Logra una comunicación efectiva en tres minutos

El liderazgo es una enseñanza continua. El líder debe estar en una constante búsqueda de conocimientos y herramientas que le permitan perfeccionar la manera de dirigir su compañía. Los libros, cursos de capacitación, consejos de pares son sus insumos; los métodos que va aprendiendo en el camino y la aplicación de ellos, le permiten en conjunto mejorar su liderazgo.

Un aspecto fundamental de esta competencia es la capacidad de comunicar de forma adecuada todo lo referente a la institución. Si el directivo no informa de manera precisa se generan conflictos, «muchos gerentes chocan con un muro porque son incapaces de comunicarse con su equipo», explica Mamoru Itoh en su libro Coaching en tres minutos.

En estas páginas, Itoh busca demostrar que «la clave del éxito empresarial se encuentra en interactuar con trabajadores y colegas por medio de conversaciones breves y enfocadas donde se establecen metas y propósitos en común».

Es por esto que desarrolla el Coaching en tres minutos, método en el que un líder y su colaborador conversan durante este tiempo acerca de asuntos relacionados con el trabajo, tales como la instrumentación de tareas a desarrollar, los planes para el día o la generación de acuerdos para la realización de actividades futuras. Esta herramienta, que a simple vista pareciera no tener mayor relevancia, mejora considerablemente el desempeño de los trabajadores.

¿Tiempo suficiente?

Si bien las charlas de tres minutos no son demasiado sustanciales, si se enfocan en los objetivos primordiales; se determina que los líderes deben conocer las actividades sus empleados y así aprovechar el tiempo: «si sabes lo que tu colaborador está haciendo, puedes hablarle sin complicaciones en cualquier momento del día». Además, es más sencillo que los directivos puedan predecir y asesorar previo al surgimiento de un problema.

Este tipo de conversaciones no deben ser agendadas para una fecha en específico, el simple hecho de encontrarse en el pasillo de la empresa es motivo suficiente para iniciar una charla. La formalidad no es el elemento primordial, sino la información que se intercambia.

El Coaching en tres minutos debe traducirse en un encuentro sustancial enfocado en la mejora de habilidades del colaborador, en el crecimiento de su productividad y creatividad.

Pero, según Mamoru Itoh, «antes de que los empleados puedan hablar con otros de su trabajo, necesitan comprenderlo ellos mismos. El acto de explicar y discutir su propia labor permite que los trabajadores ahonden de forma natural en la comprensión de sus funciones».

Por regla general, si un individuo entiende y conoce a la perfección todo lo que debe realizar durante su jornada de trabajo, se espera que los errores disminuyan, el tiempo desperdiciado sea menor, las confusiones y las dudas tiendan a desaparecer y, por ende, la productividad aumente.

Confianza, clave en la comunicación

El también fundador de COACH A, hace énfasis en la necesidad de comunicarse de manera adecuada dentro de una organización y lo relevante que esto se vuelve para la supervivencia de la misma. Las formas de dirección han cambiado. Ahora un líder que hace alarde de su «poder» está destinado al fracaso, la motivación de los colaboradores se verá mermada y las renuncias se volverán una constante.

Ha quedado atrás el estilo de dirección punitiva, que obligaba al colaborar a concluir sus tareas, en donde las amenazas y los gritos eran comunes en las oficinas. Los gerentes de hoy deben contar con la habilidad necesaria para inspirar a su equipo de trabajo.

No obstante, establecer una adecuada comunicación en ocasiones no resulta sencillo. Algunas de las interrogantes que se le anteponen al líder cuando se trata de hablar con sus empleados son: ¿cómo hacerlo? y ¿de qué conversar?

«Es importante comunicarse sin forzar las cosas, hay que permitir que la gente saque a relucir sus propios asuntos. No hay que dar órdenes, hay que escuchar lo que los empleados tienen que decir. Pero no se trata solo de oír, sino de poner mucha atención…», asevera el experto en la publicación.

Asimismo, es importante que la iniciativa de conversar también sea tomada por los empleados. Frases como «no dudes en contactarme si tienes algún inconveniente» o «estoy disponible en cualquier momento, llámame cuando quieras», aumentan la confianza del trabajador y dejan abierta la puerta para una retroalimentación.

Lo anterior solamente se consigue si se genera un ambiente de confianza. Este valor se vuelve primordial en una compañía, ya que «la gente procede a trabajar no por el dinero ni por el temor, sino gracias a la amabilidad y la confianza que le demuestra su líder», asevera Mamoru Itoh.

Los cambios siempre causan incertidumbre, así representen una oportunidad, no son sencillos. Empero, hay que recordar que sin comunicación, los negocios marchan con contratiempos y los empleados no crecen. Todos reconocen la importancia de la buena comunicación, aunque muy pocos líderes implementan nuevas herramientas para mejorarla en su empresa.

«Conforme se desarrollan las neuronas de la comunicación y se diseminan por todo el cuerpo, todo en la empresa funciona a un nivel más alto», finaliza el líder de COACH A.

Pasos para transformar tu empresa en tres minutos

1. Aprovecha el tiempo para sostener una organización. No necesitas generar una reunión, los encuentros en el pasillo son el momento ideal.

2. Nutre a tus colaboradores con una comunicación efectiva, deja que expresen sus ideas y no solo los escuches, sino pon atención a lo que dicen.

3. Aunque es imposible que monitorees a todos tus trabajadores, siempre debes conocer lo que hace cada uno. Las reuniones son más sustanciales si se va al grano.

4. Puede que tres minutos te parezcan muy poco tiempo, pero la constancia en los encuentros es lo que marca la diferencia de las juntas de una o dos horas.

5. Iniciar el día con una charla para repasar las actividades, genera un efecto positivo en la eficiencia de la jornada laboral de ese día.

6. La clave está en el dialogo interno en cada trabajador, después de la corta conversación, cada uno de los indivuduos continúa en un proceso de creatividad.

7. En lugar de decirles que hacer, deja que ellos tomen la iniciativa.

8. Desarrolla y haz crecer el potencial de tus colaboradores. Cuando ellos disfrutan y se interesan por su trabajo, el resultado es satisfactorio…