5 consejos para administrar tu tiempo en el trabajo
Cada día pasamos más tiempo en nuestra oficina, pero paradójicamente sentimos como si estuviéramos haciendo cada vez menos cosas.
«Hay varias razones por las cuales nuestros días han aumentado», dice la consultora de productividad y autora de Never Check Email In The Morning Julie Morgenstern. «Las empresas continuamente están tratando de contratar al menor número de personas posible. Nuestros papeles están cambiando continuamente, el mundo está cambiando, estamos en un momento de rápido cambio, nada es âlo usual’. Reconoce que tienes más trabajo que hacer que tiempo para hacerlo, harás las cosas de forma diferente.»
Hoy para muchos lograr salir de la oficina a un horario razonable es algo muy difícil de lograr, sin embargo es posible, a continuación te ofrecemos algunos consejos útiles:
1. Llevar un registro de lo que haces con tu tiempo:
Si lo que buscas es optimizar el tiempo que pasas en el trabajo, averiguar cómo lo distribuyes en realidad y no como crees que lo haces es un gran lugar para comenzar. Hacer demasiadas cosas a la vez puede disminuir la calidad de nuestros trabajos y por ende sumarnos horas al final del día.
Llevar un registro detallado de cómo usamos nuestro tiempo puede ayudarnos a hacer seguimiento, y podrás decir: â¿Por qué me tomo tanto tiempo la edición? Porque necesitaba un descanso, o porque estoy atorado’, así podrás descubrir en dónde desperdicias el tiempo y empezar a corregirlo», dice Morgenstern. «O, si no puedes seguir la pista porque eres muy dispersa, tu tarea es aprender a manejar tipos similares de pensamiento.»
Hoy en día existen muchas aplicaciones que nos pueden facilitar esta tarea.
2. Priorizar las tareas
Tener una larga lista que no logras terminar solo aumenta nuestra frustración y sensación de ineficiencia. El truco, dice Laura Vanderkam, autora de 168 Hours: You Have More Time Than You Think, es averiguar lo que en realidad pertenece a la lista -no más de tres a cinco cosas absolutamente necesarias- y olvidémonos de lo demás.
Muchos no recomiendan las Apps, en cambio recomienda una lista en el papel, ya que nos aleja del peligro de volver a la pantalla que es sólo un portal para internet principal fuente de distracción.
3. Utiliza las alarmas
No subestimes el poder de una de las herramientas más sencillas en tu teléfono inteligente: la alarma. Morgenstern dice que ser consciente del tiempo te ayudará a captar y superar todo tipo de debilidades personales, de distraerte fácilmente.
Programarte los tiempos y medirte en su uso, puede ayudarte a ir mejorando día tras día y ser más disciplinado en el cumplimiento de tu plan.
4. Adiós al correo electrónico
Quiere tu atención constante. Tiene sus tentáculos en todos lados: tu computadora, tu laptop, el smartphone y la tablet. Es una de las cosas más estridentes y gimotea constantemente porque no entiende POR QUÃâ° NO LO ESTÁS VIENDO EN ESTE PRECISO MOMENTO.
«El correo electrónico ofrece una gran cantidad de pendientes y montones de distracciones», dice Morgenstern, quien recomienda eliminarlo de la primera hora de vigilia y de la primera hora de trabajo del día. «Es el dispositivo de procrastinación más conveniente del mundo. Es algo sobre lo que tienes control: puedes silenciarlo. No puedes entrar en el modo proactivo si comienzas tu día de forma reactiva.» Apágalo.
5. Tres días de anticipación para planear tu día de trabajo
No planees el día de trabajo cuando este ya comenzó, eso te sumergirá de lleno en la vorágine y no podrás evaluar ni priorizar lo que es importante.
En su lugar, ahorra algo de tiempo al final del día para planear para mañana y los dos días siguientes. Eso no sólo te mantendrá en camino durante el día, tendrás una mejor comprensión de tu carga de trabajo y si estás en condiciones de aceptar un reto adicional, o te enfocas en lo que ya está en la agenda.
Morgenstern dice «Si sólo estás viendo la próxima hora, no tendrás contexto para decir sí o no.» Y más allá de prepararte para lo que puedas hacer durante el día, te comprometes a quedarte hasta terminar. Si tu plan es quedarte en la oficina hasta que todo esté totalmente terminado, no saldrás en el corto plazo… ni nunca, de verdad.
Vanderkam recomienda preguntarse «Si cortaran la energía de mi edificio a las 5 de la tarde por reparaciones, ¿cuáles son las cosas que me gustaría hacer antes de eso?» Y luego abordar esas cosas. El problema es que muchos de nosotros no se hace esa pregunta hasta que es demasiado tarde y entonces se queda atorado hasta tarde haciéndolas».
Lo mejor que puedes hacer por tu vida en la oficina es construir una vida dinámica fuera de ella.
Las personas más eficientes tienen una razón para salir a tiempo de la oficina, por lo tanto sus horas de trabajo no pueden ocupar ese espacio.
«Si no estás pasando tu tiempo libre de una manera que te refresque y renueve», dice Morgenstern, «no hay manera de que tomes buenas decisiones y seas eficiente en el trabajo.
Sean cuales sean tus preferencias de trabajo/vida, hay un punto en el que casi todo el mundo está de acuerdo: Las personas que son más creativos y eficientes en sus carreras priorizan tiempo fuera de la oficina. ..