¿Es usted víctima de \»ladrones\» de su tiempo?
Tal vez, la frase más repetida sea \»no me da el tiempo\»…\»no me alcanza el tiempo\»…y son sinceros!. Simplemente son víctimas de una carencia muy generalizada: la noción de auto-control del tiempo!. Esto o se tiene como un don natural- o se aprende, como tantas otras disciplinas!
He aquí algunos consejos prácticos:
Mediante un \»esquema básico de tiempo\» en la que usted aparta períodos para tareas específicas de rutina, puede crear una infraestructura de programación sencilla a fin de controlar su jornada.
- Haga un listado de las actividades de rutina que en su trabajo que deban realizarse en forma diaria o semanal.
- Agrupe las actividades que sean similares.
- Contemple su jornada o su semana y bloquee intervalos específicos en los que pueda:
- Responder llamadas telefónicas y mails durante una hora (por lo general al comienzo o al final del día).
- Reunirse o hablar por teléfono con clientes.
- Trabajar a puertas cerradas en temas específicos.
- Reunirse con su equipo para tratar temas actuales acerca de los clientes.
El éxito de todo propietario de una empresa pequeña es directamente proporcional a su capacidad para manejar el tiempo y las interrupciones. En pocas palabras, deben aprender a evitar ser víctimas de los \»ladrones de tiempo\».
Algunas interrupciones son verdaderamente importantes, como por ejemplo hablar con los clientes.
Otras son autoimpuestas, como navegar por Internet o charlar con compañeros de trabajo, o inesperadas, como las llamadas telefónicas que interrumpen una tarea, las crisis personales, los problemas de otros colegas, visitas sorpresa o fallas en los equipos.
Los expertos en administración del tiempo dicen que la duración promedio de una interrupción es de 7 minutos, y la cantidad de tiempo requerida para volver a ponerse en tema es de 3 minutos. O sea 10 minutos por cada interrupción. Ahora imagínese que usted experimenta, en promedio, una diez interrupciones al día. ¡Son 100 minutos por día, que multiplicados por cinco son 500 minutos por semana!
He aquí una manera de evitar o canalizar las interrupciones.
- Empiece por confeccionar un \»registro de interrupciones\». Cree una hoja en la que describa todas las interrupciones inesperadas que se vayan presentando. Haga esto durante una semana.
Utilice su registro de interrupciones a fin de monitorear lo siguiente:
- Duración de la interrupción.
- Propósito y tema.
- Quién interrumpió y qué pasó.
- Clasifique el nivel de importancia para su empresa o para su vida personal (A, B, C).
- Ahora haga que lo que aprendió acerca de las interrupciones le sea útil:
- Cree normas acerca de qué constituye una interrupción \»válida\» (aceptable).
- Cree un listado de situaciones hipotéticas ante las cuales reaccionará de inmediato. Asegúrese de que el listado sea corto y selecto.
- Haga otro listado con situaciones hipotéticas que podría manejar alguien más, un \»pateador\» designado con la autoridad suficiente como para emprender la acción apropiada en nombre suyo.
- Entregue un ejemplar de los listados a la persona que se ocupa de atender sus llamadas o a quienes lo van a ver.
Asigne un intervalo de preferencia, al final de la jornada para repasar con la persona designada los acontecimientos de cada día.
- Contemple tiempos libres en su agenda para otras interrupciones diversas que no sean impredecibles pero requieran atención.
Al crear normas para la manera en que usted y su personal programen las tareas de rutina y manejen las interrupciones, podrá hacer que su agenda diaria esté a su servicio y no en su contra. De hecho, empezará a descubrir que le sobra tiempo, tendrá más flexibilidad y encontrará un nuevo sentido de autocontrol.
