¿Qué competencias tienen actualmente las secretarias en Chile?

En Chile el perfil de las secretarias se ha profesionalizado con los años. Si bien, antes pocas instituciones impartían el oficio de secretarias ejecutivas, estas no requerían mayores competencias profesionales pues sus labores esenciales respondían básicamente a la redacción de documentos, hacer y recibir llamadas o faxes y otras labores menores.

Hoy en cambio, las secretarias y asistentes son un elemento clave para los managers, quienes requieren un profesional mucho más estratégico, capaz de tomar decisiones y con una mayor orientación al negocio. «Un asistente deberá desarrollar habilidades que van más allá de las competencias técnicas tradicionales, conociendo y entendiendo las organizaciones, trabajando en equipo y avanzando de manera continua para alcanzar los diferentes desafíos a los que debe enfrentar», asegura Macarena Morata, senior consultant Page Interim.

Según la experiencia de la división de Secretarial & Office Support de PageGroup, empresa dedicada al reclutamiento especializado, estos puestos requieren de personas más»multitasking», es decir, que se encarguen de manejar las agendas, de armar la logística de los viajes de sus jefes y, según el grado de seniority de acuerdo a las posiciones que asistirá (gerencias medias, directores o hasta CEO) puede también llevar a cabo tareas como redacciones varias, digitalización y tipeo de textos, y asistencia en la organización de presentaciones y/o eventos.

«Este nuevo perfil de asistentes debe atender aspectos vinculados a la comunicación, recursos humanos, organización de eventos e incluso el uso de las redes sociales para difundir actividades de la compañía o ponerse en contacto con clientes», agrega Morata.

En cuanto a los conocimientos y formación, hoy se requieren tituladas universitarias de las carreras de comunicación, relaciones públicas, traducción, como así también analistas contables o administrativas. El dominio de idioma está estrechamente relacionado con el nivel de contactos y exposición al exterior que pueda llegar a tener la posición o bien con el origen de casa matriz, si es transnacional. En las multinacionales, el inglés se trasformó en un «must have» para este puesto. Incluso destacar que la tendencia es ir hacia un «trilingüismo».

«En este sentido, cuando necesitan cubrir una vacante temporal o al abrir una posición permanente, muchas compañías de la región piden como requisito también el manejo del portugués, quizá no dominio absoluto pero que al menos tengan conocimientos del idioma» agregan desde Page Interim.

En cuanto a las habilidades «blandas», este perfil debe contar con aptitudes comunicacionales que van desde la capacidad de expresarse en forma efectiva tanto oralmente como en materia de redacción. «Y por supuesto, relaciones interpersonales, construyendo y manteniendo relaciones cordiales enmarcadas en el respeto y sustentabilidad de las mismas con pares, colaboradores, proveedores, de manera honesta, transparente y efectiva», recalca la ejecutiva.

Este nuevo perfil debe poseer una gran flexibilidad para adaptarse a las distintas situaciones y desafíos laborales, acorde a los tiempos, contextos veloces y altamente competitivos, sobre todo en posiciones de secretarias / asistente  de altos ejecutivos, además deben serautónomas y tener la capacidad para toma de decisiones frente a situaciones que puedan presentarles sus jefes que suelen delegar a veces aspectos no operativos. Y como requisito básico la administración del tiempo, de cara a optimizar el mismo, y orientándose a distinguir lo urgente de lo importante y establecer prioridades.

A estas competencias y habilidades se suman aspectos  que también se esperan de una asistente como la discreción, el manejo de la confidencialidad y la reserva, el grado decompromiso y el cuidado de la imagen personal.

Según los datos que maneja de la División de Assistant & Secretarial de PageGroup, en el último año, el salario en Chile de estos puestos creció en línea con la inflación privada, ocupando el segundo lugar en LATAM detrás de Brasil en cuanto a ranking salarial:

Office Administrator: incremento salarial del 25% 

Personal Assistant: 27%

Executive Assistant: 28% 

Secretaria recepcionista: 35%

Siendo los rangos salariales de estas posiciones (trilingües en empresas multinacionales):

Office Administrator: 1.200.000 a 1.800.000 CLP

Personal Assistant: 1.500.000 a 2.500.000 CLP

Executive Assistant: 1.200.000 a 1.800.000 CLP

Secretaria recepcionista: 800.000 a 1.200.000 CLP

«Todos estos datos apuntan a una creciente profesionalización de la profesión en la región, en un puesto que es fundamental para los altos cargos de las grandes y medianas empresas, que encuentran en una buena secretaria o asistente uno de sus mejores y más importantes aliados en el día a día. Un mercado en el que suele ser difícil discernir estas cualidades entre los múltiples candidatos, pero en el que es fundamental dar con las personas más preparadas para lograr la persona idónea que sea  Asistente o Secretaria», concluye Macarena…