar o de amistad.

«La mayoría de las empresas tipo pyme son dirigidas por un grupo de familiares o personas muy cercanas entre ellas, quienes con un esfuerzo común logran llevar adelante un negocio y convertirlo en una empresa. Este punto es muy importante, ya que es la base de cómo se administrará la empresa y de quién asumirá el cargo de administrador, que por lo general es el dueño de esta misma. Así, los cargos y/o departamentos que se conocen en grandes empresas como Finanzas, Ventas, Contabilidad, Marketing, entre otros, pasan a tener nombre y apellidos, y en muchos casos una persona realiza más de una actividad o ejerce más de un rol», explica Patrick Sepúlveda, académico de la Escuela de Administración y Gestión de la Universidad del Pacífico.

Resolver quién realiza cada labor es, generalmente, una de las decisiones más complicadas, ya que se pueden herir susceptibilidades y crear situaciones bastantes incómodas, porque quizás por el bien de la empresa debas despedir a uno de tus mejores amigos o decirle a tu hermano que no lo está haciendo bien.

«Para administrar de forma eficiente una pequeña y mediana empresa, se debe recordar siempre cómo está compuesta, ya que una de sus fortalezas es que está formada por familiares o personas cercanas, pero precisamente eso es a la vez una gran debilidad. Aunque suene completamente contradictorio es una situación real, ya que por un lado se tienen fortalezas como la comunicación directa, confianza y lealtad, pero también se encuentran debilidades como el abuso de confianza y la irresponsabilidad de algún integrante, lo que muchas veces trae como consecuencia quiebres familiares o del grupo, por tener que tomar medidas drásticas como el despido o disminución de rentas», explica el administrador de empresas.

«Es fácil realizar y llevar a cabo la administración de la empresa mediana o pequeña cuando la familia o el grupo completo participa, ya que con el tiempo y las experiencias las actividades se realizan de forma implícita, muchas veces con una mezcla de espontaneidad y facilidad, lo que genera un tipo de administración que se conoce como de forma virtual, generando división de funciones y responsabilidades, identificando claramente quién o quiénes toman las decisiones respecto a invertir, comprar, contratar y vacaciones, entre otras», indica el académico de la Universidad del Pacífico.

¿Es recomendable que sólo una persona administre toda la pequeña empresa? «Depende. Cuando es una sola persona la que administra toda la empresa hay beneficios y desventajas a tomar en cuenta. Entre los beneficios se cuentan la inexistencia de malos entendidos con terceros, ya que el responsable de todos los resultados, sean buenos o malos, está claramente identificado, lo cual a la vez puede ser negativo cuando la empresa empieza a crecer, ya que ello afectará de forma directa o indirecta la producción y a los clientes», explica el docente.

Por ello, Patrick Sepúlveda, académico de la Escuela de Administración y Gestión de la Universidad del Pacífico, entrega ocho consejos para administrar correctamente una pyme:

1. Ser estrictos: Mantener una forma de trabajo lo más estricta posible respecto a horarios, compromisos de entrega, pagos de cuentas y revisión del pago de cuentas, entre otras.

2. Identificar las fortalezas y debilidades de cada integrante: Es importante identificar claramente quiénes están o tienen actitudes para ciertas actividades de responsabilidad en la empresa, y no esperar a que una persona a la fuerza tenga que adquirir las competencias necesarias, ya que muchas veces se puede esperar un compromiso que nunca llegará.

3. Mantener las cuentas claras: Siempre dividir las cuentas, diferenciando claramente la cuenta de la empresa y la de cada integrante. Los fondos que son de la empresa deben estar en una cuenta aparte y nunca mezclarse con pagos o sueldos. El dueño y cada integrante deben tener su sueldo y trabajar con éste, es decir, no deben abusar de la empresa o de la caja chica del negocio. El típico discurso ‘saca y después lo devolvemos’ es un grave error.

4. Tener horarios fijos: Tratar en lo posible de trabajar con horarios fijos y definidos, sin abusar de los familiares o más cercanos que tienen mayor compromiso con la actividad.

5. Generar convenios con clientes a largo plazo y de exclusividad.

6. Identificar claramente cuáles son los costos fijos y cuáles son los costos variables de los que depende la empresa.

7. Realizar una auditoría externa: Siempre es aconsejable realizar una auditoría externa a las empresas, pero sobre todo en pymes es muy importante.

8. No amar más de lo necesario la empresa: Muchas veces los dueños tratan de hacer surgir su empresa, a la cual quieren casi como a un hijo, a como dé lugar, sacrificando patrimonio, tiempo, activos y quiebres familiares. El dueño debe tener la sabiduría de determinar cuándo se debe cerrar y reinventar en un nuevo negocio…