Algunas condiciones que se deben propiciar para que los presupuestos sean de más utilidad y una herramienta de planificación y administración

El presupuesto es una herramienta muy útil para mejorar el accionar de las instituciones y empresas tanto del sector público como del sector privado, por lo que es pertinente hacer algunos comentarios sobre las condiciones que se deben dar para que los presupuestos sean de más utilidad para mejorar el accionar de las instituciones y empresas y acerca del beneficio de esa herramienta a efecto de que se tenga presente y se utilice adecuadamente.

En primera instancia se debe recordar que el plan-presupuesto no es un fin en si mismo, sino que es un auxiliar primordial del proceso administrativo, todas las actividades de la organización o entidad se relacionan con el presupuesto (compras, producción, recursos humanos, nivel gerencial, etc.).

Además, el plan anual operativo y el presupuesto se deben formular con criterio funcional, con base en objetivos y metas. Es fundamental que exista una amplia participación y compromiso de todos los niveles jerárquicos y funcionales para el logro de los objetivos y metas de la Entidad, a efecto de que cada funcionario se sienta motivado y que participa de un proceso que produce resultados para la sociedad.

El presupuesto es una herramienta puesta a disposición de todos los funcionarios. La herramienta es útil en la medida que sea empleada adecuadamente para el cumplimiento de los propósitos para lo que fue creada.

Me permito exponer a continuación algunas de las condiciones que se deben dar para que el plan-presupuesto sea de más utilidad en el mejoramiento de las entidades y empresas:

• Se debe contar con el apoyo y el compromiso del nivel gerencial y junta directiva.
• La estructura de la organización o empresa debe estar bien definida.
• El sistema plan-presupuesto debe planificarse e integrarse en el plan estratégico o establecerse el adecuado enlace entre el plan estratégico y el plan anual operativo y el presupuesto como expresión financiera de ese plan.
• Los presupuestos no deberán afectar la toma de decisiones del nivel gerencial, es decir no deben sustituir el criterio directivo.
• Se deben tomar las medidas pertinentes para que el sistema de presupuesto no se convierta en algo complejo, difícil de manejar, restrictivo y que no brinda información oportuna para la toma de decisiones.
• Se pueden lograr mejores resultados, si los presupuestos contienen normas claramente definidas, que permitan medir el desempeño de las actividades, subprogramas, programas y proyectos, es decir de las unidades ejecutoras y sus responsables.
• El presupuesto debe ser muy participativo, por lo que debe realizarse en forma descentralizada, es decir los encargados o responsables de las unidades ejecutoras, me refiero a los responsables de los programas, áreas, unidades y proyectos deben formular, ejecutar y controlar su plan-presupuesto.
• El sistema presupuestario debe ser económico.
• Se debe tener presente de que el sistema plan-presupuesto, forma parte de otro sistema, el de la empresa o entidad respectiva, y ambos están inmersos en un sistema mayor ya sea el sector público o privado según sea su accionar.
• A efecto de que el presupuesto cumpla con uno de los roles más importantes, cual es servir como instrumento para medir y evaluar, en términos de los bienes y servicios proporcionados los resultados de la actividad administrativa, se debe contar con unidades de medida que muestren con claridad las cosas hechas o los productos finales de las entidad o empresa tales como los kilómetros de carretera construidos, pacientes atendidos, becas otorgadas por el Programa Avancemos y alumnos certificados en inglés.

Una vez expuesto sobre las condiciones que se deben dar para que los presupuestos sean de más utilidad y asumiendo que se han logrado esas condiciones, por lo comento a continuación diversos aspectos sobre la utilidad del presupuesto. Nos permitimos indicar que el accionar de las instituciones y empresas y la necesidad de que haya una adecuada programación de sus actividades, nos lleva a establecer claramente la utilidad del presupuesto como instrumento de planificación y administración, que ayudar a mejorar el accionar de las entidades y a que se logren los objetivos y metas propuestos en el plan anual operativo, con eficiencia, eficacia, económicidad y calidad. A continuación se exponen algunos aspectos sobre la utilidad del plan –presupuesto para mejorar el accionar institucional y lograr una mayor eficiencia y eficacia y se tome una mayor conciencia sobre la conveniencia de utilizar ese instrumento:

1. Es un instrumento que facilita el logro de la eficiencia y eficacia, al establecerse objetivos, metas y su costo y comparar lo programado con lo real.
2. Se establecen mecanismos para que el nivel directivo y gerencial definan objetivos, políticas y prioridades.
3. Propicia el que de defina una estructura organizacional adecuada, al determinarse las responsabilidades y facultades de cada una de las áreas de la organización.
4. Facilita a la administración la utilización óptima de los recursos y su aplicación en los gastos pertinentes para el logro de los objetivos y metas propuestos en el plan anual operativo.
5. Facilita el enfoque sistémico, es decir que haya una visión holística en la organización, al facilitar la integración de las diferentes áreas de la organización.
6. Permite establecer responsabilidades, al definirse los encargados de los programas y actividades. Es decir se responsabiliza de los resultados a los funcionarios, nivel gerencial y directivo, según corresponda.
7. Facilita la coordinación y comunicación entre todos los niveles jerárquicos y funcionales de la organización.
8. Se mejora la planeación a corto, mediano y largo plazo.
9. El presupuesto con un enfoque moderno propicia la administración por objetivos, al asociar los objetivos con las áreas funcionales y establecer los responsables de su cumplimiento. Es decir se fundamenta principalmente en la determinación de objetivos y metas.
10. Es una herramienta política y un instrumento de planificación y administración.
    • Herramienta política: Expresa las decisiones de la alta dirección en acciones específicas.
    • Instrumento de planificación: Contiene objetivos y metas por lograr con determinados medios.
    • Instrumento de administración: Se deben realizar acciones específicas para coordinar, ejecutar, controlar y evaluar los planes y programas.

Se puede decir entonces que el presupuesto moderno da énfasis a lo que se va hacer, por lo que se fundamenta principalmente en la determinación de objetivos y metas y estable el criterio de administración por objetivos, al asociar los objetivos con las áreas funcionales y establecer los responsables de su cumplimiento. Asimismo propicia la planeación del trabajo. Finalmente, es conveniente tener presente lo expuesto por un contralor de la empresa privada de Estados Unidos que en un artículo”: El presupuesto cumple la mayoría de edad comentó: “Estamos empezando a aprender que ningún instrumento puede ser usado efectivamente a no ser que la mano que lo guié esté correctamente motivada…, Entonces se sabrá que lo que se puede hacer sin presupuesto se puede hacer mejor con uno”.