Formación para Jefes de Proyectos: “Blended learning”

La formación del Jefe de Proyectos: Caracterización del colectivo

Para comprender mejor la problemática de formar a un colectivo de Jefes de Proyecto en una misma compañía, tratemos de caracterizarlo desde el punto de vista de un gestor de formación:

• Suele ser un colectivo hetereogéneo en necesidades: Las atribuciones son distintas, y por tanto, las competencias [1] necesarias para desempeñarlas también. Así, por ejemplo, el enfoque de proyectos de un área de Sistemas de Información con cliente interno es diferente de una Ingeniería de Soporte a Ventas que configura ofertas para clientes externos, , ó de una oficina de proyectos de ejecución de “trabajos de campo” que opera dirigiendo subcontratas. Si bien en todos los casos podríamos enumerar una serie de fases comunes a los proyectos desde el punto vista de la gestión, el análisis de viabilidad económica del proyecto dista mucho entre el primer y el último caso, y sin embargo todos se pueden presentar en la misma empresa.
• Colectivo hetereogéneo en perfiles: Hemos de indicar también que otro factor de peso es el nivel competencial de inicio: Los conocimientos y experiencia de cada Responsable de proyectos que deseamos formar es diferente, no requiriendo todos el mismo hincapié en cada tema.
• Colectivo con alto coste de oportunidad en la formación: El coste de lo que “dejan de hacer” por atender a una acción formativa puede ser a veces superior al coste de ésta. Estas personas suelen tener unas agendas apretadas, sometidas a continua presión (y cambio) por cada uno de los interlocutores de los proyectos que dirigen, por lo que convocarlos juntos a un mismo evento, y de varios días de duración, suele arrastrar una elevada tasa de absentismo al curso.
• Alto nivel de exigencia: Presionados por el punto anterior, suele ser un colectivo bastante crítico con la formación, muy enfocado a resultados a corto plazo: Esperan ver recompensados sus esfuerzos de agenda por las soluciones que se les ofrezcan con la formación.

El enfoque Blended

Entendemos por “Blended learning” aquella formación que combina la modalidad “presencial” y “on-line” para alcanzar los objetivos pedagógicos propuestos. En ciertos foros se la llama también “mixta” ó “semipresencial”.

En general, para los menos familiarizados con la expresión “formación on-line”, diremos que se trata de toda presentación de un programa formativo (Planificación pedagógica, recursos para el entrenamiento y estudio, mecanismo para tutorías, …) via Internet ó Intranet .

¿Qué supone el “blended learning” en la formación de Jefes de Proyectos?

Desde nuestra óptica de consultores, esta modalidad aprovecha los puntos fuertes del enfoque on-line y del presencial, para así configurar un programa formativo en el que se complementan, eliminando ó minimizando los problemas que suelen presentar cada modalidad por separado:

Personalización del itinerario formativo

El desarrollo de un test de conocimientos en buenas prácticas de gestión de proyectos, a realizar on-line [2], permite disponer de una valoración objetiva del nivel teórico incial de cada asistente en la materia.

A partir de dicho diagnóstico, la herramienta informática propone un itinerario formativo sobre un máximo de 8 módulos de conocimientos on-line que cubren los principales aspectos de las best-practices de una de las asociaciones de profesionales más prestigiosa en esta materia: El Project Management Institute. Esto permite elaborar “itinerarios formativos” a la medida de cada usuario, de modo que personas con escasez de tiempo no tengan por qué cursar módulos que ya conocen de antemano.

Flexibilidad de horario y calendario

La flexibilidad de horario y calendario lograda por los módulos on-line minimiza otra de las restricciones que rodean a estos colectivos: No se puede agrupar en una misma sesión presencial a muchos componentes de un mismo departamento, pues en tal caso “paralizamos” la actividad del mismo. No obstante, a pesar de los esfuerzos de los departamentos de RRHH a nivel interno, no siempre se logra que la línea jerárquica de los asistentes respete el tiempo dedicado a la formación . Es aquí donde resulta más conflictivo la gestión personal del tiempo, y el conseguir el equilibrio entre lo “urgente” y lo “importante”.

Personalización del ritmo de aprendizaje

El ritmo de aprendizaje es otro de los factores que empujan a las organizacines cada vez más a este tipo de soluciones. En nuestro último programa blended para Jefes de Proyectos, la dispersión de tiempos empleados en realizar todos los módulos on-line fue tal que los tiempos oscilaron entre las 12h y las 30 horas como valores extremos. En ambos casos, dichas personas eran titulados superiores en ingeniería y desempeñaban puestos similares. En ambos casos también, superaron con el 100% de aciertos las pruebas objetivas para demostrar aprovechamiento en el aprendizaje. ¿Qué ha sucedido? Sencillamente, cada persona tiene un modo de aprendizaje distinto: Unos más basados en la práctica, y a partir de ahí abstraen los conceptos. Otros en cambio, avanzan más deprisa si comienzan ordenadamente por un modelo teórico que se va extendiendo hasta llegar a las aplicaciones concretas. La realidad de nuestra diversidad es compleja, y es ahí donde un curso presencial 100% pierde algo de eficacia, porque ¿Qué suele suceder cuando dos personas con perfiles de aprendizaje tan dispar coinciden en el mismo aula?.

