Cómo liderar con éxito el teletrabajo

El teletrabajo es una opción que se ha acentuado con la implosión del covid19 pero que ya venía realizándose desde mucho antes. Para algunas personas trabajar desde casa es un sueño porque pueden compaginar mejor su vida personal y familiar con el trabajo. Pero para otras se ha convertido en una tiranía que las fija ante la computadora casi todo el día, sin horarios y con un alto costo por el aislamiento que supone de no mantener un contacto asiduo con sus compañeros de trabajo.

La tendencia laboral es a usar cada vez más las tecnologías y que éstas ayuden y faciliten el trabajo que se realice. Pero para que ello sea así significa no sólo que las personas tienen una formación que les permite usar con comodidad nuevos programas tecnológicos, sino también, contar con líderes que saben relacionarse y comunicar con acierto a través de los canales digitales.

Lo idóneo no es apostar por el teletrabajo sin planificación alguna. Lo idóneo es apostar por ello porque estamos convencidos que es lo mejor para nuestra empresa o institución, lo que significa lo mejor para los profesionales que trabajan en ella y para los clientes.

Los líderes se encuentran en medio de un gran cambio y como todo cambio hay que saber explicarlo, teniendo clara la visión.

Saber responder a las barreras que el teletrabajo afronta:

1. Aunque las reuniones sea videoconferencias, todavía suceden fallos técnicos y de conexión –afortunadamente, sólo a veces—y hay que tener preparado un plan B.

2. Este tipo de reuniones facilita ver el rostro y, a veces, el movimiento de los brazos y de las manos. Hay que cuidar, potenciar y mejorar el lenguaje no verbal para que las conexiones tengan un impacto positivo, más cercano al del encuentro en la vida off line.

3. Sigue siendo importante coordinar unos buenos horarios, y más si se trabaja en zonas geográficas distintas con franjas horarias diferenciadas. La agenda empresarial continua en vigor, aunque la profesional de cada uno sea más flexible.

4. Que la agenda sea más flexible no significa que las personas vivan pegadas a una pantalla. Hay que dar el paso de valorar por compromiso y resultados y supervisar el ritmo de cada miembro del equipo, siendo realistas en la ejecución de los proyectos. Éste es el momento para aparcar la idea de que cuantas más horas trabajando, mejores resultados se obtienen. Los mejores resultados se logran con la dedicación perseverante y con personas motivadas por conseguir un logro en común.

5. Para que el tema tiempo sea ágil, hay que proporcionar a los profesionales los conocimientos adecuados para manejarse con soltura con las nuevas tecnologías. La formación en Big data, Analítica Web o nuevos lenguajes informáticos es esencial. Si damos por supuesto que impartir un curso por Moodle es fácil, prueben a hacerlo con personas que no conozcan su funcionamiento y no sepan como participar en un chat y envíen el comentario a través del foro que después convierten en email al no verlo publicado… Sonrisas, sí, por supuesto, pero es un resumen de la realidad y hablando de uno de los programas más sencillos que podemos encontrar en la actualidad.

6. Continúa siendo importante el feedback positivo. Más que nunca ante la falta de contacto continuo. Lo que antes se solucionaba mientras se iba a tomar un café en una pausa ahora requiere ser puesto de relieve de modo intencionado y explícito durante una videoconferencia o un email.

7. Hay que dosificar los emails. No se puede pretender acordar temas añadiendo comentarios en cada email que se envía a un grupo. Los emails deben tratar dos temas como máximo y dar un tiempo estimado de respuesta para luego, el responsable del primer email, sintetice las ideas, las sistematice y envíe otro email libre de la densidad del primero lleno de respuestas. Lo contrario es un cruce de emails con una lista interminable de sugerencias que hace bastante difícil saber a qué se está respondiendo.

8. Y por lo mismo, hay que dosificar los grupos de WhatsApp o Hangouts. Porque si no, volvemos a caer en la trampa de la inmediatez y de crear conversaciones interminables en las cuales lo más difícil es priorizar las ideas, darles forma concreta y alcanzar un acuerdo.

9. Si el grupo de WhatsApp o Hangouts se crea como un espacio de brainstorming, tiene una función. Pero si tiene que ser operativo para agilizar temas y proyectos, lo más importante es realizar una pregunta concreta y que los miembros del grupo envíen sus respuestas. Cuando todos hayan participado, se hace una síntesis y se planea como fórmula final para lograr una postura unánime y conjunta. Una vez conseguido el acuerdo se puede facilitar un tiempo para hablar e interactuar libremente cada miembro del grupo con los demás. Pero una vez conseguido el acuerdo.

10. Finalmente, algunas empresas han introducido iniciar una video conferencia semanal que empieza con una sencilla meditación o mindfullness. Lo hacen porque armoniza el interés del grupo, además de incrementar la concentración de sus participantes en un 20% y predispone a crear vínculos más estrechos y profundos que aquellos grupos que no lo hacen. (Investigaciones del Dr. Richard Davidson, investigador en neurociencia afectiva y profesor en la Universidad de Wisconsin).

11. Incluso invitan a los profesionales que no están teletrabajando y pueden combinárselo para que no se pierda la conexión general de cada equipo y Departamento (en función de las dimensiones de los mismos).

Liderazgo con neurociencia

Así que cuando se utiliza el teletrabajo el estilo directivo debe ser una fuente de incentivo. Por ello es muy importante que potencie el arte de escuchar activamente. Una pauta que contribuye a que no hablemos tanto y, cuando lo hacemos, seamos más precisos, más acertados, en definitiva, más inteligentes y asertivos. Facilita que el hecho de delegar no suponga un problema a pesar de la distancia, sino una mejora de la gestión con garantías de efectividad y con capacidad de sorprender. Hablamos de un flujo comunicativo adecuado, dosificado, responsable, en una organización, mejorando su capacidad de actuación como organismo vivo.

Además, diría que es un buen momento para la neurociència, ya que aporta bases empíricas de que somos capaces de ver lo que nos rodea con ojos nuevos (que ven y observan la novedad). Nos hemos formado con pensamientos lógicos que son un gran apoyo para nuestros mapas mentales. Pero para responder a los cambios de hoy se requiere además intensificar nuevos pensamientos, nuevas asociaciones, nuevas perspectivas que incrementan las conexiones neuronales positivas… La neurociencia nos persuade que podemos comprender el mundo de otro modo. Y nos permite avanzar hacia nuevas experiencias. El teletrabajo es una de ella. Hay que invertir tiempo y recursos a fin de que el liderazgo innovador se consolide en las compañías para realizar los objetivos individuales y grupales .

Es saber gestionar el caos. El teletrabajo puede facilitar que los profesionales expresen abiertamente sus ideas y compartan mucha información que, después, se convierte en conocimiento para la empresa.

La e-comunicación circular o en redes incrementa en un 90% la autodisciplina. Vivimos nuevos tiempos que nos proyectan hacia delante, porque vivimos hacia delante y no tememos cambiar a medida que los cambios se producen y nos transforman. El teletrabajo puede ser una gran oportunidad de evolución de las empresas y los profesionales. Es un modelo que bien desarrollado puede transmitir confianza en este mundo globalizado. Y por ello, es inaplazable