Los ERP’s: Sistemas Integradores

En la actualidad, las empresas se desarrollan en mercados globalizados y altamente competitivos. El desarrollo de nuevas tecnologías ha proporcionado a la inmensa mayoría de las empresas mayor productividad, menores desperdicios, reducción de tiempos de manufactura, optimización de recursos diversos, entre otros. Parte de las nuevas herramientas que permiten mejorar a las empresas y brindarles competitividad son los programas de software de Planeación de Recursos Empresariales o ERP\’s por sus siglas en inglés (Enterprise Resource Planning). En la actualidad, los ERP\’s son utilizados por cerca de 13,000 empresas en todo el mundo, por lo que no es un concepto totalmente nuevo ni experimental.

Los ERP\’s son software que sirven como herramientas que se utilizan para la toma de decisiones, ya que permiten llegar a una meta mediante la integración de la información de la empresa en un servidor al que todos los departamentos tienen acceso y pueden modificar de acuerdo a sus privilegios. Algunos de los módulos que este tipo de software incluyen generalmente son: finanzas, inventario, nóminas, manufactura, recursos humanos, entre otros. Entre las ventajas que proporcionan el uso de este tipo de softwares según la experiencia de los usuarios son:

• Integración de los sistemas de información lo que genera un mejor flujo en toda la empresa e integra a los diferentes departamentos, ya que todos pueden accesar en cualquier momento la base de datos para obtener información o modificar su información útil para la toma de decisiones de los demás departamentos. Como resultado de esta integración, el sistema conformado por la empresa se vuelve más eficiente.
• Ayuda a disminuir los costos operativos de las empresas, ya que la toma de decisiones se facilita y acelera, eliminando datos y operaciones que estén de mas.
• Permite que las cadenas de abastecimiento puedan hacerse por medio de internet de forma semiautomática.
• Como los procesos se vuelven más eficientes debido a la integración, ahora las empresas pueden prestar más atención y concentrar sus esfuerzos en una de las claves para el éxito como empresa: el servicio a clientes.
• La información proporcionada por el software es precisa, confiable y oportuna para la toma de decisiones.

Sin embargo, la implementación de un ERP no es solamente la instalación del software en la compañía. Las desventajas se reducen a solo un concepto: alto costo. Los diferentes software disponibles en el mercado son increíblemente caros, además, se debe de tomar en cuenta los costos de capacitación del personal, adquisición de un servidor y redes adecuadas al ERP y la cantidad de información, bases de datos, pérdidas en productividad durante la implementación, adquisición de equipo de cómputo adecuado, pérdidas por reestructuración, etc. Estos costos pueden llegar a alcanzar hasta un millón de dólares, e incluso no funcionar en la empresa y convertirse en una pérdida total.

Existen varios puntos que se deben de tomar en cuenta cuando se piensa implementar un ERP dentro de una empresa para poder evitar el fracaso de esto. Algunos de los puntos que se sugieren son:

• Planteamiento de una meta en la organización que pueda ser llevada a cabo por medio del ERP. En otras palabras, tener en claro las expectativas de la implementación y no sólo implementarlo por moda o tendencia.
• Identificar las necesidades de la organización y con base en estas identificar el software más conveniente por precio y módulos para la empresa. De preferencia adquirir un software estandarizado.
• Además de los altos costos “obvios” del ERP, considerar los costos “ocultos” como adquisición de hardware o software complementario al ERP que pueden aumentar el costo total de manera significativa.
• Tomar en cuenta que el factor clave de éxito esta en las personas, que deberán ser capacitadas para poder manejar el ERP y además se les deberá informar acerca de las ventajas que el uso de este les proporcionará a ellos y a la empresa. En otras palabras, buscar el cambio en la cultura corporativa de la organización.
• Desarrollar una estrategia en la cual se plantee paso a paso el proceso que la empresa seguirá para la implementación gradual del ERP.
• Tomar en cuenta el horizonte de tiempo en el que se instalará el nuevo sistema integral, ya que puede tomar de 1 año hasta 4 dependiendo del tamaño de la organización y de su estado actual.