Práctica de habilidades con un caso real

El estudio de módulos on-line permite perfectamente adquirir conocimientos genéricos sobre un determinado tema (gestión de proyectos, dirección de reuniones,…). Pero una de sus principales limitaciones es que no permiten el desarrollo de habilidades – en su sentido competencial- a un coste razonable de la tecnología a utilizar. Es decir, podemos aprender on-line los principios básicos que deben presidir la Dirección de Reuniones, pero no es posible -por ahora, a un coste razonable- entrenar en la dirección de las mismas con dinámicas de tipo role-play, donde la grabación en vídeo y el contundente feedback de un experto es imprescindible.

Es aquí donde toma el relevo en el blended la modalidad presencial, permitiendo la realización de todos aquellos ejercicios que necesariamente hay que realizarlos en presencia.

En nuestro enfoque de Gestión de proyectos, nuestra propuesta es clara: Los asistentes seleccionarán un caso real de su entorno de trabajo, que servirá de marco de referencia para consultar dudas sobre cómo aplicar a su puesto de trabajo los conceptos genéricos del on-line.

REQUISITOS TÉCNICOS BÁSICOS:

• Plataforma de e-learning. : Se llama así al programa que permite acceder a los contenidos on-line a tantos alumnos a la vez como su infraestructura informática resista. Asimismo, permite un seguimiento exhaustivo del avance del aprendizaje, proporcionando indicadores a RRHH sobre la evolución del programa formativo, las horas dedicadas, las horas de acceso, las puntuaciones obtenidas y el número de intentos en los test. Atención a la compatibilidad de la plataforma con los módulos que contrate: trate de que ambos cumplan un estándar (el más extendido es el SCORM [3]).
  Si su empresa no quiere invertir en una plataforma, ó desea hacer una experiencia piloto, puede “alquilar” el uso de una en cualquier proveedor especializado en modo “ASP” [4] (incluso se la pueden personalizar con sus logotipos corporativos).

• Módulos on-line de Contenidos en Gestión de Proyectos. (Un módulo de contenidos es mucho más que un “libro electrónico”. Si no son atractivos tiene garantizado el fracaso).
• Ordenador para cada asistente. Garantice que TODOS los asistentes disponen de un ordenador técnicamente capaz para formación on-line (velocidad de procesado, navegador actualizado, resolución gráfica mínima, multimedia si los contenidos lo exigen), con un acceso rápido (ancho de banda real que percibe el usuario tras conectarse a través de la cascada de interfaces de su red) , y con un entorno físico adecuado para el estudio. Recuerde que la “flexibilidad de horario y calendario” dependerá de ello.
• Servicio de tutorías on-line. Atención al nivel de servicio que desea: Hay tutorías reactivas (el tutor sólo responde como reacción ante una pregunta) y tutorías proactivas (el tutor toma la iniciativa del contacto con el alumno, y se interesa por su aprendizaje, en especial si no tiene noticias de éste). La sensación de abandono y soledad del estudio on-line deben tenerse muy en cuenta si no quiere una elevada tasa de abandonos. Si es su primera experiencia con esta formación, contrate el máximo nivel, hasta que se vaya creando una cultura de estudio on-line en su compañía.

CONCLUSIONES:

VENTAJAS DE LA MODALIDAD “MIXTA” ó blended:

• Mejora la asimilación de contenidos al espaciar su estudio.
• Flexibiliza el horario y el calendario.
• Personaliza el ritmo de aprendizaje.
• Facilita la personalización de un “itinerario formativo”.
• Permite realizarla “masivamente” con menor coste de oportunidad.
• Aumenta el número de estilos de aprendizaje adaptándose a colectivos más variados.

[1] Siguiendo el modelo de competencias de David McClelland, (“Testing for Competence rather than for Intelligence” sigue siendo un referente histórico en la gestión por competencias, 1973 ), éstas tienen una componente de CONOCIMIENTOS (SABER), otra de HABILIDADES (PODER HACER) y otra de ACTITUDES (QUERER HACER).

[4] Application Service Provider: Compañía que ofrece a otras empresas el acceso y la utilización, a través de internet, de aplicaciones informáticas complejas.