¿El ERP es la versión Gran Hermano de la empresa?

Autoriza o desautoriza una acción, informa a los superiores, maneja la vida de cientos de trabajadores, es protagonista de las expulsiones, muchos tratan de ocultarle cosas, pero él sabe todo lo que pasa. En la empresa todos le temen y respetan. Nadie se animaría a hacer algo sin su consentimiento. Y aunque parece que fuera Gran Hermano, es solo un ERP, el software de gestión empresarial.

De la registración al control

El Sistema de Gestión Empresarial (ERP) comenzó humildemente registrando los movimientos contables de las compañías.

Poco a poco fue asumiendo mayores responsabilidades:

• Emitir facturas, recibos de sueldo
• Procesar órdenes de compra, y todo
• Registrar y procesar movimientos transaccionales de las empresas.

El ingreso de los movimientos transaccionales pasó a ser una función muy básica y el eje de atención se desplazó hacia la integridad de los datos. Para entonces los ERPs comenzaron a incluir reglas de validación pre registral. Por ejemplo, para emitir un remito un ERP de cierto nivel de sofisticación comenzó a exigir que la mercadería efectivamente se encuentre en el stock, y si esta regla no se cumplía era imposible terminar dicha transacción.

A medida que los productos evolucionaron desde el registro hasta la inserción de reglas de control en la emisión de transacciones los objetivos de gestión y control fueron creciendo.

Desde la simpleza inicial de verificación de stock la evolución llegó a funciones tan complejas como la verificación automática de score crediticio para los clientes, o la generación y control del presupuesto.

La voluntad de los directorios

En un principio los controles quedaron bajo estricta definición gerencial. Se trataba de reglas que simplemente economizaran tarea de control administrativo.

Hacia fines de los 90 los directores a cargo de las grandes compañías entendieron que el ERP era un modo muy eficaz de controlar a las gerencias.

Hasta ese momento la auditoría era la función y la práctica que verificaba lo actuado por la gerencia de la compañía. En el mejor de los casos efectuaban “autopsias” de compras mal realizadas e imposibles de revertir, o de políticas de descuento que conducían a la ruina.

Mediante la introducción de controles en la generación de las transacciones el control pasó de realizarse sobre los hechos consumados, a efectuarse antes de que las cosas ocurran. Mientras que en la pre historia del ERP se controlaban las transacciones, en la época actual se controla la aplicación de reglas de negocios.

Por ejemplo, un gerente de compras no puede emitir una orden de provisión que supera el presupuesto establecido, simplemente porque el sistema no emite el documento necesario. Del mismo modo, ante una transacción que no es estándar, es usual que el vendedor de una firma de electrodomésticos, o de un supermercado nos diga: “voy a ver si la computadora lo acepta\». Es decir va a probar si lo que quiere hacer es aprobado por el gran hermano, o sea, el ERP que, finalmente representa la voluntad de la dirección de las compañías.

¿Hacia el control total?

Sin duda que el control de los ERPs sigue avanzando. Cada vez más la gente que vende, compra o gerencia está más controlada por mecanismos cibernéticos que le permiten hacer o no hacer algo. Entonces la pregunta surge naturalmente: ¿Cuántas de esas personas serán reemplazadas por los sistemas en los próximos 10 años? No creo que veamos aparecer a las empresas manejadas sin gente. Pero, poco a poco, el sistema de gestión empresarial va conquistando nuevos territorios o haciendo alianzas con otros sistemas para alcanzar los recónditos procesos de negocios en los que no tiene presencia.