También existen riesgos al momento de implementar un ERP dentro de una organización, ya que se pueden perder clientes en caso de que el sistema no funcione de manera correcta por errores o virus, también de no utilizarse de manera adecuada puede dificultar la comunicación entre proveedor y cliente debido a que es impersonal, puede fracasar debido a que es complicado convertir la información que se tiene en la organización a los estándares de un ERP, puede incrementarse la inversión de manera significativa al no tener metas de tiempo realistas o puede simplemente no aceptarse dentro de la empresa.

Uno de tantos casos de éxitos en la implementación de un ERP es el de la compañía Cisco. En este caso, se apoyo del grupo de consultoría de KPMG y formó un equipo de trabajo junto con cierto personal seleccionado de su empresa. En este caso se recalcó que la clave que permitió la implementación exitosa del ERP en esta compañía fueron las personas. Además, otro factor que siempre esta presente es la necesidad del ERP, Cisco lo necesitaba porque estaba en una etapa crítica que incluso los llevó a cerrar durante dos días y es por eso que funcionó en la empresa. También Cisco identificó sus necesidades y empezó a comparar los precios y características de los llamados “seis Grandes” (SAP, Baan, Oracle, PeopleSoft, JD Edwards y Siebel). Previo a la implementación de este software, se hicieron demos, que permitieron probar el funcionamiento y las características funcionales de su sistema integral de información. Con esto, se logró una implementación gradual que no creó tanto caos en el sistema. Cisco tuvo suerte, ya que Oracle prácticamente le regaló su software (en total el proyecto costó $15 millones de dólares) lo que disminuyó los costos de manera significativa además se justificó su compra debido a que era el mejor software para su manufactura y Oracle se comprometió como empresa a seguir desarrollando nuevos aditamentos para el ERP. Otras empresas que han tenido éxito en la implementación de ERP\’s son Procter&Gamble, Glaxo Wellcome, Burger King, BMW y muchas más.

Por desgracia, también existen casos de fracaso como el de la empresa Hershey\’s. Esta empresa tenía problemas con el procesamiento de órdenes y es por esto que decidió adquirir un ERP. El problema principal que llevó al fracaso a este proyecto fue el no dedicar suficiente tiempo para poder establecerlo, ya que lo que estaba pensado para llevarse a cabo en 4 años de manera gradual se apresuró para completarse en tan sólo 30 meses. Por desgracia, se les presentaron muchos problemas como restrasos en la entrega de órdenes o la entrega de órdenes incompletas. La compañía tuvo que cerar dos días para poder comprender su nuevo sistema, ya que al parecer la capacitación no fue suficiente. Aún después de esto, se generaron altos inventarios y poco abastecimiento a los establecimientos para su venta. Este detalle le costo a Hershey\’s grandes pérdidas para las fiestas de Halloween y Navidad. Los problemas en general, no pudieron ser resueltos hasta que pasó aproximadamente un año. Sin embargo, las pérdidas no sólo fueron en las ventas ya que el sistema inicial les costo $112 millones de dólares. Los principales errores que Hershey cometió y se deben evitar son: falta de pruebas antes de la instalación definitiva del ERP, implementación de demasiados módulos de una sola vez, cambio de sistema demasiado drástico, demasiados grupos de consultoría sin buena comunicación entre ellos y apresurar demasiado el proceso en general.

En conclusión, los ERP\’s no son la solución a todos los problemas de las empresas. El éxito de un sistema integral de información de este tipo en las organizaciones depende en gran parte del desarrollo de una buena estrategia y planeación respetando los tiempos necesarios para que las personas en la empresa puedan ser capacitadas y aprendan a utilizar este tipo de programas y reconocer las ventajas. Además, la empresa debe de tomar en cuenta el tipo de inversión que se requiere ya que inicialmente tiene un costo alto y demandas de tecnología en cuanto a software y equipo computacional. Sin embargo, todo este esfuerzo tiene grandes beneficios a mediano plazo: la optimización de los recursos de la empresa y la competitividad que le permitirá no sólo mantenerse en el mercado, si no enfrentar a la competencia con las herramientas necesarias para vencer.