Alcance y responsabilidades del comité de capacitación empresarial

Los acontecimientos que han llevado a internacionalizar la competitividad y que han permitido y promovido el surgimiento de culturas corporativas de carácter mundial obligan a las organizaciones a reconocer que los procesos de capacitación son cada vez más un reto a la imaginación en el sentido de que será el talento humano y su contribución a la gestión la que marcará la diferencia en el competido mundo empresarial.

Las organizaciones que han diseñado un programa de capacitación capaz de atender la urgente necesidad de potenciar las competencias laborales entienden la necesidad, inaplazable por demás, de constituir un equipo capaz de orientar los lineamientos de la capacitación empresarial. No me refiero entonces al equipo de gestión humana o de facilitadores que son los responsables de programar, ejecutar y evaluar el plan de capacitación de la empresa, se trata mejor de entender que la capacitación es una responsabilidad compartida y que todos los niveles de la organización participan de él de manera directa o indirecta.

Quiero referirme en esta reflexión a la importancia que tiene la conformación y activación del comité de capacitación y su papel en el éxito esperado frente a los diferentes procesos de capacitación propuestos por la organización.

En primer lugar vale la pena mencionar que los ejes temáticos que defina la empresa deben estar alineados con las expectativas estratégicas de la organización que seguramente se orientarán al incremento en clientes, ventas, innovación de productos, nuevas tecnologías, mejoramiento de procesos, etc., de tal manera que los programas de capacitación se articulan diferenciando los contenidos básicos para los procesos de entrenamiento específico de los cargos y que pueden ser ofrecidos por los capacitadores internos de los especializados o normativos que requieren un proveedor externo.

Una vez definido el horizonte de formación y desarrollo es necesario divulgar el programa, establecer un modelo de comunicación que permita a todos los participantes del proceso sentirse incluidos, es aquí donde aparece la necesidad de contar con un ente capaz de validar, apoyar y dinamizar los procesos de capacitación y entrenamiento, se trata de constituir el COMITÉ DE CAPACITACIÓN, en algunas organizaciones le llaman también el CONSEJO DE FORMACIÓN que al final cumplen la misma misión.

Como mencioné anteriormente, sus integrantes no son las personas de talento humano sino que pretende constituirse en una instancia incluyente y participativa que sea vista por todos como una garantía de que los recursos económicos invertidos en el proceso de capacitación y entrenamiento están siendo utilizados responsablemente. El comité de capacitación, además de ser un apoyo en la gestión, es una oportunidad para fortalecer las competencias de todos los colaboradores de la organización y comenzar a caminar hacia la gestión del conocimiento como una expectativa real en el día a día de cada uno de los cargos en la empresa.

Conformación: Antes de señalar las funciones de este comité considero relevante señalar que las personas que integran dicho comité deben querer hacerlo, es un acto voluntario e interesado por cuanto no recibe ningún beneficio salarial adicional y por tanto es una actividad que realiza en su tiempo laboral contribuyendo a dar coherencia a los esfuerzos de cualificación de los colaboradores. El idea es que sea un número impar, por aquello de las decisiones colegiadas y ojalá de diferentes áreas y cargos sin llegar a pasar el número de 7 (no es cabalística sino una manera práctica de enriquecer el consenso).

Este comité puede ser producto de un nombramiento unilateral por parte de la gerencia, puede ser resultado de una convocatoria o bien de postulados por los mismos colaboradores, lo importante es que se tenga claridad del papel que se va a cumplir y del aporte que realizará en la exigencia de hacer realidad el programa propuesto por la gerencia de la capacitación. Es un comité revestido de confianza y credibilidad y con la autonomía requerida para tomar las decisiones necesarias para el diseño y ejecución de un programa capaz de trabajar sobre las brechas identificadas en los colaboradores y cuyo resultado apunta al mejoramiento del desempeño y el incremento de la productividad.

El comité debe ser un apoyo para el área de formación, una guía y un centro de consulta en caso de dificultades, por eso la insistencia en que sus integrantes provengan de diferentes áreas y sus cargos representen todos los niveles organizacionales.

Responsabilidades: El comité de capacitación tendrá como principales responsabilidades, además de las protocolarias que siempre se citan en las actas, las siguientes:

1. Aprobar el plan de capacitación propuesto por la gerencia de formación.
2. Definir el mecanismo para realizar y dar a conocer los resultados del diagnóstico de necesidades de capacitación.
3. Establecer los indicadores de gestión y los resultados esperados en el proceso de capacitación
4. Generar y definir las políticas de capacitación de la organización.
5. Asignar los recursos necesarios para el desarrollo del programa de capacitación y formación.
6. Escuchar el informe de gestión trimestral y anual que debe entregar la gerencia de capacitación y dar las recomendaciones pertinentes.
7. Gestionar ante las directivas de la empresa los recursos requeridos para que las acciones de capacitación lleguen al mayor número de colaboradores de la organización.
8. Promover la implementación de metodologías, pedagogías y tecnologías que consoliden un proceso de capacitación ajustado a la realidad y necesidad de la empresa.
9. Estar actualizado con relación a las nuevas tendencias que están implementando las empresas del mismo sector para la capacitación empresarial.
10. Apoyar los procesos de certificación y titulación en competencias laborales y en todas aquellas orientadas a fortalecer la empleabilidad de los colaboradores.

Seguramente habrá otras funciones y algunas que deban ser reformuladas o que no apliquen, la idea es que cada empresa dé el paso de integrar este comité de tal manera que sea un paso más en la consolidación de iniciativas tales como el de “Universidad Corporativa” que requiere un compromiso de la alta dirección en el diseño y estructuración de la misma.

Espero que estas ideas sirvan para seguir afianzando la capacitación como un factor diferenciador en la gestión empresarial y permita ofrecer a los responsables de los procesos de capacitación, formación y entrenamiento un apoyo a la gestión que realizan en favor del desempeño, la productividad e incluso de la competitividad en estos tiempos donde el talento marca la diferencia entre las empresas que son cada día más universales y menos locales.