Factura electrónica: lo que necesitas saber

La irrupción y extensión de la tecnología en el ámbito empresarial está llegando a todo tipo de procesos y procedimientos que son habituales en cualquier organización. La digitalización se ha convertido en una de las herramientas que tienen las empresas para crecer y enfrentarse a un ecosistema cada vez más competitivo a nivel internacional.

En este proceso de digitalización también se incluye el uso de la tecnología para procesos administrativos, como es el caso de la facturación electrónica. Vamos a ver en qué consiste, si las empresas están obligadas a utilizarlas y cuáles son sus principales beneficios a continuación.

¿Qué es la factura electrónica?

Una factura electrónica es un documento que tiene la misma validez legal que una factura en formato papel, pero que es generada en un formato electrónico con determinadas cualidades que garantizan su autenticidad e integridad. Se emite o se recibe cuando se produce una entrega o recepción de bienes o una prestación de servicios entre una empresa y la administración pública, entre empresas (B2B) o entre una empresa y un consumidor particular.

¿Quién debe usar la factura electrónica?

La facturación electrónica era algo opcional a utilizar por parte de las empresas hasta hace poco, aunque ya era obligatoria para empresas que facturaban a la administración a excepción del artículo 4.1 de Ley 25/2013, que dice «excluir reglamentariamente de esta obligación de facturación electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros y a las emitidas por los proveedores a los servicios en el exterior de las Administraciones públicas hasta que dichas facturas puedan satisfacer los requerimientos para su presentación a través del punto general de entrada de facturas electrónicas».

Pero el pasado año 2022 ha entrado en vigor la Ley Crea y Crece en la que se impulsa el uso de la facturación electrónica al obligar a su uso a todo tipo de profesionales y empresas, aunque aún no es obligatoria porque se debe aprobar un reglamiento técnico y entonces habrá un periodo de adaptación de 1 año para empresas con una facturación anual a los 8 millones de euros, y de 2 años para las empresas que facturen menos de esta cantidad.

En cualquier caso va a ser imprescindible el uso de un software de facturación actualizado a la normativa, como los de Wolters Kluwer, proveedor global de programas de gestión con más de 35 años de experiencia en España. Esta empresa dispone de una amplia gama de soluciones de facturación y gestión integral para autónomos, PYMES y asesorías como son a3factura, a3ERP, a3innuva | ERP o a3ASESOR | ges, todos ellos caracterizados por su facilidad de uso y porque están siempre al día a nivel legal y normativo evitando que sus usuarios incumplan cualquier normativa que entre en vigor, como es el caso de la obligación de la facturación electrónica.

La obligación de emitir facturas electrónicas ha propiciado que se produzca una unificación para crear un estándar a nivel europeo de factura electrónica que sea obligatorio para todos los países que forman parte de la Unión Europea, conocido como factura electrónica CEN-TC/434. En sus inicios, la facturación electrónica se vio impulsada en nuestro país por el artículo 4 de la Ley 25/2013 de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica en el sector público, que permitió a las empresas proveedoras de la Administración Pública expedir y remitir facturas electrónicas.

La factura electrónica también se ha visto impulsada por el Proyecto de Reglamento de la Ley Antifraude en la que se establece los nuevos requisitos que deben tener los sistemas de facturación para conseguir una mayor trazabilidad y control. Con esta ley, los programas de facturación deberán generar registros de cada factura, que deberán almacenarse en su sistema sin alteraciones para prevenir posibles casos de fraude fiscal.

Beneficios de la factura electrónica

La factura electrónica aporta interesantes ventajas a las empresas y también a 7. Es una herramienta muy eficaz con beneficios como los siguientes:

• Ciclos de facturación más breves: esto permite cobrar facturas en un menor periodo de tiempo al facilitar un acceso más rápido y ágil a las mismas. Además se evitan las duplicidades, la pérdida de facturas o cualquier error humano que se derivaba de su gestión manual. El resultado, una mayor eficiencia en la facturación y en los cobros.
• Reducción de costes: las empresas se ahorran el coste de imprimir facturas y de enviarlas a sus clientes. De esta forma se reduce el consumo de papel y la necesidad de espacio para el almacenamiento de las mismas, algo que beneficia a la empresa a nivel económico y también al medio ambiente.
• Mejor servicio al cliente, que recibe una factura de forma electrónica y segura que le simplifica la tarea de introducirlas en su contabilidad.
• Lucha contra el fraude: la factura electrónica es esencial para luchar contra el fraude y así crear entre todos una sociedad con una economía más moderna.

Como se puede apreciar, la factura electrónica se va a convertir en algo habitual en el día a día de las empresas. Un avance que es posible gracias al uso de softwares de facturación actualizados que simplifican esta tarea a las empresas.

Autor: Jose Carvallo