Internet en el sistema de gestión de las pymes

Los requerimientos

Las pymes españolas, en muy breve espacio de tiempo, se han visto enfrentadas a nuevos desafíos provenientes del desarrollo de la economía y de las intercomunicaciones a nivel global y, sobre todo, a nivel europeo, en donde los requisitos de calidad, legales y reglamentarios, han puesto a prueba la capacidad para el cambio de empresas y empresarios.

Vamos a partir del hecho de que gran parte de las actividades que deben llevar a cabo las pymes están relacionadas con el cumplimiento de los requerimientos externos. Estos requerimientos pueden ser: los requisitos establecidos por los clientes y/o por las normas establecidas respecto a la calidad de los productos, de los procesos y de las empresas; los reglamentos estatales y europeos relacionados con el medio ambiente y con la prevención de riesgos; y otros requerimientos relacionados con los empleados, con los usuarios y con la sociedad.

La exigencia de cumplir con estos requerimientos y, por otra parte, la necesidad de hacerlo en forma rentable, reduciendo en la mayor medida posible los costes de producción, de la calidad y los relacionados con la administración, hacen necesaria la implantación de sistemas eficaces que consideren actividades como la gestión de la producción y la calidad; el medio ambiente y la prevención de riesgos; los recursos humanos, financieros y contables; etc.

Internet en los sistemas de gestión

De esta forma, al mismo tiempo que los requerimientos, vienen a nuestra ayuda, si estamos dispuestos a aplicarlas, las técnicas modernas de gestión, informatizadas y apoyadas en internet, que pueden hacernos aprovechar el cumplimiento de los requerimientos para incrementar, asegurar y fidelizar clientes, para mejorar procesos y productos e, incluso, para reducir costes de producción, calidad y administración.

Para utilizar internet comercialmente, además de la presencia de la página web de la empresa, deberán utilizarse los portales y buscadores, las técnicas de búsqueda y selección de clientes, la intervención en centros de negocios en internet, el envío directo de e – mail a clientes o posibles clientes (evitando la práctica del envío masivo indiscriminado, no aceptado legalmente en varios países y falto de ética comercial) y otros sistemas comerciales adecuados.

La responsabilidad de desarrollar sistemas de gestión adecuados a las pymes no es solo de los empresarios y sus asociaciones, también lo es de las empresas de servicios, las entidades de certificación, el estado y los proveedores de equipos informáticos, del software y de internet. Todos deben responsabilizarse y adecuar sus servicios y productos a las necesidades y posibilidades reales de las empresas.

Los costes

Los costes derivados de la implantación y mantenimiento de los sistemas de gestión, originados por el personal, las asesorías y los registros por entidades de certificación, pueden ser relativamente costosos para una pyme. Para una gran empresa este coste es un porcentaje ínfimo respecto a su facturación o a su inversión, pero para una pequeña empresa puede suponer un desembolso de capital considerable y puede convertirse en una carga financiera excesiva; por ello, aunque el estado y las comunidades procuran subvencionarlos parcialmente, es necesario reducir estos costes, principalmente los de asesoría, utilizando las nuevas técnicas de comunicación mediante internet y aplicando documentación informatizada aplicada específicamente a cada empresa.

Los objetivos

Además de la mejora de la calidad, la reducción de costes por mala calidad y el prestigio que supone la implantación del sistema de la calidad y la certificación de empresa ISO 9001:2000, la empresa puede considerar también la calidad normalizada del producto y la marca de calidad europea CE. Por otra parte, se pueden cumplir los reglamentos y directivas de seguridad mediante la implantación de los sistemas de prevención de riesgos y de medio ambiente según ISO 14000. Otro aspecto que puede considerarse es la mejora de la imagen comercial y social de la empresa, por la aplicación de la ética industrial de nuestro tiempo según la norma SA 8000.

La mejora de la productividad y de los beneficios, pasa por la mejora de la calidad y esta mejora de la calidad; a la que se le puede agregar la mejora del medio ambiente, la prevención y la ética empresarial; depende de la implantación de sistemas de gestión realmente eficaces; no es solo cuestión de carteles, propaganda o conferencias con buenas intenciones; los sistemas de la empresa deben ser reales y prácticos, ser decididamente apoyados por la Dirección, contar con la colaboración de los empleados y formar una estructura de calidad en toda la organización y en su documentación.